Was ist eine Mahnung?

In einer idealen Welt würden alle Rechnungen pünktlich bezahlt, und Sie müssten sich nie Gedanken darüber machen, wie Sie verspätete Zahlungen eines Kunden einfordern können. Leider sind Kunden auch nur Menschen – und das bedeutet, dass sie manchmal vergessen, die Rechnung zu bezahlen.

Wenn die Uhr für eine verspätete Rechnung tickt und Sie selbst Rechnungen zu bezahlen haben, ist die Versuchung groß, einen wütenden Brief abzuschicken. Es lohnt sich, zu lernen, wie Sie stattdessen eine professionelle Mahnung schreiben, um Ihre Kundenbeziehungen zu pflegen.

Doch was ist eine Mahnung genau und inwiefern unterscheidet sie sich von einer Zahlungserinnerung? Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren.

Was bedeutet eine Mahnung ?

Eine Mahnung ist ein Schreiben, das ein Unternehmen an einen Kunden schickt, wenn dieser eine erbrachte Leistung nicht bezahlt hat. Es soll den Kunden daran erinnern, dass die Rechnung fällig geworden ist.

Bei einer ersten Mahnung geht das Unternehmen davon aus, dass der Kunde einfach vergessen hat, die Rechnung zu bezahlen. Daher ist die Formulierung der ersten Mahnung sehr höflich, um sicherzustellen, dass der Kunde hierdurch in keiner Weise beleidigt oder verärgert wird. Oft wird die erste Mahnung auch Zahlungserinnerung genannt. Womit wir beim Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung wären.

Unterschied Zahlungserinnerung und Mahnung

Im Grunde genommen gibt es keinen Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung:

Eine einzige Mahnung zieht keine rechtlichen Konsequenzen nach sich. In Deutschland ist es üblich, drei Briefe zu einer überfälligen Rechnung zu verschicken, bevor weitere Schritte, wie ein gerichtliches Mahnverfahren oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens, eingeleitet werden. Aus Höflichkeit wird das erste Schreiben oft als Zahlungserinnerung bezeichnet, da das Unternehmen zu diesem Zeitpunkt noch davon ausgeht, dass der Kunde die Rechnung nicht aktiv nicht bezahlen will. Diese Mahnung zieht keine rechtlichen Konsequenzen nach sich.

In den meisten Fällen enthält das zweite Schreiben eine faktische Aufforderung zur Zahlung der offenen Rechnung. Dieses zweite Schreiben wird als "Mahnschreiben" bezeichnet. Das dritte Schreiben trägt in der Regel den Hinweis "letzte Zahlungserinnerung" oder "letzte Mahnung" (hierfür gibt es keine festen Regeln).

Jedes Unternehmen entscheidet, welche Eskalationsstufen es in sein Mahnverfahren einbezieht und ob ein zweites Schreiben noch als Zahlungserinnerung (ohne Rechtsfolge) oder als Mahnung bezeichnet wird, durch die der Schuldner in Verzug gerät (es sei denn, er ist bereits kraft Gesetzes nach § 286 BGB in Verzug).

Was sind die Folgen einer Mahnung?

Ein Vorgehen mit drei verschiedenen Schreiben, wie oben erwähnt, ist nicht vorgeschrieben. Spätestens mit dem ersten Mahnschreiben (bzw. Zahlungserinnerung) ist der Schuldner in Verzug. Dies rechtfertigt zum einen weitere Maßnahmen.

Zum anderen ist der Schuldner verpflichtet, dem Gläubiger den sogenannten Verzugsschaden (§§ 280, 286 BGB) zu ersetzen, und zwar ab dem Zeitpunkt, zu dem er in Zahlungsverzug ist. Darüber hinaus kann ein Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug geraten (§ 286 BGB), wenn in der Rechnung eine Zahlungsfrist angegeben oder vertraglich festgelegt ist. Wenn der Schuldner bis zum Ablauf dieser Zahlungsfrist die fällige Rechnung für die erbrachte Leistung nicht vollständig bezahlt hat, kommt er automatisch in Verzug. Außerdem gerät der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit der Forderung und Erhalt einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung mit entsprechendem rechtlichen Hinweis in Verzug. Aus rechtlicher Sicht ist in diesem Fall eine Mahnung nicht erforderlich.

Die Mahnkosten sind Teil des oben erwähnten Verzugsschadens. Ist der Schuldner erst durch die Mahnung in Verzug geraten, dürfen für die erste Mahnung keine Kosten erhoben werden (sog. verzugsbegründende Mahnung). Zum Verzugsschaden gehören aber auch andere Posten, wie z. B. die Zinsen auf die Hauptforderung. Alle Kosten, die durch die Einziehung der Forderung entstehen, sind ebenfalls Teil des Verzugsschadens und müssen vom Schuldner an den Gläubiger erstattet werden. Auch die Kosten für die Beauftragung eines Inkasso-Dienstleisters sind letztlich vom Schuldner zu tragen. Das Gleiche gilt auch für alle Kosten, die während eines gerichtlichen Mahnverfahrens anfallen. Auch wenn der Gläubiger die Gerichtskosten zunächst bezahlen muss (Vorschuss), werden diese später in voller Höhe Teil der Nebenforderung. 

So gesehen ist es viel besser, auf die höfliche Zahlungserinnerung eines Geschäftspartners zu reagieren und die offene Rechnung zu begleichen. Schließlich ist eine solche Zahlungserinnerung des Gläubigers eine Geste des guten Willens.

Worauf sollte man bei einer Mahnung achten?

In jedem Fall sollte ein Mahnschreiben folgende Angaben enthalten: den ausstehenden Betrag der ursprünglichen Rechnung und die erbrachte Leistung. Außerdem sollten die Rechnungsnummer, das Datum und der Empfänger sowie der Absender angegeben werden. In vielen Fällen setzt das anfragende Unternehmen auch eine neue Frist für die fällige Zahlung. Diese höfliche, aber nachdrückliche Aufforderung, die offene Rechnung zu bezahlen, ist ebenfalls Teil eines Mahnschreibens. Im Übrigen muss ein Mahnschreiben nicht per Post verschickt werden, auch ein Versand per E-Mail ist möglich.

Zu guter Letzt sollten Sie Folgendes im Hinterkopf behalten: Wenn Sie rechtliche Schritte androhen, müssen Sie auch bereit sein, diese einzuhalten. Es gibt Anwaltskanzleien, an die Sie die Angelegenheit auslagern können, und Rechnungssteller, die Ihnen bei der Eintreibung von Geldern helfen.

Die vielleicht beste Möglichkeit, ein Mahnschreiben zu vermeiden, ist die Einrichtung von automatischen Lastschrifteinzug.

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