Les erreurs de facturation courantes, et comment les éviter

Une facture mal conçue peut être source de confusion, de retards de paiement, voire d'atteinte à la réputation d'une entreprise. Mais il existe plusieurs autres erreurs courantes que les entreprises commettent lors de la demande de paiement.

Utiliser des systèmes manuels

Un nombre surprenant de PME utilisent encore des factures papier, qui sont lentes à transmettre, prennent plus de temps à traiter et peuvent être sujettes à des doublons. Elles sont également plus susceptibles de contenir des inexactitudes et parfois de se perdre complètement. Les logiciels de comptabilité émettent des factures automatiquement, améliorent l’efficacité, et peuvent personnaliser le modèle numérique pour chaque client. Ces systèmes électroniques sont abordables et peuvent également suivre le processus de paiement, en envoyant des rappels automatiques pour les factures restées impayées.

Se tromper d'information ou envoyer la facture à la mauvaise personne

Il arrive trop souvent de mal orthographier le nom d'une entreprise ou d'adresser une facture de manière incorrecte, ce qui entraîne des retards le temps que l'erreur soit découverte, qu'une nouvelle facture soit demandée et que le document modifié soit réémis. Évitez toute confusion en étant explicite et détaillé dans la description du produit ou service fourni. Ne donnez aucune excuse au client pour contester la facture. 

Demander le mauvais montant 

Vérifiez toujours le prix indiqué pour vous assurer qu'il s'agit de celui convenu avec le client et qu'il correspond au travail en cours. Si une facture incorrecte a été envoyée, l'entreprise doit émettre une facture d’avoir qui annule la facture avec son propre numéro. Cette facture peut indiquer le montant en négatif, ainsi que le numéro de la facture originale et la date d'émission. Puis, une facture correcte peut être établie avec un numéro de référence différent. Toutefois, la référence de la facture originale doit également être indiquée au cas où la DGFIP demanderait des éclaircissements à une date ultérieure.

Inclure le mauvais taux de TVA

Si votre société est immatriculée à la TVA, veillez à utiliser le bon calcul pour les biens et services fournis. Si votre taux diffère du taux de TVA standard de 20 % ou si vous n'êtes immatriculé à la TVA que depuis peu, assurez-vous que vos clients le  sachent pour éviter toute mauvaise surprise. 

Fournir des informations de paiement incorrectes

Assurez-vous que les informations relatives au paiement, le numéro de compte bancaire et l'adresse postale de votre entreprise sont corrects et bien lisibles. Mieux encore, offrez à vos clients la possibilité de payer immédiatement en cliquant sur un bouton. En fournissant un lien vers un service de paiement en ligne, vous leur facilitez la vie et faites en sorte que l'argent arrive plus vite sur votre compte.