3 Gründe für Zahlungsverzug – und wie Sie damit umgehen

Wenn Sie Ihren Kunden pünktlich Dienstleistungen erbringen, kann es frustrierend sein, wenn es zum Zahlungsverzug kommt oder Sie mit Ausreden für Zahlungsverzug konfrontiert werden. Denn Zahlungsverzug kann für Unternehmen jeder Größe eine echte Enttäuschung sein. Als unmittelbare Folge verspäteter Zahlungen sind die Unternehmen oft gezwungen, auch ihre Rechnungen, Löhne und Lieferanten verspätet zu bezahlen. Im Extremfall kann dies die Geschäftstätigkeit zum Stillstand bringen.

Verspätete Zahlungen bedeuten auch einen Zeit- und Geldverlust für ein Unternehmen, das Personal und Zeit aufwenden muss, um Mahnungen zu verschicken und möglicherweise rechtliche Schritte einzuleiten.

Im Folgenden finden Sie drei der häufigsten Ausreden (und/oder Gründe) für Zahlungsverzug sowie unsere Tipps, wie Sie darauf reagieren können, damit Sie das Geld so schnell wie möglich auf Ihr Konto bekommen.

Ausrede / Grund 1 : "Wir haben Ihre Rechnung nicht erhalten"

Oft wartet ein Kunde, der die Zahlung hinauszögern will, bis die Rechnung fällig ist, bevor er Ihnen mitteilt, dass er Ihre Rechnung nicht erhalten hat.

So gehen Sie damit um:

Schicken Sie Ihrem Kunden eine E-Mail, in der Sie ihn um eine Bestätigung des Eingangs Ihrer Rechnung bitten, zum Beispiel sieben Tage nach dem Versand. Sie können Ihren Kunden auch bitten, Ihnen eine Empfangsbestätigung per E-Mail zu schicken, sobald er Ihre Rechnung erhalten hat. So haben Sie genug Zeit, um Ihre Rechnung bei Bedarf erneut zu versenden.

Sie können auch eine Woche vor Fälligkeit Ihrer Rechnung eine Zahlungserinnerungs-E-Mail an Ihren Kunden schicken. Auf diese Weise erhalten Sie einen elektronischen Beleg, der sich als nützlich erweisen wird, wenn Sie später formelle Schritte unternehmen müssen, um die Zahlung einzutreiben.

Wenn Ihre Rechnungen regelmäßig nicht bezahlt werden, sollten Sie auf Lastschrift umstellen, um verspätete Zahlungen zu vermeiden, indem Sie den Zahlungsprozess in Ihrem Unternehmen automatisieren, damit Ihre Kunden Ihre Rechnungen nicht mehr manuell bezahlen müssen.

Ausrede / Grund 2 : “Die Person, die Ihre Zahlung anweist, ist heute nicht im Büro".

Diese Ausrede kann das ganze Jahr über vorgebracht werden, wird aber in der Regel während der Ferienzeit vorgebracht.

So gehen Sie damit um:

Bestätigen Sie, wann die bevollmächtigte Person ins Büro zurückkehrt, und fordern Sie die Zahlung Ihrer unbezahlten Rechnung zu diesem Zeitpunkt ein.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihren Kunden um die Kontaktdaten eines Ersatzmitarbeiters zu bitten, der zu einer einmaligen elektronischen Zahlung befugt ist, und diesen wiederum zu bitten, die Zahlung zu veranlassen.

Ausrede/ Grund 3 : "Wir sind von unseren Kunden noch nicht bezahlt worden"

Ein Kunde kann behaupten, dass er Ihre Rechnung nicht rechtzeitig bezahlen kann, weil er noch keine Zahlung von einem seiner Kunden erhalten hat.

Wenn Sie eine Buchhaltungsfirma sind, ist das Argument des Cashflows eine der schwierigsten Ausreden, die Ihr Kunde vor bringen kann. Als Buchhalter Ihres Kunden kennen Sie bereits die finanzielle Lage Ihres Kunden – einschließlich seiner Cashflow-Situation.

So gehen Sie damit um:

In der Annahme, dass Ihr Kunde echte Cashflow-Probleme hat, können Sie ihn bitten, eine Ratenzahlung in Betracht zu ziehen. Eine Teilzahlung jetzt, wobei der Restbetrag bei Zahlung durch den Schuldner des Kunden beglichen wird.

Wie man Zahlungsverzug vermeidet

Viel einfacher als das Versenden zahlreicher Mahnungen und das Kontaktieren von Anwälten ist es, die Gründe für einen Zahlungsverzug von vornherein zu vermeiden. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Zahlungsverzögerungen bei Kunden minimieren können.

1. Legen Sie im Voraus klare Bedingungen fest

Sagen Sie Ihren Kunden ganz klar, wann die Zahlung fällig ist und welche Gebühren bei Zahlungsverzug anfallen. Klarheit und Organisation sind von unschätzbarem Wert, um Zahlungsverzug zu vermeiden.

2. Führen Sie eine Bonitätsprüfung der Kunden durch

Um sicherzustellen, dass ein Kunde sowohl in der Lage als auch willens ist, pünktlich zu zahlen, sollten Sie eine Bonitätsprüfung durchführen, bevor Sie mit ihm ins Geschäft kommen.

3. Stellen Sie Rechnungen pünktlich und korrekt aus

Je schneller Sie die Rechnung ausstellen, desto schneller können Sie mit einer Zahlung rechnen. Achten Sie darauf, dass die Rechnung keine Fehler enthält und dass alles klar ist. Jeder Fehler führt unweigerlich zu Zahlungsverzögerungen. Am einfachsten ist es, wenn Sie ein automatisiertes Rechnungsstellungssystem verwenden, falls Sie dies nicht bereits tun.

Erleichtern Sie die Zahlungen mit GoCardless

Wenn Sie verschiedene Zahlungsmethoden anbieten, können Sie es Ihren Kunden erleichtern, rechtzeitig zu zahlen. Dies kann automatisierte Zahlungen bedeuten, wie sie beispielsweise von GoCardless angeboten werden. KMUs, die GoCardless nutzen, verzeichnen eine Verkürzung der Zeit bis zum Erhalt von Zahlungen um 47 %*. Außerdem verbringen sie nun weniger Zeit mit der Verfolgung von Zahlungen. 

GoCardless ist ein Online-Lastschriftexperte, der die Einrichtung des SEPA-Lastschriftverfahrens in ihrem Namen durchführt.

Unsere Preisgestaltung ist einfach und transparent. Es gibt keine Einrichtungsgebühren oder andere versteckte Kosten.

Sources:

* https://gocardless.com/de-de/gc/idc-business-value/