Comment faire une Facture en Ligne ?

La facturation dématérialisée est de plus en plus répandue. Elle permet de réaliser des devis et factures en ligne facilement et rapidement. Découvrez à qui s’adresse la facturation en ligne et quelles sont les étapes pour créer une facture en ligne.

Pourquoi faire une facture ?

Avant de réfléchir au support d’une facture (papier ou en ligne), il est bon de rappeler quelques généralités sur la facturation. Après tout, à quoi sert une facture ? 

Une facture est un document qui établit une preuve de vente entre un fournisseur et un client. L’objet de la vente peut être un produit ou un service. Le fournisseur établit la facture et la remet au client. 

La facture est un document commercial qui a une valeur juridique. Elle doit donc répondre à certaines obligations concernant par exemple la numérotation et les mentions légales.

Quand faut-il faire une facture ?

Lors d’une transaction entre professionnels, l’établissement d’une facture est obligatoire. En  tant que fournisseur, vous devez produire la facture en double exemplaire : un pour votre propre comptabilité, et un pour le client.

Si votre client est un particulier, vous devez émettre une facture pour les ventes à distance et les prestations de service de plus de 25 € TTC, ou à la demande expresse du client.

Les factures servent en cas de contrôle de l’administration fiscale. En cas d’absence de factures, vous êtes passible de 75 000 € d’amende et vous risquez de faire l’objet d’un redressement fiscal.

Combien de temps faut-il conserver une facture ?

Une facture a une durée de conservation de dix ans minimum (article L123-22 du code du commerce). L’obligation de conserver une facture concerne à la fois le fournisseur et le client. Les factures archivées servent de base de vérification en cas de contrôle fiscal ou de litige.

Par ailleurs, notez qu’il est nécessaire de conserver toutes les factures, qu’elles soient au format papier, numérique ou numérisé.

Est-il toujours possible de faire une facture en ligne ?

La facture en ligne a la même valeur juridique qu’une facture papier. Vous pouvez donc créer une facture en ligne et l’envoyer de façon dématérialisée, à moins que votre client ne s'y oppose.

La dématérialisation des factures devient d’ailleurs un standard dans un contexte global de digitalisation. La loi Macron du 6 août 2015 a progressivement obligé les entreprises privées à accepter la réception des factures provenant d’autres entreprises privées sous format électronique. Pour l’instant, l’obligation ne concerne pas l’émission d’une facture dématérialisée mais seulement l’acceptation obligatoire.

Comment faire une facture en ligne ?

Pour réaliser une facture électronique, vous devez utiliser un logiciel de facturation en ligne. Il existe deux grandes catégories d’outils : gratuits ou payants. 

Logiciel de facturation en ligne gratuit ou payant ?

Le choix entre un logiciel de facture en ligne gratuit ou payant dépend de divers critères. Naturellement, les micro-entreprises ou les jeunes structures apprécient de pouvoir faire une facture en ligne gratuite. Si la gratuité est un avantage, elle s’accompagne aussi d’inconvénients comme les fonctionnalités limitées, l’absence de service client ou le risque de non-respect des mentions obligatoires.

A l’inverse, les logiciels payants de facturation en ligne offrent souvent plus d’options de personnalisation, des fonctionnalités avancées, un service d’aide en cas de problème et une conformité garantie.

Les étapes pour créer une facture en ligne

Les outils de facturation en ligne gratuits ou payants peuvent être plus ou moins simples d’utilisation. L’avantage de ces logiciels est de pouvoir automatiser un certain nombre de tâches.

Lorsque vous commencez à utiliser le logiciel, vous pouvez renseigner les informations de base de votre compte. Par exemple, vous pouvez indiquer :

• Le nom et le logo de votre entreprise ;

• Votre adresse professionnelle ;

• Le statut juridique de la structure ;

• Le régime de TVA ;

• Etc.

Ces informations sont enregistrées dans votre compte et seront automatiquement utilisées pour préremplir vos factures en ligne.

Ensuite, vous pouvez également constituer une base de données avec :

• Vos clients : nom, adresse, contact, devise de facturation…

• Vos produits ou services : description, prix unitaire, taux de TVA…

Ainsi, lorsque vous voulez créer une nouvelle facture en ligne, vous n’avez plus qu’à piocher dans votre base de données. Vous pourrez alors facilement établir une facture sans TVA en ligne ou une facture avec TVA. La saisie de chaque facture devient très rapide et vous minimisez le risque d’erreur.

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