Comment envoyer une facture par mail ?

Depuis plusieurs années, l’envoi des factures par voie postale a été remplacée par le courrier électronique puisqu’il s’agit d’une solution efficace et facile à utiliser, permettant des réductions de coûts. Ce mode d’envoi doit néanmoins suivre quelques règles essentielles de fiabilité, sécurité et authenticité.

Fiabilité

Comme pour l’envoi par courrier, vous devez expédier la facture électronique au bon destinataire dès la première transmission pour limiter des retards de paiement et augmenter la productivité de votre service comptable. 

Sécurité

Une fois créées, les factures ne doivent pas subir de modifications lors de leur envoi. Pour assurer la sécurité et l'intégrité de leur contenu, l’envoi des factures électroniques se fait sous forme de fichier PDF.

Authenticité

Toute facture transmise par voie électronique n’est valable que si l'authenticité de leur origine (émetteur identifié) est garantie. Concrètement, il est conseillé d’envoyer des factures PDF par courrier électronique d’entreprise et jamais à partir d’un e-mail personnel.

Modèle de mail pour envoyer une facture

Nous vous présentons ici un modèle simple d’un courrier électronique pour accompagner votre envoi de facture à un client. Vous pouvez le personnaliser pour maintenir une bonne relation avec votre clientèle, par exemple avec des remerciements pour leur commande et confiance.

Bonjour [nom de votre client]

Dans le fichier ci-joint, vous trouverez une facture [insérer le numéro] datée du [insérer la date] d'un montant de [insérer le montant] pour [insérer l’objet de la facture].

Ce montant peut être payé par chèque, par virement bancaire ou en espèces.

Nous restons à votre disposition pour toute information dont vous pourriez avoir besoin.

Cordialement

L’e-facture sonne le glas de la facturation par e-mail

Il est important à noter que la facturation électronique, dite e-invoicing, est devenue obligatoire en France pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dans leurs échanges avec l'État et les Collectivités depuis le 1er janvier 2020. Elle se fait via la plateforme informatique financière de l’État, Chorus Pro. Cette obligation sera progressivement étendue pour toute échange en B2B :

• à partir du 1er juillet 2024 – pour toutes les entreprises en réception et pour les grandes entreprises en émission ;

• à partir du 1er janvier 2025 – pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;

• à partir du 1er janvier 2026 – pour les PME et les TPE.

Les entreprises de toute taille seront donc amenées à abandonner l’envoi de factures par voie postale ou par e-mail au plus tard en 2026 et doivent être prêtes à recevoir les factures des grandes entreprises à compter du 1^er juillet 2024. Il est important de vous préparer à cette nouvelle exigence de dématérialisation et en particulier, choisir une plateforme intermédiaire avant le 1er juillet 2024 pour recevoir les factures de vos fournisseurs. D’ores et déjà, le portail public de facturation Chorus Pro (servant actuellement pour les opérations avec l’État ou les collectivités locales) et disponible. Ensuite, les premières plateformes de dématérialisation partenaires, immatriculées par l’administration fiscale, seront connues au cours du 2e semestre 2023 et leur nom figurera sur le site impots.gouv.fr. Pour être désignée par le terme « plateforme de dématérialisation partenaire », ces opérateurs devront être immatriculés par l’administration à l’issue d’une procédure décrite au code général des impôts.

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