Mandat de prélèvement SEPA

Un prélèvement SEPA est un moyen de paiement par lequel un débiteur autorise son créancier à présenter les prélèvements, et à sa banque, à prélever directement l'argent sur son compte bancaire. Avec un mandat SEPA, le créancier est à l’initiative de la mise de recouvrement de ses créances, ce qui dispense le débiteur d'avoir à envoyer un paiement à chaque fois. C’est donc un moyen de paiement automatisé, particulièrement adapté au paiement des factures récurrentes ou ponctuelles, libellées en euros. Le compte débité et celui du créancier doivent être tenus dans des banques situées dans la zone SEPA.

Avant de pouvoir recevoir des paiements par prélèvement SEPA, le débiteur doit remplir un mandat autorisant le créancier (entreprise) à collecter des paiements.

Qu'est-ce qu'un mandat SEPA ?

Un mandat de prélèvement SEPA est l'autorisation que donne le débiteur de le prélever à tout moment sur son compte bancaire en euros à condition de l'en informer au préalable.

Ce mandat doit être rempli selon des règles strictes. Si celles-ci ne sont pas respectées, le mandat n'est pas valide et le créancier n'aura pas l'autorisation de l'utiliser pour recevoir des paiements. Il est alors important de s'assurer que le mandat SEPA rempli par le débiteur soit bien conforme. Notamment, le texte du mandat doit être rédigé dans l’une des langues du pays du débiteur et en anglais si le créancier ne peut déterminer la langue du débiteur.

Les débiteurs (consommateurs) doivent être informés des échéances de paiements, par exemple pour un abonnement. Les exigences de préavis d'un mandat SEPA offrent une protection contre les paiements encaissés à tort ou frauduleusement.

Quels sont les avantages du mandat de prélèvement SEPA ?

• Le mandat SEPA simplifie la gestion des paiements récurrents. Le créancier est autorisé à prélever leur compte une seule fois, puis les paiements peuvent être effectués régulièrement sans autre intervention.

•  Le mandat de prélèvement garantit le paiement des factures à la bonne date, car les prélèvements se font automatiquement à l'échéance prévue. Cela évite les oublis de virement ou d'envoi de chèque. En demandant à vos clients réguliers de mettre en place un mandat SEPA, vous réduisez les risques de retard ou d'impayés.

• Le mandat SEPA est un moyen de paiement particulièrement sécurisé.

• La gestion de votre trésorerie est simplifiée, vous permettant d'anticiper vos dépenses ou rentrées d'argent à une date précise.

Quels sont les différents types de mandats SEPA ?

Le débiteur peut remplir un formulaire de mandat de prélèvement SEPA dans trois formats différents :

1. Papier - Un mandat de prélèvement papier peut être rempli par le débiteur et retourné à l'attention du créancier.

2. Électronique – Un mandat de prélèvement électronique peut être complété par le débiteur électroniquement et envoyé par e-mail.

3. E-mandat – Un e-mandat peut être rempli par le débiteur électroniquement via sa banque en ligne. L'option e-mandat est un service facultatif qui n'est pas encore offert par beaucoup de banques.

Mandat de prélèvement SEPA version papier

Le contenu (mais pas la mise en page) du mandat SEPA sur papier est strictement contrôlé :

• Le débiteur doit remplir tous les champs requis, même s'il a déjà fourni ces informations ailleurs.

• Une fois rempli, le mandat de prélèvement papier doit être retourné au créancier.

• Le créancier doit ensuite convertir les informations du mandat signé en données électroniques.

• Ces données doivent être transmises aux banques pour chaque paiement.

• Le mandat papier doit être conservé comme preuve d'autorisation de prélèvement SEPA, conformément aux lois nationales, sous forme papier ou numérique.

Mandat de prélèvement SEPA version électronique

Comme le mandat de prélèvement papier, le contenu (mais pas la forme) est strictement contrôlé. Vous pouvez consulter notre modèle pour voir un exemple de mandat SEPA conforme.

Une fois complété, le mandat de prélèvement doit être signé en utilisant une méthode de signature électronique juridiquement contraignante.

Le mandat de prélèvement doit être retourné au créancier et soumis aux banques (voir la section suivante). 

Il n'existe aucune version physique du mandat à archiver. Toutefois, les données du mandat doivent être extraites du document et archivées électroniquement. Elles doivent être envoyées à la banque lors de chaque prélèvement.

E-mandat

L’e-mandat est un service optionnel du système de prélèvement SEPA. Bien que les fournisseurs d'e-mandat soient encore rares sur le marché, cette méthode offre un certain nombre d'avantages en matière de sécurité comparé aux mandats papier et électronique.

