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La facture d’avoir : pourquoi et comment l’utiliser

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ? Dans le cadre de l’activité de votre entreprise, vous avez peut-être parfois besoin de rectifier une facture, ou de l’annuler, alors que votre client vous a déjà réglé. Mais la loi française (loi anti-fraude à la TVA entrée en vigueur le 1er janvier 2018) interdit de modifier une facture après paiement, et interdit également de la supprimer, qu’elle ait été payée ou non. L’infraction à cette règle peut d’ailleurs mener à des sanctions sévères. C’est pour cette raison qu’existe la possibilité de créer une « facture d’avoir » – que l’on peut également appeler « note de crédit », ou tout simplement « avoir ». Cette facture d’avoir sert précisément à modifier ou à annuler une facture déjà établie.

C’est cette facture d’avoir qui sert de preuve juridique et justifie la réduction du montant d’une facture déjà émise. Elle prouve une reconnaissance de dette de la part de l’entreprise envers le client.

Sa durée de validité est généralement de cinq ans (sauf conditions de vente particulières), et elle doit être conservée au sein de sa comptabilité pendant dix ans. Les factures d’avoir ne sont pas limitées en nombre, car la loi ne fixe aucune limite en ce domaine.

La facture d’avoir fait partie intégrante de la réglementation du système de facturation, au même titre que la facture d’acompte. Elle peut être utilisée pour effectuer un remboursement complet ou partiel, ou en déduction d’une autre facture concernant un nouvel achat.

Dans quelles circonstances établir une facture d’avoir ?

Dans le cas d’un remboursement partiel ou total de l’achat d’un client, seule la facture d’avoir permet d’enregistrer cette opération sur le plan comptable tout en respectant les normes.

Les différents types de facture d’avoir. Il existe en effet trois types de facture d’avoir :

  • La facture d’avoir commerciale : on la crée pour tenir compte des modifications d’une relation commerciale, comme la résolution d’un litige à la suite d’un retard de livraison, par exemple, ou d’un retour de marchandise en cas de désaccord sur sa qualité, ou pour accorder une réduction de prix à un client…

  • La facture d’avoir pour erreur : après avoir constaté une erreur sur une facture déjà émise, l’entreprise émet une facture d’avoir pour corriger cette erreur.

  • La facture d’avoir pour annulation : l’entreprise la crée quand c’est la totalité d’une facture existante qui doit impérativement être modifiée. Il peut exister plusieurs raisons possibles : facturation du mauvais client, erreur sur le prix facturé, erreur sur le contenu de la facture, erreur de double facturation… 

Rédiger une facture d’avoir. Elle se rédige quasiment de la même façon qu’une facture classique. Pour bien les distinguer, l’entreprise peut enregistrer les montants remboursés en négatif. Et surtout, il faut bien préciser qu’il s’agit d’une facture d’avoir (voir ci-dessous).

Quels éléments doivent-ils figurer dans une facture d’avoir ?

La facture d’avoir étant une véritable facture, il faut y faire figurer toutes les informations contenues dans une facture normale : date, fournisseur, client, désignation, prix TTC, sans oublier la désignation obligatoire « Net à créditer » en remplacement de « Net à payer ». Le terme « Avoir » doit également apparaître clairement sur la facture d’avoir. Celle-ci doit aussi faire référence à la facture annulée ou corrigée.

Si vous êtes redevable de la TVA, votre facture d'avoir doit comporter certaines mentions : si vous voulez récupérer la TVA, elle doit indiquer le montant hors taxe du remboursement et le montant de la TVA correspondant. Si vous renoncez à récupérer la TVA, la facture d'avoir doit préciser que le rabais est net de taxe.

Comment numéroter les factures d’avoir ?

Une facture d’avoir étant une véritable facture, comme nous l’avons souligné, l’entreprise peut choisir de suivre la numérotation habituelle de ses factures, ou alors attribuer une numérotation spécifique aux factures d’avoir. En effet, une numérotation différente entre la facture traditionnelle et l’avoir est parfois être utile pour bien les distinguer. En tout état de cause, il faut bien sûr respecter la règle selon laquelle deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro. Rappelons que la numérotation des factures est indispensable pour votre comptabilité, mais qu’elle est aussi et surtout obligatoire.

En résumé, une facture d’avoir sert à corriger et/ou annuler une facture déjà enregistrée. On doit y trouver toutes les mentions obligatoires d’une facture classique. Elle doit également faire référence à la facture qu’elle annule ou corrige. La mention « Net à payer » doit être remplacée par « Net à créditer ». Une facture d’avoir est valable cinq ans (article Art. L 110-4 du Code de Commerce), mais doit être conservée durant dix ans en restant toujours accessible par l’administration française.

En conclusion, la facture d’avoir est un élément de comptabilité très utile à maîtriser, mais il faut toujours surveiller de près ces factures d’avoir, pour éviter le risque de déclarer du chiffre d’affaire que vous n’avez pas réellement réalisé. La facture d’avoir est également un outil précieux pour garder de bonnes relations avec sa clientèle, ou pour les améliorer. Il est bien sûr essentiel de disposer de bons outils de comptabilité et de facturation.

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