La gestion des mandats SEPA : comment ça marche ?

Le prélèvement SEPA nécessite que les créanciers (entreprises) effectuent la gestion du mandat, ce qui comprend :

1. La collecte et le stockage physique des mandats

2. Les mises à jour et les modifications des mandats

3. L'annulation

Cette page explique comment gérer les mandats de prélèvement SEPA. Vous pouvez également lire nos guides sur les options pour la mise en place du prélèvement SEPA et la collecte des paiements SEPA par prélèvement bancaire SEPA.

La collecte et le stockage physique des mandats

Tous les mandats signés sur papier ainsi que les modifications ultérieures ou annulations doivent être entreposés et entretenus par le créancier.

Pour les e-mandats et les mandats électroniques, les données des mandats doivent être stockées intactes par le créancier. Les mandats sur papier doivent être stockés au format du document original ou au format numérique selon les exigences juridiques nationales.

Tous les mandats de prélèvement SEPA doivent être conservés tant que le mandat est valide et pendant au moins 36 mois après le dernier prélèvement.

Les mises à jour et les modifications des mandats

Le créancier et le débiteur peuvent modifier un mandat à tout moment.

Les modifications doivent être convenues entre ces derniers. Le créancier n'a pas besoin d'impliquer les banques, bien qu'il puisse avoir besoin de les informer de certains changements. Le créancier est responsable de la création et de la conservation des modifications apportées à un mandat.

Les créanciers peuvent demander la modification des éléments ci-dessous :

• Leur nom

• Leur Identifiant Créancier SEPA (ICS)

Le débiteur et les deux banques devront être informés de ces changements. Tous les détails de la façon dont ces modifications peuvent être utilisées pour changer de fournisseur de prélèvement peuvent être trouvés dans notre guide de transfert de mandats.

Les débiteurs peuvent effectuer des modifications en cas de :

• Passage à un autre compte bancaire dans la même banque.

• Passage à un autre compte bancaire dans une banque différente. Cette modification entraîne un changement de numéro de compte, il faudra donc créer un nouveau mandat (et la liste suivante devra être soumise au premier paiement).

Le créancier doit être informé avant que ces changements puissent avoir lieu.

Pour apporter des modifications à un mandat, le créancier doit :

1. Stocker électroniquement les détails du mandat modifié ; et

2. Envoyer les informations à sa banque dans le cadre de l'envoi du prochain paiement

Si l'un des amendements ci-dessus est effectué, la banque devra également être notifiée au moment de la modification.

Les annulations

Le débiteur (client ou entreprise) peut annuler le mandat n'importe quand. Un mandat peut être aussi annulé en raison d'inactivité (voir ci-dessous). Dans les deux cas, il n'est pas nécessaire de passer par les banques pour annuler le mandat.

Pour les prélèvements automatiques B2B, la banque du débiteur doit inclure une obligation du débiteur à informer sa banque de l'annulation d'un mandat sous ses conditions. La banque du débiteur peut ensuite mettre à jour ses instructions internes pour rejeter les collections non autorisées.

Le créancier est responsable de l'archivage et du stockage des documents de toute annulation (par exemple, les lettres à son client confirmant l'annulation d'un mandat papier). S'il utilise un mandat électronique, toute annulation doit être faite en ligne. Les annulations de mandat papier peuvent également être effectuées en ligne. Si d'autres prélèvements sont encore à faire suite à l'annulation, les informations sur l'annulation doivent être incluses dans le cadre de ce dernier prélèvement.

Tout mandat inactif pendant 36 mois doit être automatiquement annulé par le créancier.

Une fois un mandat annulé, il ne peut pas être de nouveau utilisé. Vous ne pourrez pas être à l'origine d'autres Une fois un mandat annulé, il ne peut pas être réutilisé. Le créancier ne pourra pas être à l'origine d'autres prélèvements basés sur ce mandat. S'il a besoin de faire d'autres prélèvements automatiques, il devra mettre en place un nouveau mandat pour ce débiteur.

Mandats de prélèvement SEPA par GoCardless

GoCardless vous propose un service de gestion de mandat en ligne incluant :

• Des réponses automatiques aux messages des banques.

• Les modifications automatiquement incorporées dans les prélèvements futurs.

• Les annulations faites sur demande (ou automatiquement après 36 mois sans prélèvement). Les données du mandat continueront d'être stockées par GoCardless pendant les quatorze mois suivant l'annulation.

Cela signifie que vous n'avez pas à recueillir ou stocker des documents ou même le mandat.