Avantages et inconvénients des factures

Quels sont les avantages d’utilisation de factures ?

Vous avez le droit d’être payés pour vos efforts, et vous pouvez  fixer vos propres conditions de paiement.

Celles-ci doivent être précisées dès le début d'une relation commerciale, mais c’est la facture qui formalise votre demande de paiement. L’utilisation d’une facture présente plusieurs avantages.

• Elle incite au paiement

Lorsque le paiement en avance n'est pas exigé, il y a de fortes chances qu'un client ne vous paie pas sans avoir reçu une facture au préalable. Il est rare d’être payé pour des biens ou des services fournis avant l’émission d’une facture, et les comptes sont rarement réglés de manière volontaire et sans incitation.

• Les factures rappellent aux clients le travail accompli ou les biens fournis

Il s'agit d'une facture détaillée, de façon à ce que le client puisse voir ce qu'il obtient pour son argent.

• Elles constituent un outil utile pour la tenue des registres

La DGFIP exige des entreprises qu'elles conservent leurs registres pendant dix ans, et des auto-entrepreneurs qu'ils conservent les preuves de leurs ventes, revenus et dépenses jusqu’à dix ans également. Si vous ne disposez pas d'archives à jour et précises des factures émises et reçues, vous risquez une lourde amende de la part du fisc.

• C’est l'occasion d’envoyer un message positif à propos de votre entreprise et votre marque

Cela vaut pour le document lui-même (son aspect soigné, avec le logo de l’entreprise, l'adresse du site web et l'utilisation d’un langage professionnel) et pour le processus de facturation. L'efficacité de la création de factures et du recouvrement des paiements peut améliorer la satisfaction client. De même, des systèmes mal gérés peuvent facilement nuire à la réputation d’une entreprise.

Quels sont les inconvénients de l’utilisation de factures?

L'utilisation des factures présente quelques inconvénients potentiels, mais ceux-ci sont principalement dus à une mauvaise gestion et des processus inadéquats :

• Un document mal rédigé, aux termes vagues, peut être mal interprété ou facilement contesté, retardant le paiement.

• Si la vente de produits ou les heures de travail effectuées ne sont pas méticuleusement notées, une facture peut paraître approximative et être contestée. Une bonne facture est claire, détaillée et précise.

• Les factures envoyées tardivement peuvent  inciter les clients à être tout aussi relâchés quant au règlement de la dette. Il convient de demander immédiatement le paiement de la facture afin de faire comprendre au client la nécessité d'un paiement rapide.

Quand la facturation n'est-elle pas appropriée ?

Les factures ne conviennent pas à tous les types de paiement. Par exemple, s’il n’y a pas de relation continue avec le client ou si le paiement est exigé d'avance, une facture ne sera pas utilisée.

Certains secteurs d'activité, comme le commerce de détail et le commerce en ligne, utilisent beaucoup les paiements initiaux pour les biens ou les services. Les marchands de ces secteurs exigent un paiement instantané avant de remettre ou d'expédier des biens physiques. Ceux qui opèrent dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, comme les bistrots, les bars et les cafés, acceptent souvent les paiements par carte ou espèces des clients sur place, de sorte qu'ils émettent rarement des factures.