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Automatisierte Rechnungsverarbeitung

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Zuletzt bearbeitetNov. 2021Lesezeit 2 min.

In vielen Unternehmen häuft sich die Anzahl der zu stellenden und zu verarbeitenden Rechnungen. Das ist nicht nur zeitintensiv, sondern nimmt auch viel Personalaufwand in Anspruch – und ist somit ein Kostenfaktor. Zudem ist das Verfahren bei hohem Aufkommen anfälliger für Fehler. Abhilfe soll die automatische Rechnungsstellung sowie Rechnungsverarbeitung schaffen. Welche Vorteile bringt ein solches System mit sich? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Wozu dient eine automatische Rechnungsverarbeitung?

Es ist nicht nur die Anzahl an Rechnungen, die eine automatische Rechnungsverarbeitung sinnvoll macht. Oft liegen erstellte oder erhaltende Rechnungen in verschiedenen Formaten vor, beispielsweise als Word-Dokument, als PDF oder auf Papier. Diese müssen von einem oder mehreren Mitarbeitern manuell eingetippt werden – ein zeitaufwändiges Verfahren, das dazu noch anfällig für Fehler ist. Rechnungen können beispielsweise verloren gehen oder zu spät bezahlt werden oder die Daten könnten falsch eingegeben werden. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern zieht möglicherweise Folgekosten und andere Unannehmlichkeiten mit sich. Nicht zuletzt ist eine ineffiziente Buchhaltung auch ein gefundenes Fressen für Betrüger.

Wie funktioniert das Verfahren?

Mit Hilfe von Programmen werden Rechnungen aller Art automatisch importiert und gesammelt. Meist haben diese Programme auch eine Funktion für die automatische Rechnungsstellung. Die meisten Buchhaltungsabteilungen nutzen sie jedoch eher zur automatischen Rechnungsverarbeitung.

Mittels Template-basierter OCR-Technologie extrahiert die jeweilige Software die wichtigsten Daten aus der Rechnung. Das ist zum Beispiel der Zahlungsempfänger oder der fällige Betrag. Der Nachteil dabei ist, dass für jedes Rechnungsformat ein Template erstellt werden muss. Das ist zwar eine einmalige Aufgabe, kann bei einer Vielzahl an Rechnungsformaten jedoch sehr zeitaufwändig sein. Die extrahierten Daten werden dann an einen ausgewählten Ort gesendet. Das kann ein Dateiordner, die Buchhaltungsabteilung oder ein externer Steuerberater sein.

Die Vorteile von automatisierter Rechnungsverarbeitung

Übernimmt ein Programm die Rechnungsstellung und/oder -verarbeitung, ergeben sich dadurch einige Vorteile, die dem Unternehmen zugutekommen.

  • Zeit- und Kostenersparnis: Zeit ist Geld. Das gilt auch für die Bearbeitung von Rechnungen. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung nimmt Ihnen die Arbeit ab und reduziert so beide Faktoren erheblich.

  • Verbesserter Cashflow: Durch die automatisierte Rechnungsstellung und -verarbeitung werden Kosten gesenkt und Abläufe optimiert. Das wirkt sich positiv auf den Cashflow aus und fördert die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

  • Erhöhte Effizienz und Qualität: Automatische Prozesse bedeuten weniger Raum für menschliche Fehler. Die Qualität der Rechnungsverarbeitung bleibt gleich und die Mitarbeiter können sich auf andere Aufgaben konzentrieren. So wird gleichzeitig auch die Produktivität erhöht.

  • Compliance leicht gemacht: Sowohl für Ihre interne Buchhaltung als auch für die externe Steuerberatung sind Rechnungen leicht nachzuvollziehen. Auf diesem Weg können Sie auch Ihre Unterlagen für Steuererklärungen besser sammeln und aufbewahren.

Egal, ob Start-up-Unternehmen oder wachsendes Business: Die Vorteile der automatisierten Rechnungsstellung und -verarbeitung liegen auf der Hand. Sie unterstützen die Mitarbeiter in ihrer Effizienz und Produktivität, vermeiden Fehler und sind zudem noch steuerkonform.

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