Kunde zahlt Rechnung nicht: Was tun?

Zahlungsausfälle und Einbußen sind in keinem Unternehmen gern gesehen. Unter Umständen kann die Firma so in finanzielle Bredouille kommen, etwa im Hinblick auf den Cashflow oder in Form von Gewinnverlust. Besonders ärgerlich ist es, wenn diese Probleme durch Zahlungsverzögerungen entstehen. Der Kunde zahlt die Rechnung nicht und schon gibt es auf der Seite des Zahlungsempfängers massive Störungen. Wie Sie diesen Verzögerungen vorbeugen können und welche Handlungsmöglichkeiten Sie haben, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wann gilt eine Rechnung als „nicht bezahlt“?

Gesetzlich wird der Zahlungsverzug als „schuldhafte Nichtleistung trotz Möglichkeit, Fälligkeit und Mahnung“ definiert. Vereinfacht heißt das: Ist das Fälligkeitsdatum, das auf der Rechnung angegeben ist, überschritten und die Zahlung nicht auf Ihrem Konto eingegangen, so besteht Zahlungsverzug. Wenn die Rechnung beispielsweise ein Fälligkeitsdatum des 10. August zeigt, dann kann der Schuldner den Betrag bis 23:59 Uhr am 10. August begleichen. Danach gilt die Rechnung als überfällig und Sie können weitere Schritte einleiten.

Welche Handlungsmöglichkeiten gibt es?

Die Rechnung ist schon lange versendet, doch Ihr Kunde zahlt nicht. Und nun? Rechtlich stehen Ihnen jetzt einige Möglichkeiten zur Verfügung. Doch es bietet sich immer an, als Erstes sanftere Methoden auszuschöpfen. Senden Sie beispielsweise eine freundliche Zahlungserinnerung oder greifen Sie zum Hörer. Egal ob Geschäfts- oder Privatkunden, häufig kann schon ein klärendes Gespräch Licht ins Dunkle bringen und die Wogen glätten. Prüfen Sie auch auf Ihrer Seite, ob die Rechnung tatsächlich rechtzeitig und korrekt versendet wurde.

Artet die Situation jedoch aus und die Rechnung bleibt weiterhin offen, so können Sie rechtlich gegen Ihren Schuldner vorgehen. Das gilt sowohl für Geschäfts- als auch für Privatkunden. Die rechtlichen Möglichkeiten sind im Bürgerlichen Gesetzbuch definiert.

Mahnverfahren

Zwar sind Sie hierzu nicht verpflichtet, Sie haben jedoch die Möglichkeit, ein Mahnverfahren gegen Ihren Schuldner einzuleiten. Man unterscheidet zwischen außergerichtlichen Mahnverfahren und gerichtlichen Mahnverfahren. Üblicherweise werden zuerst ein bis drei außergerichtliche Mahnungen versendet, bevor das Anliegen an das zuständige Mahngericht weitergeleitet wird. Die Kosten für ein Inkasso-Unternehmen und/oder einen Rechtsanwalt können Sie dann vom Schuldner zurückverlangen.

Verzugszinsen

Sie haben das Recht, Verzugszinsen zu berechnen. Für Geschäftskunden liegen diese bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, für Privatkunden bei fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Die Verzugszinsen werden für jeden überfälligen Tag berechnet.

Pauschale

Eine andere Möglichkeit ist, dem Schuldner eine Verzugspauschale in Rechnung zu stellen. Diese kann zusätzlich zu den Verzugszinsen berechnet werden und liegt bei 40 Euro.

Schadensersatz

Im Extremfall können Sie sogar Schadensersatz fordern. Das geht beispielsweise basierend auf Ertragsausfall, der aus dem Zahlungsverzug entstanden ist, oder basierend auf den durch das Mahnverfahren entstandenen Rechtskosten.

Wie kann ich Zahlungsverzug vorbeugen?

Natürlich möchten Sie diesen Szenarien vorbeugen und einen Zahlungsverzug gar nicht erst aufkommen lassen. Doch wie können Sie sich schützen?

Eine Möglichkeit ist es, die Zahlungsarten bei Neukunden einzuschränken: Bestehen Sie beispielsweise auf Vorkasse und geben Sie den Kauf auf Rechnung erst dann als Option, wenn Sie den Kunden besser einschätzen können.

Des Weiteren können Sie eine Bonitätsprüfung vor Kaufabschluss durchführen. Zwar bedeutet ein positives Ergebnis nicht zwingend, dass die Rechnung tatsächlich beglichen wird, doch das Risiko eines Zahlungsverzugs aufgrund von finanziellen Mängeln wird erheblich minimiert.

Natürlich können Sie auch eine Kreditversicherung abschließen. Sie wird auch Schuldnerversicherung oder Forderungsversicherung genannt. Und das bringt es schon auf den Punkt: Sie versichert Forderungen, die auf unbezahlten Rechnungen basieren. So wird der Cashflow des Unternehmens geschützt und das Betriebskapital gesichert.

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