Verwaltung Ihrer SEPA-Mandate


Das SEPA-Lastschriftverfahren schreibt vor, dass Händler Mandate ordnungsgemäß verwalten müssen. Dazu gehören:

  1. Physikalische Sammlung und Aufbewahrung
  2. Aktualisierungen und Änderungen
  3. Stornierungen

Diese Anleitung erläutert, wie man SEPA-Lastschriftmandate verwaltet. Vielleicht interessieren Sie sich auch für unsere Anleitungen zum Zugang zum SEPA-Lastschriftverfahren und wie man Mandate und Zahlungsanweisungen einreicht.

Sammlung und Aufbewahrung

Alle unterzeichneten papiergebundenen Mandate müssen zusammen mit allen späteren Änderungen oder Stornierungen vom Händler aufbewahrt und gepflegt werden. Bei elektronischen und e-Mandaten muss der Händler die elektronischen mandatsbezogenen Angaben unverfälscht aufbewahren. Papiergebundene Mandate sollten entweder in Form des Originaldokuments oder in digitalisierter Form in Übereinstimmung mit den rechtlichen Voraussetzungen des Landes aufbewahrt werden.

Alle SEPA-Lastschriftmandate sollten aufbewahrt werden, solange das Mandat gültig ist und für die Dauer von mindestens 36 Monaten nach dem letzten Einzug.

Aktualisierungen und Änderungen

Sowohl der Händler als auch der Zahlungspflichtige können ein Mandat jederzeit ändern.

Sowohl Sie als auch Ihr Kunde müssen jeglichen Änderungen zustimmen. Sie müssen die Banken dabei nicht einbeziehen, obwohl Sie sie eventuell über bestimmte Änderungen unterrichten müssen. Als Händler sind Sie dafür verantwortlich, alle Änderungen an Mandaten vorzunehmen und aufzubewahren.

Händler möchten eventuell Änderungen vornehmen an:

  • Der eindeutigen Mandatsreferenznummer
  • Ihrem Namen
  • Der Gläubiger-Identifikationsnummer

Der Zahlungspflichtige und beide Banken sollten über diese Änderungen unterrichtet werden. Informationen darüber, wie man mittels dieser Änderungen den Lastschriftanbieter wechseln kann, finden Sie in unserer Anleitung zum Übertragen von Mandaten.

Zahlungspflichtige möchten eventuell auch Änderungen vornehmen, wie:

  • Wechsel zu einem anderen Bankkonto bei derselben Bank.
  • Wechsel zu einem anderen Bankkonto bei einer anderen Bank.

Dies würde auch die Kontonummer ändern, also würde ein neues Mandat erforderlich werden (und der darauffolgende Einzug müsste als erste Zahlung deklariert werden).

Sie als Händler müssen unterrichtet werden, bevor diese Änderungen wirksam werden können.

Um Änderungen an einem Mandat vorzunehmen, müssen Sie:

  1. die Daten des veränderten Mandats elektronisch abspeichern und
  2. die Angaben im Rahmen des nächsten Einzugs an Ihre Bank übermitteln.

Wenn eine der oben genannten Änderungen vorgenommen wurde, muss auch die Bank zum Zeitpunkt der Änderung benachrichtigt werden.

Stornierungen

Der Kunde und der Händler haben jederzeit die Möglichkeit das Mandat zu stornieren. Ein Mandat kann auch aufgrund von Inaktivität storniert werden (siehe unten). In beiden Fällen ist eine Involvierung einer oder beider Banken nicht erforderlich.

Beim Firmenlastschriftverfahren muss die Bank Ihres Kunden den Zahlungspflichtigen in ihren Geschäftsbedingungen dazu verpflichten, seine Bank über die Stornierung eines Mandats zu unterrichten. Die Bank Ihres Kunden kann dann die gespeicherten Regeln bezüglich der Zurückweisung unautorisierter Einzüge aktualisieren.

Als Händler sind Sie für die Archivierung und Aufbewahrung aller Stornierungsunterlagen verantwortlich (z.B. Briefe an Ihren Kunden, die die Stornierung eines papiergebundenen Mandats bestätigen). Wenn Sie e-Mandate verwenden, muss jede Stornierung online vorgenommen werden. Stornierungen von papiergebundenen und elektronischen Mandaten können ebenfalls online vorgenommen werden. Falls weitere Einzüge nach der Stornierung erfolgen sollen, müssen Informationen über die Stornierung im Rahmen des letzten Einzugs angegeben werden.

Jedes Mandat, das 36 Monate lang inaktiv war, muss automatisch von Ihnen storniert werden.

Sobald ein Mandat storniert wurde, kann es nicht mehr genutzt werden. Sie werden mit diesem Mandat keine weiteren Einzüge auslösen können. Um weitere Lastschriften einziehen zu können, müssen Sie ein neues Mandat einrichten.

SEPA–Lastschriftmandate mit GoCardless

GoCardless stellt online einen Dienst zur Mandatsverwaltung zur Verfügung, im Einzelnen:

  • Das automatisierte Antworten auf Nachrichten von Banken.
  • Änderungen werden auf Anfrage vorgenommen und automatisch bei zukünftigen Einzügen miteinbezogen.
  • Stornierungen werden auf Anfrage durchgeführt (oder automatisch nach 36 Monaten). Die mandatsbezogenen Angaben werden nach einer Stornierung 14 weitere Monate lang von GoCardless aufbewahrt.

Das bedeutet, dass Sie weder Dokumente, noch das Mandat sammeln oder aufbewahren müssen, da wir uns für Sie um alles kümmern.

Um mehr über das Einziehen von SEPA-Lastschriften zu erfahren oder um Interesse an GoCardless anzumelden, besuchen Sie unsere GoCardless Webseite.

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