Afin d'établir un e-mandat, le débiteur doit tout d'abord s'identifier sur sa banque en ligne. Il peut ensuite valider le mandat de prélèvement SEPA dans l'environnement sécurisé de sa banque en ligne. Ceci permet d'identifier de façon certaine le signataire du mandat et ainsi réduit le risque de fraude ou de contestation du mandat.

Quels sont les éléments obligatoires du mandat de prélèvement SEPA ?

Pour être valable, un mandat de prélèvement SEPA doit impérativement contenir au minimum les données suivantes :

1. L'intitulé standard : Mandat de prélèvement SEPA

2. Les mentions suivantes :

Système Core

« En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez (A) {NOM DU CREANCIER} à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de {NOM DU CREANCIER}. Vous bénéficiez d’un droit à remboursement par votre banque selon les conditions décrites dans la convention que vous avez passée avec elle. Toute demande de remboursement doit être présentée dans les 8 semaines suivant la date de débit de votre compte. »

Système B2B

« En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez (A) {NOM DU CREANCIER} à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de {NOM DU CREANCIER}. Ce mandat est dédié aux prélèvements SEPA inter-entreprises. Vous n’êtes pas en droit de demander à votre banque le remboursement d’un prélèvement SEPA inter-entreprises une fois que le montant est débité de votre compte. Vous pouvez cependant demander à votre banque de ne pas débiter votre compte jusqu’au jour de l’échéance. »

Et

« Vos droits concernant le mandat ci-dessus sont expliqués dans un document que vous pouvez obtenir auprès de votre banque. »

3. La référence unique du mandat (RUM)

4. Les coordonnées du payeur (dont le nom et l'adresse, y compris le code postal et le pays de résidence), l'IBAN ou le RIB du débiteur, le code BIC de la banque du débiteur

5. L'Identifiant Créancier SEPA (ICS) de l'entreprise ou du prestataire

6. Les coordonnées de l'entreprise ou du prestataire (dont le nom et l'adresse, y compris le code postal et le pays)

7. Le type de paiement (récurrent ou ponctuel)

8. La date et la signature du débiteur

Activation d'un mandat de prélèvement SEPA

Une fois que le débiteur a complété un mandat SEPA, il doit le transmettre au système bancaire. Ainsi, il avise sa banque de l'existence du mandat de prélèvement SEPA et permet au créancier (entreprise) de prélever les paiements à l'avenir.

Les envois au système bancaire sont effectués directement auprès de la banque via un fichier XML contenant les données du mandat. Plus de détails sur le processus d'envoi sont disponibles dans notre guide pour l'envoi des données aux banques.

Une fois soumis aux banques, le mandat sera actif après confirmation du premier paiement (voir délais).

Lorsque le mandat est activé, le créancier peut commencer à prélever des paiements. Les données du mandat devront également être transmises lors de chaque prélèvement ultérieur.

Au cas de problème lors de la mise en place du mandat, le créancier en sera averti par un message de la banque. Pour obtenir plus de détails sur la présentation aux banques d'un mandat de prélèvement SEPA, vous pouvez consulter notre guide sur l'envoi des données aux banques.

Mandat de prélèvement SEPA avec GoCardless

Pour que l’e-mandat fonctionne, il doit être repris par un nombre important de banques avec une interface standardisé. GoCardless a donc développé un mandat en ligne qui permet aux entreprises d'accéder au prélèvement SEPA en conformité avec la réglementation et de façon sécurisée tout en limitant au minimum les actions nécessaires de vos clients. Ainsi, GoCardless fournit à vos clients (débiteurs) un flux optimisé et sécurisé pour créer de nouveaux mandats de prélèvement SEPA en ligne. Pour ce faire, nous proposons trois solutions :

1. Votre propre page de paiement. Vous pouvez concevoir votre propre page de paiement et l’héberger sur votre site, ou utiliser nos pages de paiement avec votre logo. Nous vous aidons à vous conformer aux réglementations SEPA.

2. Nous gérons les mandats pour vous. Nous conservons les mandats sous format électronique en toute sécurité sur notre serveur, conformément aux règles du prélèvement SEPA. Vous pouvez facilement les récupérer sur notre tableau de bord ou via l'API.

3. Nous transmettons les mandats en votre nom. Il suffit de demander des fonds à travers le tableau de bord GoCardless ou l'API. GoCardless transmettra les données relatives au mandat lors de chaque prélèvement.