Définition et comptabilité d’une facture d’achat

Il peut très certainement vous arriver de recourir à un prestataire de service ou une fournisseur pour le développement de votre chiffre d’affaires. La facture d’achat rentre en ligne de mire lorsqu’il s’agit de faire appel à une société tierce pour le développement de votre activité professionnelle. En effet, ce document comptable a plusieurs fonctions et doit faire l’objet d’un enregistrement et d’une comptabilisation dans le cadre des dépenses professionnelles.

Cet article va vous détailler en quoi consiste une facture d’achat et comment la comptabiliser au sein de vos différents comptes.

En quoi consiste une facture d’achat ?

La facture d’achat est envoyée par le prestataire ou le fournisseur d’une entreprise, après avoir exécuté une prestation de service ou suite à la livraison de biens. La facture d’achat se différencie de la facture de vente qui sera envoyée par le fournisseur ou le prestataire de service à l’entreprise débitrice.

La facture d’achat est un document comptable qui a une valeur légale et est obligatoire pour faire valoir ses droits. Elle nécessite d’être conservée dans le cadre de l’archivage comptable. Elle doit faire notamment l’objet d’une comptabilisation dans le cadre de l'exercice comptable.

Comment s’effectue l’enregistrement comptable d’une facture d’achat ?

La facture d’achat doit faire l’objet d’un enregistrement et d’une comptabilisation dans le cadre des opérations comptables. Les achats font l’objet d’un classement dans les comptes 601, 602 et 607 qui correspondent aux comptes de classe 6 dans le compte de résultat.

Comptabiliser le prix de la facture d'achat la TVA : la somme figurant sur la facture d’achat est comptabilisée hors taxe déductible. La TVA non déductible fait partie intégrante du prix d’achat. Dans le cas d’une entreprise qui ne doit pas payer la TVA, le prix d’achat TTC est enregistré au sein des comptes 601 à 607.

Comptabiliser les réductions : lorsque l’entreprise effectue un achat et fait l’objet d’un rabais, une remise, une ristourne ou un escompte, il y a une certaine manière de les comptabiliser. Il ne faudra pas comptabiliser les réductions qui ont été accordées par le prestataire ou le fournisseur. Cependant, Les escomptes font l’objet d’un enregistrement au crédit du compte « 765 - Escomptes obtenus ».

Frais d’accessoires d’achat : la comptabilisation des frais d’accessoires d’achat est effectuée dans les comptes de charges de 601 à 607. Il y a une manière particulière de comptabiliser certaines marchandises par exemple. 

Ces conseils ne sont pas exhaustifs et il est toutefois conseillé de se rapprocher d’une professionnel ou utiliser un logiciel de comptabilité.

Comment éditer une facture d’achat et collecter le paiement ?

Si vous êtes prestataire de services ou fournisseur, vous pourriez envisager une solution de collecte du paiement de la facture d’achat. Une fintech comme GoCardless propose via le prélèvement automatique une solution de collecte des paiements des factures d’achats à une date d’échéance précise que vous allez pouvoir définir à l’avance.

En effet, il peut-être problématique de se faire payer dans les délais impartis, car généralement, l’entrepreneur va envoyer une facture à son client et obtenir le paiement via un virement bancaire, un chèque ou en espèces. 

Cela donne au client un contrôle complet du processus de paiement pouvant générer des impayés. Il est à noter que 58 % des paiements des factures des petites entreprises sont à l’initiative des débiteurs. Ce qui amene peu de visibilité dans la gestion de vos paiements entrants et de potentiels problèmes de trésorerie à terme.

La solution de collecte des paiements des factures d’achats de GoCardless apporte des résultats très encourageants. Ainsi, 97 % des paiements qui sont initiés par la fintech sont collectés avec succès à la date d’échéance du paiement. Il est à noter que GoCardless est compatible avec plus de 350 solutions comme le logiciel de comptabilité et de facturation Sage qui permet d’éditer une facture d’achat avec toutes les mentions obligatoires. Sage permet en outre d’enregistrer et de comptabiliser la facture d’achat dans les meilleures conditions.