Vorgehensweisen bei der Rechnungsstellung

Wenn es um die Rechnungsstellung geht, gibt es keine pauschale Lösung. Verschiedene Branchen haben deshalb unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Abrechnung mit ihren Kunden.

Dies ist ein kurzer Leitfaden zu den verschiedenen Arten der Rechnungsstellung.

Abschlagsrechnung

Die Rechnungsstellung in den digitalen Branchen (z.B. Webentwicklungs- und Designunternehmen) verwendet häufig die Abschlagsrechnung, bei der den Kunden die geleistete Arbeit schrittweise in Rechnung gestellt wird, da sich Projekte über viele Monate hinziehen können. Auch Sektoren, in denen die verkauften Artikel besonders teuer sind, wie z.B. die verarbeitende Industrie, der Maschinenbau oder die Luft- und Raumfahrtindustrie, entscheiden sich oft dafür, die Kosten für ihre Kunden auf diese Weise zu verteilen.

Der Bausektor ist besonders dafür bekannt, dass er Abschlagsrechnungen einsetzt, da die meisten Projekte einen großen Umfang haben und sich über einen langen Zeitraum erstrecken. Im Baugewerbe werden auch viele Subunternehmer eingesetzt. Die Fremdkosten für diese Subunternehmer müssen in Form von B2B-Rechnungen genau erfasst werden. Die Gesamtarbeitszeit aller Beteiligten wird benötigt, um die Kosten für die Kunden letztendlich aufzuschlüsseln.

Sammelabrechnung

Eine Sammelrechnung ist eine Zusammenfassung, die mehrere Aufträge oder Arbeiten in einem Dokument zusammenfasst. Sie wird in der Regel für Kunden verwendet, die regelmäßig kleinere Beträge bestellen, und ist eine zeit- und kosteneffiziente Methode für die Rechnungsstellung und Zahlung – sowohl für den Händler als auch für den Kunden.

Der Großhandel ist ein gutes Beispiel: Großhändler stellen oft monatliche Sammelrechnungen aus, auch wenn ihre Kunden innerhalb dieses 30-Tage-Zeitraums häufig einkaufen. In anderen Fällen bevorzugen Unternehmen, die viel auslagern und eine Reihe von kleinen Aufträgen über geringe Beträge ausführen, oft eine Sammelrechnung, um Zeit und Geld bei der Zahlungsabwicklung zu sparen.

Dies kann auch bei langfristigen Lieferverträgen gut funktionieren, z.B. wenn private medizinische oder zahnärztliche Anbieter eine Reihe von erbrachten Leistungen entweder der Krankenkasse oder dem Patienten direkt in Rechnung stellen.

Wiederkehrende Rechnungen

Bei wiederkehrenden Rechnungen werden die Rechnungen in der Regel während der Laufzeit eines Vertrags zyklisch erstellt. Längerfristige Mietverträge, wie z.B. die Miete von Geräten, werden oft auf diese Weise abgerechnet. Auch Digital- und Werbeagenturen, die fortlaufend für einen Kunden arbeiten, verwenden manchmal wiederkehrende Rechnungen.

Abonnement-Rechnungen

Bei der Abo-Rechnung werden dem Kunden Waren oder Dienstleistungen nach einem im Voraus festgelegten Zeitplan in Rechnung gestellt – es handelt sich also im wiederkehrende Rechnungen.

Im Alltag sieht man das zum beispiel bei Gemüse-Boxen-Lieferanten, Softwareanbietern, Fitnessstudio-Mitgliedschaften und Online-Streaming-Diensten. Häufig werden diese Leistungen im Voraus in Rechnung gestellt, wobei die Kunden zu Beginn des Abrechnungszyklus eine Rechnung erhalten und automatisch bezahlen.

Club- und Vereinsmitgliedschaften sowie regelmäßige Spenden für wohltätige Zwecke sind weitere Beispiele, bei denen Abo-Rechnung die bevorzugte Vorgehensweisen bei der Rechnungsstellung darstellen. Auch einige Wirtschaftsprüfungsunternehmen stellen ihren Kunden Abonnementgebühren in Rechnung, anstatt ihnen jährlich oder monatlich Rechnungen zu stellen.

Verbrauchsabhängige Rechnungen

Rechnungen in der Versorgungs- und Mobilfunkbranche werden von den Regulierungsbehörden streng geregelt, die darauf bestehen, dass die Anbieter ihren Kunden klare und genaue Rechnungen ausstellen. Die Verbraucher schließen in der Regel ein vereinbartes Paket oder einen Tarif ab – es handelt sich jedoch immer noch um eine Abrechnung nach Verbrauch, bei der alle in einem bestimmten Zeitraum verbrauchten Zusatzleistungen extra bezahlt werden.

Aus den Rechnungen dieser Unternehmen muss hervorgehen, wie viele Einheiten verbraucht wurden, wie hoch der Preis pro Einheit ist und wie hoch die Gesamtkosten für die in Anspruch genommenen Dienste sind.