Best Practices bei der Rechnungsstellung

Fehler bei der Rechnungsstellung beeinflussen Ihren Cashflow und somit den Erfolg Ihres Unternehmens. Wir zeigen Ihnen, mit welchen einfachen Tricks Sie Ihre Abrechnungsprozesse aktiv verbessern können:

Stellen Sie Rechnungen umgehend – am besten sofort

Gerade kleine Unternehmen neigen dazu, Rechnungen nicht sofort zu versenden. Stattdessen sammeln sie ihre Rechnungen, um sie wöchentlich oder einmal im Monat zu versenden. Dies belastet jedoch den Cashflow.

Unternehmen sollten deshalb in eine Buchhaltungssoftware investieren, mit der sie Forderungen stellen können, sobald der Service erbracht wurde, die Arbeit abgeschlossen ist oder die Waren versandt wurden.

Informieren Sie sich über Online-Buchhaltungs-Apps

Online-Buchhaltungs-Apps ermöglichen es Ihnen, die auf einem Projekt geleisteten Arbeitsstunden und die angefallenen Kosten leicht nachzuverfolgen und Ihren Kunden so unterwegs über ein Mobiltelefon oder ein Tablet präzise und automatierte Rechnungen zu stellen.

Diese Apps geben dabei sogar Mahnungen für säumige Zahler aus. Eine zuverlässige, detaillierte Aufstellung der geleisteten Arbeitsstunden und angefallenen Kosten kommt Ihnen ebenfalls zugute, wenn die Rechnung von Ihrem Kunden angefochten wird.

Bieten Sie Rabatte für frühzeitige Zahlungen an

Bieten Sie Ihren Kunden beispielsweise eine Vereinbarung an, bei der sie 2 % Rabatt auf eine innerhalb von zehn Tagen bezahlte Rechnung erhalten, wobei der volle Betrag innerhalb von 30 Tagen fällig wird, wenn diese frühe Frist nicht eingehalten wird. Einige Unternehmen gehen noch weiter und bieten ihren Kunden einen Rabatt von 5 % oder sogar 10 % für eine zehntägige Zahlungsfrist.

Verschärfen Sie Ihre Zahlungsbedingungen

Viele Unternehmen haben zwar immer noch ein 30-tägiges Zahlungsziel, aber das ist nicht zwingend erforderlich. Einige KMU verlangen inzwischen, dass Rechnungen innerhalb von sieben Arbeitstagen beglichen werden. Behalten Sie außerdem die Kunden im Auge, die ihre Zahlungsfristen nicht einhalten können. Die Kreditkontrolle ist ein wichtiger Teil Ihres Geschäfts, also ersticken Sie jedes schlechte Verhalten im Keim.

Machen Sie sich klar, mit wem Sie es zu tun haben

Nehmen Sie eine Kreditrisikobewertung vor und prüfen Sie einen neuen Kunden, bevor Sie ihm teure Waren oder Dienstleistungen anbieten. Ist es ein echtes Unternehmen? Handelt es sich um einen Einzelunternehmer oder um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung? Fragen Sie Branchenkollegen nach dem Ruf der Person oder des Unternehmens, bevor Sie Geschäfte mit ihnen machen.

Genieren Sie sich nicht, verspätete Zahlungen zu verfolgen

Verspätete Zahlungen gehören zum Geschäft. Versuchen Sie gegenüber Kunden dennoch Ihre Zahlungsbedingungen durchzusetzen – höflich aber hartnäckig. Versuchen Sie außerdem, informelle Einigungen zu erzielen. Zwar gibt rechtliche Maßnahmen, die Ihnen zur Verfügung stehen (die Gesetzgebung zum Zahlungsverzug erlaubt es einem Unternehmen, 9 % über dem Basiszinssatz an Zinsen zu verlangen, wenn die Zahlung nicht eingegangen ist, plus eine Strafgebühr), dies kann allerdings die Beziehung zu Ihren Kunden dauerhaft verschlechtern. Der juristische Weg sollte demnach der letzte Ausweg sein. Versuchen Sie zunächst mit Ihrem Kunden zu sprechen.