¿Cómo prepararte para SEPA?
Última ediciónene 20203 min de lectura
Cuando ya dispongas de un Identificador de Acreedor , tendrás que realizar dos cambios significativos para hacer la transición al Adeudo Directo SEPA.
Estos dos cambios son:
La conversión a los códigos IBAN y BIC.
La conversión al formato XML para intercambiar mensajes.
Esta guía te orientará por estos dos pasos clave para cumplir con los requisitos SEPA.
El uso de los códigos IBAN y BIC.
Para realizar los cobros, necesitamos un identificador de cuenta que garantice que el pago llega al beneficiario correcto. En el Adeudo Directo SEPA, debe ser el código internacional de cuenta bancaria (IBAN). Hasta ahora, los cobros de domiciliaciones bancarias habían utilizado generalmente el código nacional del banco y el número de cuenta bancaria (BBAN).
El IBAN es una manera de presentar los datos de la cuenta existente en un formato estandarizado e internacionalmente reconocido. Por tanto, cambiar a los códigos IBAN y BIC es esencial para cumplir con los requisitos SEPA.
Para realizar la transición al uso de los códigos IBAN y BIC, sigue estos tres pasos sencillos:
Revisar los procedimientos actuales de facturación y contabilidad y actualizar todos los sistemas que operen según números de cuenta y códigos bancarios. Tendrás que confirmar si tus sistemas de pago actuales pueden registrar y gestionar formatos IBAN y BIC. Así podrás decidir si:
Modificar tus sistemas existentes para registrar y validar códigos IBAN y BIC en el futuro.
Continuar registrando datos BBAN y convertir los datos a códigos IBAN y BIC posteriormente.
Decidir cómo recuperarás la información de los códigos BIC/IBAN. Puedes hacerlo tú mismo o a través de un proveedor fiable. Quizá también desees limpiar o validar tus bases de datos para asegurarte de que la información de los códigos BIC/IBAN de todos tus clientes es correcta. Te ayudará a evitar impagos ocasionados por información del cliente incorrecta o no actualizada. Se puede hacer con un módulo de verificación o a través de un proveedor que utilice uno.
Proporcionar información fácilmente accesible en tus propios códigos IBAN y BIC. Por ejemplo, actualizar facturas, papeles y otros documentos para que reflejen la información correcta de los códigos BIC e IBAN.
Recuperar la información de los códigos BIC/IBAN
Ajuste manual, transacción por transacción
Los comerciantes pueden elegir recabar manualmente la información de los códigos IBAN y BIC de sus clientes. Tendrían que ponerse en contacto directamente con cada uno de ellos para obtener los datos de la cuenta exactos y actualizados y, posteriormente, actualizar manualmente sus bases de datos. Después, se pueden corroborar con una herramienta online.
Como alternativa, pueden optar por utilizar herramientas automáticas que se ofrecen online para proporcionar los datos. Hay multitud disponibles para ayudar a la creación de códigos IBAN, aunque no reconocen necesariamente la información nacional utilizada para generar el IBAN ni garantizan su legitimidad.
A través de un proveedor tercero
Los sitios web y sistemas empresariales bancarios y corporativos cuentan con soluciones integradas completamente automatizadas. Son capaces de generar automáticamente códigos IBAN locales y realizar verificaciones de módulos para confirmar la integridad de los datos suministrados.
Conversión al formato XML para intercambiar mensajes
Los formatos de archivo de Adeudo Directo SEPA se basan en el formato ISO 20022 XML. Actualmente, los formatos de mensaje varían de país en país.
A partir del 31 de octubre de 2016, las empresas con más de diez empleados y un volumen de negocios o balance financiero total de más de 2 millones de euros, que realicen cobros de Adeudo Directo denominados en euros, tendrán que utilizar obligatoriamente el mensaje ISO 20022 XML. Actualizar los sistemas a XML es una tarea considerable.
El comerciante tiene la responsabilidad de garantizar que los cobros se realizan en el formato correcto antes de transmitirlos a un proveedor de servicios de pago. Tendrás que evaluar la disposición actual de tus sistemas y el nivel de desarrollo necesario. Quizá puedas actualizar los sistemas internos para que sean compatibles con ISO 20022 XML. No obstante, si tu proveedor de software de contabilidad no te puede proporcionar archivos que cumplan con los requisitos SEPA, quizá prefieras utilizar un servicio de conversión.
Para obtener más información acerca de los formatos compatibles, consulta el reglamento SEPA de tu banco.
¿Cómo puede GoCardless ayudarte a prepararte para SEPA?
GoCardless ya cumple con los requisitos SEPA y, por tanto, realiza sin complicaciones la transición de sus clientes al Adeudo Directo SEPA:
Datos de cuenta IBAN y BIC: lo único que tienes que hacer es registrar el código IBAN de tus clientes. Automáticamente computaremos el código BIC, ahorrando tiempo a tus clientes y evitando errores humanos. Comprobamos el IBAN inmediatamente tras su envío, y enviamos un mensaje de error si es incorrecto.
Formato de mensaje XML: como usuario de GoCardless, no tendrás que realizar la conversión a los formatos de mensaje XML. Enviaremos y recibiremos todos los mensajes utilizando este formato que cumple con los requisitos SEPA y, además, actualizaremos las regulaciones según evolucionen. Consulta Enviar y Recibir mensajes de los bancos para obtener más información sobre cómo puede ayudarte GoCardless a entenderlos y reaccionar ante ellos.
Para obtener más información acerca de los cobros de Adeudo Directo SEPA, o si estás interesado en GoCardless, echa un vistazo a nuestra página de GoCardless España.