Dématérialisation des factures

Dématérialiser la chaine de facturation

La dématérialisation des factures et des documents qui y sont associés contribue largement à la diminution des temps consacrés à leur traitement et par conséquent, à la baisse des délais de règlements.

Une tendance de fond

« La dématérialisation des factures est aujourd’hui une tendance de fond, portée par une réglementation qui entend encourager ce mouvement, afin de démocratiser le document électronique, constate Nathalie Keller, chef de marché chez EBP. D’ici le 1er janvier 2020, toutes les entreprises seront en effet obligées de dématérialiser leurs factures destinées à la sphère publique ». Force est d’ailleurs de constater que les projets de dématérialisation des factures concernent de plus en plus les documents liés à la chaine de facturation (bons de commande, de livraison, de réception, à payer et factures). « Ils touchent en effet de plus en plus à la chaine purchase to pay (de la facture au règlement) voire à l’ensemble du processus procure to pay (de la commande au règlement) », précise Alain Mevellec, Directeur Général de Sellsy.

Selon le baromètre Future of Finance 2018, l’automatisation du processus Purchase to Pay (P2P) est ainsi le levier privilégié de digitalisation de la fonction finance dans les entreprises. Parmi les outils qu’utilisent les organisations ayant déjà franchi le pas de la dématérialisation de leurs processus P2P, la numérisation des factures arrive en tête des pratiques des services financiers (67 %), suivi de près par l’usage d’outils servant au traitement métier de la facture (workflow de validation pour 61 % des répondants, automatisation de l’imputation pour 58 % et fonction de rapprochement automatique factures-commandes-réceptions pour 53 %) et au traitement des demandes d’achats (51%). « Pour maîtriser et sécuriser au mieux toute la chaine de facturation, et accélérer les processus qui y sont associées et donc réduire les délais de paiement, il est d’ailleurs recommandé de dématérialiser les documents dès la phase de devis et d’y associer de la signature électronique, poursuit Alain Mevellec. Ce devis électronique peut ensuite se transformer automatiquement en facture dématérialisée et être envoyé par voie électronique directement à son destinataire avec un lien vers un système de paiement quel qu’il soit (CB, virement SEPA, prélèvement…). »

Un impact positif sur les délais de paiement

70% des financiers interrogés dans le cadre du baromètre Future of Finance attendent de cette dématérialisation une meilleure maîtrise de leurs délais de paiement. D’ailleurs l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE), la structure qui gère le portail de l’Etat Chorus Pro, « il ne fait aucun doute que la facturation électronique entre pour beaucoup dans la réduction des délais de paiement : le simple fait de ne pas avoir à appeler son client pour suivre le paiement de la facture est un gain de temps énorme et cette transparence évite d’éventuels litiges ». « De même, elle permet d mieux cibler les destinataires de la facture, accélérant son circuit de traitement et de validation, ajoute Nathalie Keller, chef de marché chez EBP. Enfin, l’intégration possible d’un système de paiement électronique (par carte bancaire, prélèvement ou virement) dans une facture dématérialisée contribue également à l’accélération de l’acte de paiement ». Plus globalement, la dématérialisation de l’ensemble de la chaîne de facturation, depuis la demande d’achat jusqu’à l’émission des avis de paiement participe à la réduction des coûts de traitement des documents et des échanges administratifs avec les fournisseurs ou les clients, à l’automatisation et à l’accélération des rapprochements commandes/factures et bons de commande/bon de livraison et enfin, à l’amélioration du contrôle interne et de la qualité des informations.

Chorus Pro, la plate-forme de dématérialisation de l’état

Depuis le 1er Janvier 2017 et progressivement jusqu’en 2020, tous les fournisseurs du secteur public devront obligatoirement adresser leurs factures sous forme électronique par le biais du portail Chorus Pro. Au-delà de l’obligation, chaque fournisseur a néanmoins la possibilité de choisir le format d’envoi de ses factures parmi plusieurs options proposées par la plate-forme de l’état : saisie directe sur le portail, chargement de fichier PDF (signés ou non), mise en place d’une communication EDI (UBL ou CII), factur-X. Selon l’AIFE, au premier semestre 2018, plus de 11,5 millions de factures ont transité par Chorus Pro.