Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est une demande de paiement émise par un vendeur à l’acheteur de biens ou services après la vente, détaillant les biens fournis ou le travail effectué, et le montant à payer en retour.

À quoi sert une facture ?

Les factures peuvent être utilisées pour facturer des projets ponctuels ou des travaux récurrents, mais elles sont le plus souvent utilisées pour demander le paiement après l'achèvement du travail et lorsqu'il existe une relation continue avec le client. Traditionnellement, les factures se présentaient sous format papier, écrites à la main ou dactylographiées, puis envoyées par la poste.

Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont utilisé les emails pour en accélérer la livraison. Mais les entreprises les plus avancées sur le plan technologique emploient aujourd’hui des logiciels spécialisés pour générer des factures électroniques immédiatement, les informations circulant automatiquement entre le vendeur et l'acheteur.

Que contient une facture ?

• Le mot “facture” est clairement indiqué en haut du document

• Un numéro ou une référence unique

• Le nom, l’adresse, et les coordonnées de la personne ou de la société qui émet la facture

• d Le nom et l’adresse de facturation de la personne ou de l’organisation facturée

• Une description du produit ou du service couvert par la facture

• La date de fourniture du produit ou du service

• La date d'émission de la facture 

• Le montant dû, en précisant le montant de la TVA le cas échéant, ou toute remise convenue au préalable, ainsi que le montant total dû

• La date d'échéance de la facture (date limite de paiement).

Qu’est-ce qu’une adresse de facturation ?

L'adresse de facturation est l'adresse légale de l'acheteur ou l'adresse à laquelle il reçoit sa correspondance. Elle se distingue de l'adresse d'expédition (ou adresse de livraison), qui est l'adresse à laquelle les biens ou les services doivent être livrés. Dans certains cas, ces adresses peuvent être différentes, et dans d'autres, elles peuvent être identiques.

Qu’est-ce qu’une date d'échéance de facture ?

La date d'échéance d'une facture est la date à laquelle le paiement intégral du montant total de la facture est dû. Si cette date est dépassée et que le montant total n'a pas été réglé, la facture est considérée comme échue.

Comment fonctionnent les factures ?

1. Votre client accepte d'acheter des biens ou des services auprès de vous.

2. Les détails de la vente, et les parties concernées (c'est-à-dire votre entreprise et celle de votre client), sont indiqués dans une facture, un document  qui constitue une demande officielle de paiement.

3. Vous créez la facture (manuellement ou à l'aide d'un logiciel spécialisé, sur papier ou sous forme électronique) et la remettez  à votre client.

4. À réception de la facture, votre client dispose d'un délai dans lequel il a légalement accepté de vous payer (généralement 30 jours, mais il existe de nombreuses variantes).

5. Votre client effectue le paiement intégral et vous rapprochez la facture après réception du paiement pour conclure la transaction.

Facturation et conditions de paiement

À moins que vous n’ayez convenu d'autres conditions de paiement avec un client, la réglementation française prévoit qu'il doit vous payer dans les 30 jours suivant la réception de votre facture pour les biens ou services fournis. 

Certaines entreprises opèrent selon un modèle différent. Un scénario familier étant celui des grandes entreprises qui exigent que les petits fournisseurs acceptent des délais de paiement de 90, voire 120 jours.

Certaines entreprises choisissent d'offrir à leurs clients des remises en cas de règlement anticipé ou de paiement à l'avance.  De plus en plus, les PME vont plus loin pour se protéger contre les retards de paiement et demandent que les factures soient réglées dans un délai de sept jours seulement.

La France est assez typique de ses voisins européens dans son approche de la facturation, les délais de paiement de 30 jours à compter de la réception d'une facture étant courants dans la plupart des pays européens. Mais cela peut varier :

• Les entreprises scandinaves emploient généralement un délai de paiement de 14 jours

• Les sociétés espagnoles fixent des délais de paiement de 45 jours en moyenne

• Les compagnies grecques et italiennes exigent un paiement sous 50 jours ou plus

La rapidité du paiement des factures dépend souvent en partie de la manière dont le document est émis. Les factures manuelles sont plus lentes à transmettre et à être traitées à l'autre bout. Mais les méthodes modernes et automatisées peuvent assurer des paiements effectués rapidement et efficacement, voire immédiatement.

Factures versus notes

Une note est souvent considérée comme étant interchangeable avec “facture”. Les différentes parties peuvent choisir de les différencier de plusieurs manières. Les différenciations les plus courantes sont les suivantes :

• La facture peut être un terme privilégié selon le secteur d'activité - Les comptables et les avocats utilisent couramment le terme "heures facturables" pour désigner le temps passé à travailler pour un client qui peut être facturé. Pour cette raison, ils peuvent utiliser le terme "facturer un client". 

• La note est une sous-catégorie de la facture - Dans certains cas, la “note” est considérée comme la liste des biens et services achetés et le montant total à payer. Les factures s'en distinguent en ce qu'elles contiennent des informations supplémentaires spécifiques (détaillées ci-dessus).

• Les factures sont ce que le destinataire appelle la note - Dans d’autres cas, “note” et “facture” désignent exactement le même document, mais l’émetteur y fera référence en tant que “facture” et le destinataire en tant que “note”.

• Les notes sont un ensemble de montants de factures dues - Un autre cas est celui d'une entreprise qui émet plusieurs factures à un client sur une période donnée. Elle peut ensuite envoyer une "note" qui détaille le montant total à payer.

Factures versus bons de commande

Les factures sont envoyées du vendeur à l'acheteur pour demander le paiement alors que les bons de commande (communément appelés BdC) sont envoyés de l'acheteur au vendeur pour confirmer officiellement une commande. Dans l'ordre de la vente, les bons de commande sont envoyés en premier pour enregistrer la demande de l'acheteur, les factures étant envoyées généralement après la livraison des biens ou des services, pour demander le paiement de ce qui a été fourni. Le type d'informations contenues dans un bon de commande est très similaire à celles contenues dans une facture (voir ci-dessous).

Que contient un bon de commande ?

• Les mots “Bon de commande” sont clairement indiqués en haut du document

• Un numéro ou une référence unique

• La date d'émission du bon de commande

• Le nom, l’adresse et les coordonnées de la personne ou de la société qui émet le bon de commande/BdC

• Le nom et l’adresse du fournisseur qui reçoit le BdC

• L’adresse de livraison des biens/services fournis (+ le nom et les coordonnées de la personne qui réceptionne la livraison ou supervise les travaux)

• La date de livraison des biens/services

• Une description des biens/services couverts par le BdC

• Le coût de chaque article, les quantités commandées et le coût total de la commande

• Les conditions de paiement (délai pour effectuer le paiement)