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Les différentes étapes du processus de paiement

Pour procéder au processus de paiement, il faut bien entendu qu’une transaction ait eu lieu, et celle-ci comporte plusieurs étapes.

Devis, bon de commande ou contrat

Le devis est un document fourni par le vendeur, et qui récapitule les termes de l’offre. Une fois signé, il a valeur de contrat, et engage donc les deux parties au niveau juridique. L’entreprise acheteuse peut quant à elle rédiger un bon de commande. Signé par le vendeur, il aura également valeur de contrat. Il contient des informations similaires à celles d’un devis, auquel il peut d’ailleurs se substituer. La troisième solution, c’est la réalisation d’un contrat entre acheteur et vendeur. C’est un outil intéressant pour des transactions importantes ou périodiques. Il est établi à l’initiative de l’acheteur, et pour être valable, doit être signé par le fournisseur. Ce contrat peut éventuellement comporter des clauses additionnelles.

La commande

Pour tous les types de travaux ou de prestations, une commande validée est indispensable. Elle définit, entre autres choses, la nature de la prestation, le délai d’exécution et le prix. Une entreprise qui accepte une commande doit faire part sous quinzaine de son acceptation de commande.

Réception de la marchandise ou exécution des prestations

Après la commande vient le temps du suivi de la commande. L’acheteur surveille l’avancement de la prestation. S’il s’agit de marchandises, une fois l’objet de la transaction livré, le fournisseur remet un bon de livraison, que l’on signe après contrôle qualitatif et quantitatif. Ensuite vient le temps du paiement de la facture.

Processus de paiement : la facture

Avant tout règlement, l’entreprise cliente doit tout d’abord contrôler la facture qu’elle a reçue, en s’assurant tout d’abord qu’elle comporte toutes les mentions obligatoires :

  • la date d’émission de la facture

  • la date d’échéance

  • le numéro de facture

  • le nom et coordonnées des deux parties

  • le montant à payer

  • les frais

  • la TVA, son taux et le délai de paiement

  • la désignation des marchandises ou prestations.

Lorsque la livraison des biens ou la prestation de services est effectuée, l’entreprise vendeuse doit obligatoirement fournir une facture. Cette facture doit être conservé pendant au moins six ans, et elle remplit plusieurs fonctions :

  • c’est la preuve juridique de la transaction, et elle établit le droit de créance du vendeur

  • elle présente les conditions de négociation, et tout particulièrement le montant à régler

  • c’est un justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels de l’entreprise

  • la facture joue aussi un rôle fiscal, car elle est utilisée pour la déclaration de la TVA.

Processus de paiement : l’enregistrement de la facture

Le collaborateur chargé du paiement des factures y ajoute la date d’arrivée, et si l’entreprise utilise un logiciel de suivi de factures, la facture devra être enregistrée. Les factures sont en général classées selon leur statut : « facture reçue », « facture enregistrée » et enfin, « facture acquittée ». Une fois la facture enregistrée et classée, elle est traitée par le service de comptabilité qui la validera avant de procéder au paiement.

Processus de paiement : le paiement de la facture

L’entreprise acheteuse a l’obligation de régler la facture « à l’échéance ». Les délais de paiement doivent être respectés pour éviter tout retard, car dans ce cas, des pénalités s’appliquent. Le plus souvent, le délai de paiement est établi au trentième jour suivant l’exécution de la prestation ou la réception des marchandises.

Le paiement peut s’effectuer par différents moyens de paiement.

Le virement bancaire est le mode de paiement le plus fréquent, et cela facilite également la comptabilité, car les virements bancaires apparaissent très vite sur le compte bancaire de l’entreprise. Le règlement par chèque prend plus de temps, et il est de moins en moins souvent utilisé.

Processus de paiement : les délais de règlement

Nous l’avons vu, le délai le plus fréquent et de trente jours à compter de la facturation de la prestation ou de la livraison du produit, sauf si un accord différent a été établi auparavant. C’est l’article L441-10 du code du commerce qui régit les différents types de délais de règlement d’une facture :

  • le paiement comptant : à effectuer en totalité le jour de la livraison du produit ou de la réalisation de la prestation

  • le paiement à réception : avec un délai d’une semaine au moins, pour laisser le temps au client de recevoir la facture

D’autre part, le délai de règlement négocié ne doit pas dépasser soixante jours à compter de la date de création de la facture. En cas de facture périodique, le délai de paiement ne peut en aucun cas dépasser quarante-cinq jours.

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