Qu'est-ce qu'une e-facture ?

La dématérialisation des procédures administratives et de la comptabilité réduit les risques de perte de documents et garantit une traçabilité optimale. Travailler avec des documents numérisés apporte aussi un gain de place et de temps non négligeable. Cependant, il convient de faire bien la distinction entre l’e-facture et la facture dématérialisée. La facture dématérialisée est une facture papier qui est ensuite scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi. L’e-facture est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique, dans les conditions légales en vigueur. Elle tient lieu un document original valide.

La facture au format papier disparaît pour être remplacée par la facture électronique, qui procure de nombreux avantages aux entreprises. Elle est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dans leurs échanges avec l'État et les Collectivités depuis le 1er janvier 2020, ce qui accélère sa généralisation.

Caractéristiques essentielles de l’e-facture

La facture électronique peut être utilisée pour tous les types de factures (acompte, avoir, pro forma, etc.). Afin qu’une e-facture soit considérée comme document original valide, elle doit répondre aux exigences légales et fiscales en vigueur.

Voici les principaux prérequis à respecter :

• lisibilité : les informations sur le document doivent être lisibles ;

• intégrité : il est impossible de modifier son contenu ;

• authenticité : son caractère authentique est prouvé grâce à l’identification fiable de son émetteur (par une signature électronique) ;

• conservation : la conservation des documents électroniques originaux par les deux parties du document est sécurisée sur le long terme. Toute facture doit être conservée pendant 10 ans.

Formats de l’e-facture

On distingue trois types de factures électroniques :

• Les factures « au format structuré », composées uniquement de données structurées suivant une norme convenue entre les parties pour satisfaire aux exigences de l’EDI (échange de données informatisé).

• Les factures « au format non structuré », dont la présentation reprend celle des factures papier. Les exemples les plus courants sont les factures au format PDF et, plus rarement, celles aux formats image (JPEG) ou HTML (dans une page web ou un e-mail). Elles peuvent être transmises par messagerie ou déposées sur des portails (avec une éventuelle saisie manuelle en complément).

• Les factures « hybrides » sont un mix des deux formats précédents. Ces factures sont constituées d’un document PDF auquel est associé un fichier contenant les données essentielles sous forme structurée.

Mentions obligatoires

Pour être valide, une e-facture doit comporter strictement les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier :

• date,

• numéro de facture,

• identités de l’émetteur et du destinataire,

• désignation du produit ou du service,

• quantité,

• numéro et taux de TVA,

• date de la vente ou de la prestation,

• montant HT et TTC et pénalités prévues en cas de retard de paiement.

Avantages de l’e-facture

Gain de temps et d’argent

Grâce au traitement entièrement électronique de l’e-facture, les entreprises gagnent un temps précieux. Plus besoin d’impression, d’affranchissement, d’envoi et d’archivage manuel des factures – le processus est automatisé, ce qui réduit drastiquement son coût par rapport aux documents au format papier.

Sécurité

La gestion des factures électroniques se fait généralement par le biais d’un logiciel de facturation qui doit répondre aux normes de sécurité. Ainsi, le caractère confidentiel de la facturation et la protection des données sont assurées. L’envoi des factures se fait par le biais de réseaux privés ou de protocoles spécifiques (par exemple, AS2, SFTP, Webservices, RVA - Réseau à Valeur Ajoutée). De plus, les mécanismes de signature électronique garantissent l’intégrité, l’origine et l’authenticité des factures.

Diminution des erreurs

Le traitement manuel des factures est une source d’erreurs, par exemple lors de la saisie ou la manipulation des documents. En automatisant ce processus avec un système de gestion d’émetteurs et de destinataires des e-factures, on réduit considérablement le risque d’erreur humaine.

Meilleure traçabilité

Les documents originaux sont signés et conservés pendant la durée légalement établie dans un système d’archivage sécurisé. Ces mécanismes permettent de faciliter l’accès aux documents archivés et de réduire les coûts d’archivage. Aussi, le risque de perte de documents est pratiquement éliminé.

Impact sur l’environnement

Le stockage de données ou l’énergie nécessaire pour faire fonctionner les outils digitaux ont certainement un coût écologique. Cependant, si on le compare au bilan carbone de la fabrication de papier et à l’impact écologique de l’expédition et d’impression, la balance penche en faveur de l’e-facture.

Selon un comparatif mené par le Groupement de Service EcoInfo (CNRS, INRIA, ParisTech…) intitulé « Les impacts écologiques des technologies de l’information et la communication », la facture numérique est moins impactante si elle n’est jamais imprimée, et si sa consultation en ligne se limite à moins de 30 minutes.

Anticipez l’obligation de l’e-facture

Comme évoqué au début de notre article, la facturation électronique est devenue obligatoire en France pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dans leurs échanges avec l'État et les Collectivités depuis le 1er janvier 2020. Cette obligation sera progressivement étendue pour toute échange en B2B :

• à partir du 1er juillet 2024 – pour toutes les entreprises en réception et pour les grandes entreprises en émission ;

• à partir du 1er janvier 2025 – pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;

• à partir du 1er janvier 2026 – pour les PME et les TPE.

GoCardless facilite la collecte des paiements de vos factures

Utilisé par plus de 70 000 entreprises de toutes tailles, GoCardless est une solution moderne pour encaisser les paiements directement depuis les comptes de vos clients. Ainsi, vous pouvez automatiser la collecte des paiements, réduisant ainsi la charge administrative de votre équipe. 

Grâce au tableau de bord GoCardless vous connaissez à l'avance des paiements entrants et vous avez la visibilité sur les factures payées et impayées.

De plus, GoCardless s'intègre de manière transparente avec plus de 300 partenaires, y compris les principaux logiciels de facturation électronique comme celui de l’entreprise Sage, ce qui place la visibilité des paiements directement dans le flux de travail de votre entreprise.

Découvrez comment GoCardless peut vous faciliter les paiements ponctuels ou récurrents.