Was ist eine Rechnung?

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die von einem Verkäufer an den Käufer von Waren oder Dienstleistungen nach dem Verkauf ausgestellt wird und in der detailliert aufgeführt ist, welche Waren geliefert oder welche Arbeit geleistet wurde und wieviel dafür bezahlt werden muss.

Wofür wird eine Rechnung verwendet?

Rechnungen können für einmalige oder für wiederkehrende Leistungen ausgestellt werden. Am häufigsten werden sie jedoch verwendet, um die Zahlung nach Abschluss der Arbeit zu verlangen, wenn eine laufende Beziehung zum Kunden besteht. Traditionell wurden Rechnungen in Papierform erstellt, entweder handschriftlich oder maschinell, und anschließend per Post verschickt.

Mittlerweile nutzen viele Unternehmen die Zustellung von Rechnungen per E-Mail, um den Prozess zu beschleunigen. Technisch versierte Unternehmen setzen bereits heute spezielle Software ein, um elektronische Rechnungen zu erstellen, wobei die Informationen automatisch zwischen Verkäufer und Käufer übermittelt werden.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

• Das Wort „Rechnung“ muss deutlich am oberen Rand des Dokuments stehen

• Eine eindeutige Nummer oder Referenz

• Name, Adresse und Kontaktdaten der Person oder des Unternehmens, die/das die Rechnung ausstellt

• Name, Adresse und Kontaktdaten der Person oder des Unternehmens die/das die Rechnung erhält (Rechnungsadresse)

• Eine Beschreibung der Ware oder Dienstleistung, auf die sich die Rechnung bezieht

• Das Lieferdatum der Waren oder Dienstleistungen

• Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde

• Den ausstehenden Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer oder etwaiger im Voraus vereinbarter Skonti

• Das Fälligkeitsdatum der Rechnung (die Zahlungsfrist)

Was ist eine Rechnungsadresse?

Eine Rechnungsadresse ist die offizielle Adresse des Käufers oder die Adresse, an der er Korrespondenz erhält. Sie unterscheidet sich von der Versandadresse (oder Lieferadresse), die die Adresse ist, an die die Waren oder Dienstleistungen geliefert werden sollen. In einigen Fällen sind diese Adressen unterschiedlich, in anderen Fällen sind sie identisch.

Was ist ein Fälligkeitsdatum für eine Rechnung?

Das Fälligkeitsdatum einer Rechnung ist das Datum, an dem die vollständige Zahlung des Rechnungsbetrags fällig ist. Wenn dieses Datum verstreicht und der volle Betrag nicht bezahlt wurde, spricht man von einer offenen Forderung.

Wie funktionieren Rechnungen?

1. Ihr Kunde erklärt sich bereit, Waren oder Dienstleistungen von Ihnen zu kaufen.

2. Die Einzelheiten des Verkaufs und die beteiligten Parteien (d.h. Sie und das Unternehmen Ihres Kunden) werden in einer Rechnung festgehalten – einem Dokument, das eine offizielle Zahlungsaufforderung darstellt.

3. Sie erstellen die Rechnung (manuell oder mit Hilfe einer speziellen Software, in Papierform oder elektronisch) und stellen sie Ihrem Kunden aus.

4. Nach Erhalt der Rechnung hat Ihr Kunde eine Zahlungsfrist, innerhalb derer er sich rechtlich verpflichtet hat, Sie zu bezahlen (in der Regel 30 Tage, aber es gibt viele Varianten).

5. Ihr Kunde leistet die Zahlung in voller Höhe und Sie gleichen die Rechnung nach Erhalt dieser Zahlung ab, um die Transaktion abzuschließen.

Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

Sofern Sie mit einem Kunden keine anderen Zahlungsfristen vereinbart haben, muss er Sie nach deutschen Vorschriften innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt Ihrer Rechnung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen bezahlen. Einige Unternehmen arbeiten nach einem anderen Modell. Ein bekanntes Szenario sind größere Unternehmen, die von kleineren Lieferanten Zahlungsfristen von 90 oder sogar 120 Tagen fordern.

Einige Unternehmen bieten ihren Kunden Rabatte für eine frühzeitige Begleichung oder Vorauszahlung an. Immer mehr KMUs gehen sogar noch weiter, um sich vor Zahlungsverzug zu schützen, und verlangen, dass Rechnungen innerhalb von nur sieben Tagen beglichen werden.

In Bezug auf die Rechnungsstellung liegt Deutschland im Vergleich zu den europäischen Nachbarn voll im Durchschnitt. In den meisten europäischen Ländern sind Zahlungsfristen von 30 Tagen nach Erhalt einer Rechnung üblich. Doch das kann deutlich variieren: 

• Skandinavische Unternehmen haben in der Regel eine Zahlungsfrist von 14 Tagen

• Spanische Unternehmen setzen im Durchschnitt Zahlungsfristen von 45 Tagen fest

• Unternehmen in Griechenland und Italien fordern Zahlungen innerhalb von 50 Tagen oder mehr ein

Wie schnell Rechnungen bezahlt und offene Forderungen eingetrieben werden, hängt oft auch davon ab, wie das Dokument ausgestellt wird. Manuelle Rechnungen sind langsamer, sowohl in der Zustellung als auch in der Bearbeitung beim Käufer. Moderne, automatisierte Methoden der Rechnungsstellung können jedoch dafür sorgen, dass Zahlungen schnell und effizient erfolgen – sogar ad hoc.

Rechnungen vs. Bestellungen

Rechnungen werden vom Verkäufer an den Käufer geschickt, um die Zahlung anzufordern, während eine Bestellung vom Käufer an den Verkäufer geschickt wird, um einen Kauf offiziell zu bestätigen. In der Reihenfolge des Verkaufs werden zuerst die Bestellungen verschickt, um zu dokumentieren, was der Käufer wünscht.

Die Rechnungen werden in der Regel nach der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen verschickt, um die Zahlung für die erbrachten Leistungen zu verlangen. Die Art der Informationen, die in einer Bestellung enthalten sind, ähnelt sehr den Informationen, die in einer Rechnung enthalten sind (siehe unten).

Was ist in einer Bestellung enthalten?

• Das Wort „Bestellung“ muss deutlich am oberen Rand des Dokuments stehen

• Eine eindeutige Nummer oder Referenz

• Das Datum, an dem die Bestellung aufgegeben wurde

• Name, Adresse und Kontaktdaten der Person oder des Unternehmens, die/das die Bestellung aufgibt

• Name, Adresse und Kontaktdaten der Person oder des Unternehmens, an die/das die Bestellung gerichtet ist

• Die Lieferadresse, an die die Waren/Dienstleistungen gebracht werden sollen (+ Name und Kontaktdaten der Person, die die Lieferung annimmt oder die Arbeiten beaufsichtigt)

• Das Lieferdatum der Waren/Dienstleistungen

• Eine Beschreibung der Waren/Dienstleistungen

• Die Kosten für jeden Artikel, die bestellten Mengen und die Gesamtkosten der Bestellung

• Die Zahlungsbedingungen der Bestellung (die Zahlungsfrist)