Comment faire un devis traiteur ?

Un devis de traiteur rédigé d’une manière claire est indispensable au bon déroulement d’un événement spécial quelle que soit l’occasion : un afterwork d’entreprise, un dîner de Noël, un mariage ou un anniversaire. Il est crucial de comprendre pleinement son contenu afin de garder la transparence entre toutes les parties impliquées.

Le devis du traiteur est présenté de manière très détaillée, comme c'est généralement le cas pour les prestataires de services. Bien que cela puisse rendre la compréhension complexe, il vaut mieux avoir toutes les informations nécessaires plutôt que de risquer un malentendu. Les détails vous permettent d'ajuster votre offre et d’apporter des modifications si le montant total dépasse le budget du client, par exemple. Cependant, il est également important de connaître les éléments essentiels à inclure dans ce type de document.

Les mentions obligatoires

Le devis de traiteur doit faire apparaître la liste de toutes les prestations proposées, et être rédigé en double exemplaire, chaque partie devant en conserver une copie. Comme dans toute prestation commerciale, un traiteur doit inclure certaines mentions obligatoires standard sur le devis, quel que soit le statut de son entreprise :

• la mention « devis » ;

• coordonnées de l’entreprise du traiteur, à savoir : son nom, adresse, statut et forme juridique ;

• numéro SIRET ;

• nom et adresse du client (ou le cas échéant – sa raison sociale) ;

• numéro et date de validité du devis ;

• décompte détaillé avec description de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire. Par exemple : « plateau de charcuterie », « verrines de saumon », « forfait couverts », etc. ;

• éventuels frais de service, transport, couverts ;

• taux de TVA à appliquer et les montants HT et TTC (ou la mention « Non assujetti à la TVA » pour un micro-entrepreneur bénéficiant du dispositif de franchise en base de TVA).

Pour faciliter la communication entre le client et le prestataire, il est recommandé de partager son adresse email et son numéro de téléphone pour un contact facile. 

Exemple d’un devis traiteur détaillé

Les informations complémentaires dépendront bien évidemment du service proposé. 

S’il s’agit d’une préparation des plats cuisinés, pensez aux options proposées, telles que :

• Mettez-vous les plats à la disposition du client pour être emportés ou livrez-vous à domicile ?

• La livraison est-elle gratuite ? Peut-elle se faire en point relais ?

• Demandez-vous un volume minimum de commande ?

Ces informations seront encore plus complexes si, en plus de prestations de chef de cuisine, vous assurez la livraison des plats et le service sur place, avec un maître d’hôtel pour orchestrer l’évènement et une équipe pour servir les invités. Dans ce cas, il est important de poser des questions au donneur d’ordre et inclure les détails renseignés sur le devis, notamment :

• Lieu de la réception : présence des tables, chaises, mise en place et nettoyage de la salle, stationnement, temps d’accès pour votre équipe ; 

• Des éventuelles règles et des horaires concernant l’heure à laquelle le traiteur peut s’installer ;

• Service au plat (style buffet) ou à l’assiette (plats préparés par le personnel de cuisine et assiettes apportées aux convives) ;

• Utilisation de couverts jetables (certains client ne souhaitent plus en utiliser par respect pour l’environnement) ;

• Nombre d’invités et la date limite de sa dernière modification avant l’évènement ;

• Boissons incluses ou non ;

• Origine des produits servis.

Les détails de prestations de service permettent aux clients de décider s’ils veulent gérer l’évènement par eux-mêmes.

Le devis de traiteur doit aussi préciser les conditions de paiement et d’annulation, ou renvoyer le client sur une page internet de votre entreprise où il pourra consulter les conditions générales de vente. Pour valider la commande, le client signe le devis et règle un acompte qui s’élève généralement entre 30 et 50 % du montant total.

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