Archivage comptable : les obligations et les procédures

L’archivage est une obligation légale. En effet, les documents d’une entreprise doivent être conservés pendant une durée de temps, et cette durée est définie par la loi. À défaut de respecter ses obligations dans ce domaine, l’entreprise encourt un certain nombre de risques (voir plus bas), pouvant aller jusqu’au rejet de sa comptabilité. On le voit, la question revêt une importance certaine.

Quels sont les documents concernés ? Ce sont les documents en rapport avec la comptabilité. Pour être plus précis, ce sont le grand livre, les livres journaux, le livre d’inventaire, le bilan comptable, les factures, les bons de commande, les documents relevant du fisc, les relevés bancaires, etc. La loi impose donc de classer et d’archiver ces divers documents.

Quant à la durée légale de conservation de ces archives, elle diffère selon leur nature et selon les obligations légales qui s’y rapportent. Le but du travail d’archivage est donc de gérer les documents selon leur type et leur cycle de vie, et aussi, bien sûr, de pouvoir retrouver toutes les pièces comptables en cas de contrôle.

Classement comptable et archivage. Les pièces justificatives comptables, ce sont des documents mentionnant une transaction commerciale ou financière.

La comptabilité d’une entreprise, c’est tout un dispositif d’organisation de l’information financière, cette information incluant les divers échanges entre cette entreprise et son environnement. Pour gérer la comptabilité, le classement et l’archivage constituent donc une nécessité absolue. Sont concernées les pièces justificatives comptables confirmant les écritures passées en comptabilité : factures d’achats, factures de ventes, etc. 

Le Code Générale des Impôts (CGI) précise l’obligation pour toute entreprise de laisser une trace écrite de toutes ces opérations, dans le but de pouvoir assurer le suivi précis de la comptabilité et la transparence de l’activité de l’entreprise.

La pièce justificative comptable peut concerner une seule écriture, ou un récapitulatif d’un ensemble d’opérations. Cette pièce doit être établie sur papier, ou sur un support assurant la restitution en clair de son contenu pendant la durée requise. Elle peut provenir d’un tiers (factures fournisseurs, par exemple) ou avoir été établie par l’entreprise elle-même (facture de vente).

Le classement. Le classement des documents comptables permet de réduire le risque de perte et d’altération des documents. Grâce à lui, on peut également assurer un bon suivi de l’activité de l’entreprise.

Il est essentiel de mettre en place un dispositif de classement des pièces justificatives comptables pour que l’on soit en mesure d’accéder facilement au document recherché. Le classement est aussi un outil d’optimisation de la gestion comptable, en limitant la perte de documents. On peut choisir différents types de classement : par la nature du document (factures de ventes, factures d’achats, documents fiscaux, documents sociaux, des justificatifs de la banque, etc.), ou alors selon un ordre chronologique ou alphabétique.

L’archivage. Le Code du commerce exige que les pièces justificatives comptables soient conservées pendant dix ans à partir de la date de clôture de l’exercice. Cependant, la législation demande quelquefois des délais plus longs. La méthode la plus classique est celle de l’archivage physique, mais avec l’importance de plus en plus grande prise par l’informatique, les lois ont évolué et les entreprises peuvent désormais, à certaines conditions, conserver leurs pièces justificatives sous format électronique.

Le délai de conservation. Le délai va d’un an à plus de cinq ou six ans pour certains documents, mais il est au minimum de 10 ans pour les pièces justificatives comptables : bulletins de salaires, livre journal, livre inventaire, comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…), le grand livre, les relevés bancaires, les pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures client et fournisseur, talon de chèques…

Ainsi que nous le notions plus haut, le non-respect des obligations légales peut entraîner de lourdes conséquences : le faux et l’usage de faux peuvent faire l’objet de sanctions allant jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (amende quintuplée – 225 000 euros – si la personne morale est déclarée responsable). Pour les oublis, les inexactitudes ou les enregistrements d’écritures fictives, le contrevenant risque jusqu’à 37 500 euros d’amende et cinq ans d’emprisonnement. Quant à la destruction volontaire ou la dissimulation de pièces comptables, elle est punie d’une amende de 45 000 euros et d’une peine d’emprisonnement de trois ans.

Archivage comptable numérique. La gestion de l’archivage numérique est également réglementée. La dématérialisation est une solution intéressante, car elle évite toute détérioration des pièces, à condition de bien veiller à une bonne sauvegarde de tous les documents, justificatifs compris. La sauvegarde numérique évite également tout risque de perte.

Les documents de ce type doivent être conservés sous cette forme pendant une durée minimale de trois ans, puis éventuellement sous une autre forme si l’entreprise le souhaite. Les pièces justificatives comptables doivent quant à elles être conservées pour une durée de dix ans au moins.

Cependant, il faut noter que si une entreprise choisit de ne conserver que les copies numériques de ses pièces justificatives, celles-ci doivent remplir un certain nombre de conditions pour conserver la même valeur que le document original. La numérisation doit permettre de produire des informations liées à la copie, et de garantir l’intégrité de la copie (empreinte électronique). Il faut également prendre en compte l’intégrité des données et pouvoir démontrer que les documents n’ont pas été dénaturés ou modifiés depuis leur création. C’est ce que l’on appelle l’archivage électronique à valeur probante, qui séduit un nombre toujours croissant d’entreprises.

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