Die Vor- und Nachteile von Rechnungen

Was sind die Vorteile bei der Verwendung von Rechnungen?

Natürlich haben Sie ein Recht darauf, für Ihre Waren und Dienstleistungen bezahlt zu werden. Dabei legen Sie auch Ihre eigenen Zahlungsbedingungen fest. 

Diese sollten zu Beginn einer Handelsbeziehung deutlich gemacht werden, aber erst die Rechnung formalisiert Ihre Forderung.

Die Verwendung einer Rechnung hat hierbei mehrere Vorteile:

Sie veranlasst die Zahlung

Wenn keine Vorauszahlung verlangt wird, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ein Kunde Sie nicht bezahlt, ohne vorher eine Rechnung erhalten zu haben. Es ist selten, dass man für Waren oder Dienstleistungen bezahlt wird, bevor eine Rechnung ausgestellt wurde. Auch offene Forderungen werden nur selten freiwillig und ohne Aufforderung beglichen.

Rechnungen erinnern den Kunden an die geleistete Arbeit oder die gelieferte Ware

Rechnungen erhalten detaillierte Informationen, so dass ein Kunde sehen kann, was er für sein Geld erhalten hat.

Rechnungen erleichtern es Ihnen, die Übersicht zu behalten

Das Finanzamt verlangt von Unternehmen und Selbstständigen, dass sie Belege über Umsätze, Einnahmen und Ausgaben bis zu zehn Jahre lang aufbewahren. Wenn Sie nicht nachweisen können, wann Sie welche Umsätze hatten, riskieren Sie eine saftige Geldstrafe von der Steuerbehörde.

Rechnungen bieten Ihnen die Gelegenheit, eine positive Botschaft über Ihr Unternehmen und Ihre Marke zu vermitteln

Das gilt sowohl für das Dokument an sich (wie es aussieht, mit Firmenlogo, Website-Adresse und professioneller Sprache), als auch für den Prozess der Rechnungsstellung. Eine effiziente Rechnungserstellung und ein effizientes Einziehen der Zahlungen kann die Kundenzufriedenheit verbessern. Andererseits können schlecht verwaltete Systeme und eine schlechte Customer Experience den Ruf eines Unternehmens leicht schädigen.

Was sind die Nachteile bei der Verwendung von Rechnungen?

Es gibt einige potenzielle Nachteile bei der Verwendung von Rechnungen, aber diese sind meist auf schlechtes Management und unzureichende Prozesse zurückzuführen:

• Ein schlecht verfasstes, vage formuliertes Dokument kann falsch interpretiert oder leicht angefochten werden, was die Zahlung verzögert.

• Wenn die Produktverkäufe oder die geleisteten Arbeitsstunden nicht sorgfältig notiert werden, kann eine Rechnung ungenau erscheinen und angefochten werden. Eine gute Rechnung ist klar, detailliert und präzise.

• Verspätet ausgestellte Rechnungen können Kunden dazu verleiten, Forderungen nicht sofort zu begleichen. Ein Kunde, der seine Rechnung nicht bezahlt, kostet Sie viel Zeit und Geld. Mahnungen sollten daher sofort ausgesprochen werden, um dem Kunden die Notwendigkeit einer raschen Zahlung vor Augen zu führen.

Wann ist eine Rechnungsstellung unangebracht?

Rechnungen sind nicht für alle Zahlungsarten geeignet. Besteht beispielsweise keine laufende Beziehung zum Kunden oder ist eine Vorauszahlung erforderlich, wird keine Rechnung verwendet.

In einigen Branchen werden Waren oder Dienstleistungen häufig im Voraus bezahlt, z. B. im Einzelhandel und im E-Commerce. Händler in diesen Sektoren verlangen eine sofortige Zahlung, bevor sie physische Waren aushändigen oder versenden. Auch im Gastronomiegewerbe (z.B. in Kneipen, Bars und Cafés) bezahlen Kunden häufig bar oder digital vor Ort, so dass hier nur selten Rechnungen ausgestellt werden.