Lors de l’accomplissement de la prestation ou la livraison des biens, il est essentiel de se procurer un modèle de facture proforma. Ce type de facture est ainsi provisoire pour valider une transaction. Forma signifie en latin “ pour la forme “ et est émise à titre informatif vis-à-vis du client. La facture proforma intervient avant l’édition de la facture définitive et va détailler aux clients certaines informations relatives à l'achat de marchandises ou la vente d’une prestation de service.

Pour pouvoir utiliser dans les meilleures conditions ce type de facture. Vous pouvez obtenir dans cet article un modèle de facture proforma gratuit. 

Obtenir un modèle gratuit de facture proforma 

Voici un modèle gratuit de facture Proforma que vous pouvez également télécharger ici :

Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent apparaître sur la facture proforma ?

Il est indispensable de faire apparaître certaines mentions obligatoires sur la facture proforma : 

• La mention ‘’ Facture Proforma “;

• Informations sur l’entreprise : raison sociale, adresse, numéro SIREN/SIRET, dénomination sociale, TVA intracommunautaire;

• Informations concernant le client;

• Référence de la commande;

• Services ou marchandises vendus : prix unitaire, quantité…;

• Montant total HT ( Hors taxes );

• Montant TTC avec la TVA;

• Informations sur la livraison : délais et modes de livraison;

• Conditions de paiement;

• Mentions légales.

Dans le cas d’une livraison internationale, il faudra indiquer des informations sur la facture proforma comme la devise de facturation et l’Incoterme ( conditions de livraison).

Ainsi, des informations ne doivent pas apparaître sur la facture proforma comme le numéro de TVA du client s’il s’agit d’un professionnel. Si le client accepte les conditions qui figurent sur la facture proforma, il faudra utiliser un logiciel de facturation pour émettre une facture définitive.

Quels sont les outils disponibles pour générer une facture proforma et collecter le paiement ?

Il est possible d’utiliser un logiciel de facturation comme celui de l’entreprise Sage pour générer une facture proforma avec toutes les mentions obligatoires. Après avoir établi une facture proforma et dans le cas où les conditions générales de vente sont acceptées par le client, vous pourrez utiliser Sage pour émettre une facture définitive.

Ainsi, la question de la collecte du paiement sera à étudier. Il n’est jamais agréable de devoir relancer le client lors d’un retard de paiement ou d’un impayé après avoir émis la facture proforma et la facture définitive. Il est à noter que 58 % des paiements des factures des petites entreprises sont effectués par des moyens de paiement comme le virement bancaire, le chèque ou encore les espèces.

Ce qui peut entraîner des retards de paiement car le paiement sera à l’initiative complète du client avec le risque de perdre du temps et de l'énergie pour effectuer des relances. Vous pouvez cependant utiliser les services d’une fintech comme GoCardless qui permet de collecter directement le paiement sur le compte bancaire de votre client via le prélèvement automatique.

Ainsi, GoCardless est entièrement compatible avec le logiciel Sage. La facture proforma sera créée avec Sage et le paiement collecté avec GoCardless. Vous avez notamment la possibilité de rapprocher le paiement qui est collecté via GoCardless avec la facture initiée par Sage. 

Ce qui veut dire que vous avez accès au statut du paiement de chaque facture sur le tableau de bord de GoCardless. Il est à noter que 97% des paiements initiés par GoCardless sont collectés avec succès à la date d’échéance. En effet, vous pouvez définir une date d’échéance précise avec un moyen de paiement comme le prélèvement SEPA et le montant total à prélever qui figure sur la facture proforma.

Découvrez comment GoCardless peut vous faciliter les paiements ponctuels ou récurrents.