Facturation papier versus dématérialisée

Cela peut paraître surprenant à notre époque, mais de nombreuses petites entreprises s'accrochent encore obstinément aux processus de facturation sur papier, imprimant des factures qui sont envoyées aux clients par la poste. Mais émettre des factures de cette manière est lent, chronophage et vulnérable à l’erreur humaine. La technologie permet d'offrir aux entreprises, même les plus petites, une plus grande efficacité dans la demande et l'encaissement des paiements, via le processus de traitement des factures dématérialisées.

Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez envisager de passer à la dématérialisation :

1. Le traitement d'une seule facture papier coûte entre 35 et 60 euros par document, selon une étude de Wax Digital. La facturation électronique permet de réduire les coûts jusqu'à 60 %, selon les conclusions de GXS.

2. Les factures papier font perdre un temps précieux au personnel et sont sujettes à l'erreur humaine. Selon l'étude de Wax Digital, environ 25 % du temps dédié aux comptes fournisseurs est consacré à la résolution de problèmes liés à la saisie et au traitement des données des factures. Moins de personnes sont nécessaires pour traiter les paiements dans le cadre d'un processus de comptabilité fournisseurs dématérialisé, ce qui permet d'affecter la main-d'œuvre à des activités plus utiles pour l'entreprise. La précision des factures s'améliore aussi généralement.

3. Selon le fournisseur de services de comptabilité en ligne Xero, les entreprises qui utilisent des outils en ligne sont payées 33 % plus rapidement que celles qui émettent des factures papier. Ce n'est pas surprenant puisque la facturation papier implique que les documents soient envoyés par la poste, ouverts et triés dans les locaux du client, puis souvent soumis à l'approbation de plusieurs membres du personnel avant que le paiement ne soit activé. À l'inverse, les systèmes de comptabilité fournisseurs dématérialisés peuvent offrir une fonction de "paiement immédiat" intégrée à la facture elle-même.

4. La dématérialisation des factures permet un plus grand niveau de personnalisation. Les dirigeants d'entreprises peuvent, s'ils le souhaitent, créer des modèles de factures dématérialisées sur mesure pour chaque client. À mesure que la facturation devient plus innovante, la satisfaction client devrait augmenter. 

5. Une meilleure efficacité équivaut à des cycles d’approbation plus rapides, ce qui peut créer des opportunités de remises commerciales. Les dirigeants d'entreprise peuvent faire profiter leurs clients des avantages d'un meilleur flux de trésorerie. Quand les factures sont traitées plus rapidement, les entreprises peuvent proposer à leurs clients des remises pour règlement anticipé de leurs comptes.

6. La réduction de l'utilisation du papier est bénéfique pour l'environnement et peut aider une entreprise à réduire son empreinte carbone. On économise également sur les frais de livraison. De plus, étant donné les obligations légales de conserver les factures pendant au moins dix ans, le passage au numérique peut libérer beaucoup d'espace de stockage physique.

Des systèmes obsolètes, le traitement fragmenté des factures et une approche uniforme de la facturation peuvent avoir un impact négatif sur les bénéfices, la trésorerie et la réputation d'une entreprise. Le passage du papier aux processus numériques devrait améliorer la précision, stimuler la productivité du personnel et permettre à l'entreprise de bénéficier de flux financiers plus fiables.