Facture et bon de commande : les différences

Lors d’une transaction commerciale, il est essentiel de bien comprendre tous les documents concernés. Vous serez sans doute appelée(e) à vous servir à la fois de bons de commande et de factures, et vous devrez donc connaître à la fois les différences et les points communs entre ces deux documents. Avant cela, il convient tout d’abord de les définir avec précision.

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Le bon de commande (BDC) est un document qui définit les termes et modalités d’une prestation effectuée par un vendeur et un acheteur. Grâce à lui, le fournisseur/vendeur peut communiquer à son client/acheteur l’ensemble des informations précontractuelles pour que celui-ci les valide. Lorsque l’acheteur signe ce document, celui-ci devient la preuve qu’un accord a été conclu. L’intérêt du bon de commande, c’est qu’il permet d’éviter d’éventuelles contestations futures, et qu’il constitue un engagement juridique et financier pour les deux parties. C’est un document commercial, qui fait office de contrat entre les deux parties. À partir du moment où l’acheteur accepte le bon de commande, le fournisseur s’engage à livrer la marchandise ou à effectuer les services correspondants, et l’acheteur prend l’engagement de réceptionner les biens/services et d’en payer le prix au vendeur.

Le bon de commande doit obligatoirement comporter certaines mentions :

• identité du fournisseur (dénomination sociale, forme juridique, numéro SIREN, numéro d’identification au Registre du Commerce et des Sociétés, greffe où l’entreprise est enregistrée, adresse du siège social et coordonnées

• identité du client (dénomination sociale, forme juridique, numéro SIRET, adresse)

• numéro et date d’édition de la commande

• informations précises concernant la commande (identification et liste des produit/marchandises, prix unitaires respectifs HT TVA applicable)

• montant total de la commande (prix total HT pour chaque produit, et montant HT et TTC de la commande totale)

• conditions de livraison

• conditions de règlement

• conditions générales de vente

• les modalités de rétractation (si le fournisseur vend à un particulier).

Sur le plan légal, l’établissement d’un bon de commande n’est aucunement obligatoire. Si l’on se réfère au droit, on considère qu’un un contrat est conclu lorsque le fournisseur et l’acheteur se sont mis d’accord sur l’objet de la transaction et sur le prix. Selon l’article 1583 du Code Civil, « [La vente] est parfaite entre les parties, et la propriété est acquise de droit à l'acheteur à l'égard du vendeur, dès qu'on est convenu de la chose et du prix, quoique la chose n'ait pas encore été livrée ni le prix payé ».

Toutefois, l’utilisation du bon de commande est recommandée, car il permet, pour le vendeur comme pour l’acheteur, de sécuriser la vente. Le BDC prouve que le fournisseur a communiqué à son client la description et le prix des biens, comme l’exige la loi.

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture, fournie par le vendeur au moment de la livraison ou de la prestation de services, est un document attestant d’un achat ou d’une vente de biens ou de services. Elle établit la liste des biens vendus ou des prestations effectuées, en précise la nature, la quantité et les conditions d’achats.

La facture est un document comptable, commercial et juridique. Elle établit la preuve juridique d’une transaction financière, et elle est également un justificatif comptable, tout en servant de support à l’exercice des droits sur la TVA. Pour une transaction entre deux professionnels, une facture est obligatoire. Précision : le terme « facture » doit toujours figurer sur ladite facture.

Les mentions obligatoires sur une facture : numéro et date d’émission de la facture, identité de l’émetteur de la facture, coordonnées du client, désignation des produits ou services, montant total à payer, à la fois HT et TTC, modalités de paiement et pénalités de retard.

Bon de commande et facture : similitudes et différences

• C’est l’acheteur qui prépare le bon de commande quand il commande des biens ou des services, alors que c’est le vendeur qui crée une facture pour demander le paiement des biens vendus ou des services effectués.

• Le bon de commande est envoyé au vendeur, alors que la facture est envoyée à l’acheteur.

• Le bon de commande indique les détails de la commande et sa date de livraison. La facture, quant à elle, indique le prix de la commande, les conditions de paiement et la date d’échéance du paiement.

• Le bon de commande est créé au moment où le client passe la commande. La facture est rédigée lorsque la commande est terminée.

• Un bon de commande indique les détails du contrat de vente, alors que la facture confirme cette vente.

• L’acheteur utilise les bons de commande pour suivre les comptes créditeurs, et les fournisseurs utilisent les factures pour suivre les comptes débiteurs.

• Les deux documents indiquent les détails relatifs à la commande, ainsi que les détails d’expédition, mais la facture indique en plus le numéro de facture, la date de livraison et éventuellement, le numéro de bon de commande.

Précision importante : bons de commande et factures sont des documents juridiquement contraignants

En résumé, on peut considérer que le bon de commande représente une proposition faite au vendeur par l'acheteur pour pouvoir conclure un contrat de vente. Lorsque les marchandises ou services sont fournis à l'acheteur, le vendeur émet sa facture . Lorsque la facture est acceptée, la vente est confirmée, et quand le paiement est effectué, la transaction est considérée comme complétée.

Découvrez comment GoCardless peut vous aider avec vos paiements ad hoc ou vos paiements récurrents