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Rechnung schreiben als Privatperson: das müssen Sie wissen

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Zuletzt bearbeitetMai 2023Lesezeit 2 min.

Fragen Sie sich, ob Sie ohne Gewerbe als Privatperson eine Rechnung schreiben können? Die kurze Antwort: Ja, das ist möglich. Allerdings gibt es da einige Dinge zu beachten. Lesen Sie hier weiter, um zu erfahren wie Sie als Privatperson eine Rechnung schreiben können und worauf Sie dabei achten sollten.

Rechnung schreiben ohne Gewerbe

Die guten Neuigkeiten sind, dass Sie nicht zwingend ein Gewerbe anmelden müssen, um eine Rechnung auszustellen. Allerdings dürfen Sie hier den Veranlagungsfreibetrag von 730 Euro im Jahr nicht überschreiten. Sollte dieser Fall eintreten, müssen Sie eine Einkommenssteuererklärung einreichen. Deshalb sollten Sie Ihre Einkünfte durch Privatrechnungen stets im Auge behalten. 

So stellen Sie als Privatperson eine Rechnung aus

Wenn Sie als Privatperson eine Rechnung schreiben, muss diese dieselben Pflichtangaben beinhalten wie eine gewerbliche Rechnung. Auch die Schritte zur Rechnungserstellung sind identisch (bis auf den Teil mit der Steuer, aber dazu kommen wir noch!):

1. Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Rechnung erstellen wollen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie eine Rechnung schreiben können. Viele Leute entscheiden sich dafür, sie mit Word, Excel oder Google Docs zu erstellen. Sie können dies auch manuell tun. Wenn Sie jedoch gerade erst lernen, wie man eine Rechnung erstellt, ist es vielleicht einfacher, eine Vorlage zu verwenden. Unternehmen und Kleingewerbe nutzen oft Rechnungssoftware, mit der automatisch Rechnungen erstellt werden können.

2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung deutlich gekennzeichnet ist

Es ist wichtig, das Dokument als Rechnung zu kennzeichnen, da dies zur Beschleunigung des Zahlungsprozesses beitragen kann. Außerdem müssen Sie auf Ihrer Rechnung eine eindeutige Identifikationsnummer angeben, die Ihnen hilft, Transaktionen zu identifizieren. Die eindeutige Identifikationsnummer kann beliebig strukturiert sein - sie kann auch Buchstaben und Ziffern enthalten - und viele Unternehmen fügen spezifische Informationen wie das Ausstellungsdatum oder den Namen des Projekts hinzu.

3. Kontaktinformationen angeben

Ein weiteres wichtiges Element beim Verfassen einer Rechnung sind Ihre Angaben und Details. Sie müssen Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Kontaktinformationen sowohl Ihres Unternehmens als auch der Person oder des Unternehmens, dem Sie die Rechnung stellen, angeben.

4. Fügen Sie eine Beschreibung der Waren und Dienstleistungen hinzu, die Sie in Rechnung stellen

Sie müssen auch eine kurze Beschreibung der Waren/Dienstleistungen hinzufügen, die Sie in Rechnung stellen. Sie muss nicht zu lang sein, sollte aber so ausführlich sein, dass Ihre Kunden genau wissen, was ihnen in Rechnung gestellt wird.

5. Datum und Betrag

Anschließend sollte auch das Datum der Rechnung und der Rechnungsbetrag unbedingt auf der Rechnung vermerkt werden.

6. Vergewissern Sie sich, dass die Zahlungsmethoden und -bedingungen beigefügt sind

Wer zum ersten Mal eine Rechnung ausstellt, vergisst leicht, die Zahlungsbedingungen anzugeben. Geben Sie Ihre Kontodaten oder Ihre gewünschte Bezahlmethode und die Frist an, bis wann der Rechnungsbetrag bezahlt werden soll.

7. Achten Sie darauf, dass Sie keine Umsatzsteuer beheben

Als Privatperson sind Sie nicht befugt, Umsatzsteuer zu beheben. Deshalb ist es ratsam, Ihre Rechnung mit einem kleinen Hinweis zu versehen, damit der Rechnungsempfänger weiß, dass Sie umsatzsteuerbefreit sind. Hier sind einige Beispiele:

  • „Aufgrund der Kleinunternehmerregelung ist diese Rechnung umsatzsteuerfrei.“

  • „Gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.”

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