Gestionar los mandatos SEPA


El Adeudo Directo SEPA requiere que los comerciantes gestionen los mandatos, y se encarguen de:

  1. Obtención y almacenamiento físico
  2. Actualizaciones y modificaciones
  3. Cancelación

Esta guía te orientará para gestionar los mandatos de Adeudo Directo SEPA. Quizá también te interese leer nuestra guía sobre opciones para crear Adeudo Directo SEPA y realizar cobros a través del Adeudo Directo SEPA.

Creación y almacenamiento físico

Todos los mandatos firmados, junto con las modificaciones o cancelaciones posteriores, deben ser almacenados y conservados por el comerciante y no por el banco.

En el caso de los mandatos electrónicos y digitales, el comerciante debe almacenar íntegramente la información relacionada con ellos. En cuanto a los mandatos en papel, se debe almacenar o el documento original o bien una copia digitalizada, conforme a los requisitos jurídicos nacionales.

Todos los mandatos de Adeudo Directo SEPA deben conservarse mientras sean válidos y durante al menos los 36 meses posteriores al último cobro.

Actualizaciones y modificaciones

Tanto los comerciantes como el pagador pueden modificar un mandato en cualquier momento.

Para ello, deben ponerse de acuerdo. No hace falta implicar a los bancos, pero hay que informarles de ciertos cambios. Como comerciante, eres responsable de realizar y almacenar cualquier modificación del mandato.

Los comerciantes podrían desear modificar:

  • La Referencia Única de Mandato
  • Su nombre
  • El Identificador de Acreedor

Hay que notificar estos cambios a las entidades de ambas partes. Encontrarás información sobre cómo cambiar tu proveedor de Adeudo Directo a partir de estas modificaciones en nuestra guía sobre como transferir mandatos.

Los pagadores podrían desear:

  • Cambiar a otra cuenta bancaria del mismo banco.
  • Cambiar a otra cuenta bancaria de otro banco. De esta manera, se modificaría el número de cuenta, por lo que sería necesario un nuevo mandato (y el siguiente cobro se enviaría como un pago inicial).

Como comerciante, debes estar informado antes de que se produzcan estos cambios.

Para modificar un mandato, tendrás que:

  1. Almacenar electrónicamente los datos del mandato corregido; y
  2. Enviar la información a tu banco en el siguiente cobro.

Si se realizan alguna de las modificaciones anteriores, es necesario que se notifiquen también al banco en el momento en el que se produzcan.

Cancelaciones

Tanto el cliente como tu podéis cancelar el mandato en cualquier momento. Un mandato también se cancela automáticamente por inactividad (ver más abajo). En cualquiera de los casos, no es necesario implicar a ninguno de los bancos.

En el caso del Adeudo Directo B2B, la entidad de tu cliente debe incluir el compromiso del pagador de informar a su banco acerca de la cancelación de un mandato conforme a sus condiciones. A partir de ese momento, el banco de tu cliente podrá actualizar sus órdenes para rechazar cobros no autorizados.

Como comerciante, eres responsable de archivar y almacenar todos los documentos de cancelación (por ejemplo, cartas a tu cliente confirmando la cancelación de un mandato en papel). Si utilizas los mandatos electronicos, todas las cancelaciones se deben realizar por Internet. También puedes realizar las cancelaciones de los mandatos en papel y digitales por Internet. Si después de la cancelación, aún queda pendiente algún cobro, la información de la cancelación se debe incluir en el último que se realice.

Puedes cancelar automáticamente cualquier mandato que haya permanecido inactivo durante 36 meses.

Una vez que se cancele un mandato, no puede volver a utilizarse. No podrá volver a iniciar cobros en base a ese mandato. Si necesitase realizar algún cobro más de Adeudo Directo, tendrá que generar un nuevo mandato.

Mandatos de Adeudo Directo SEPA a través de GoCardless.

GoCardless proporciona un servicio online de gestión de mandatos:

  • Respuestas automáticas a los mensajes de los bancos.
  • Modificaciones por encargo e incorporadas automáticamente a los cobros futuros.
  • Cancelaciones por encargo (o automáticamente a los 36 meses). GoCardless almacenará los datos del mandato durante los 14 meses posteriores a la cancelación.

Esto significa que no tienes que recopilar ni almacenar ningún documento ni el propio mandato, ya que nosotros nos encargamos de todo.

Para obtener más información acerca de los cobros de Adeudo Directo SEPA, o si estás interesado en GoCardless, echa un vistazo a nuestra página de GoCardless España.

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