Die häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung

In diesem kleinen Leitfaden erläutern wir die fünf häufigsten Fehler bei Rechnungsstellung und zeigen Ihnen mit hilfreichen Tipps und Tricks, wie Sie diese vermeiden können. 

Eine schlecht gestaltete Rechnung kann nicht nur Verwirrung bei Ihren Kunden stiften und zu Zahlungsverzögerungen führen, sondern auch dem Ruf Ihres Unternehmens schaden. Neben dem Aufbau gibt es jedoch noch einige andere alltägliche Fehler, die Unternehmen bei der Zahlungsaufforderungen unbedingt vermeiden sollten.  

Die Verwendung manueller Systeme

Erstaunlich viele Kleine und mittlere Unternehmen verwenden immer noch Papierrechnungen (im Gegensatz zu elektronischen Rechnungen), die nur langsam zugestellt werden, deren Bearbeitung länger dauert und bei denen durch Überschneidungen oft doppelte Arbeit anfällt. Papierrechnungen bergen zudem das Risiko, dass sie Ungenauigkeiten enthalten und manchmal sogar ganz verloren gehen.

Abhilfe bietet moderne Buchhaltungssoftware, die zur automatisierten Rechnungsverarbeitung genutzt werden kann. So können Rechnungen automatisch ausgestellt werden, die Effizienz kann verbessert werden und digitale Vorlagen können für jeden Kunden personalisiert werden. Diese elektronischen Systeme sind erschwinglich und können zudem sowohl den Zahlungsprozess verfolgen, als auch automatische Mahnungen für unbezahlte Rechnungen versenden.

Falsche Informationen oder ein falscher Adressat

Es kommt nur allzu oft vor, dass ein Firmenname falsch geschrieben oder eine Rechnung falsch adressiert wird, was zu Verzögerungen führt, bis der Fehler entdeckt, eine neue Rechnung angefordert und das geänderte Dokument erneut ausgestellt wird.

Vermeiden Sie Verwirrung, indem Sie eindeutig und detailliert beschreiben, welches Produkt oder welche Dienstleistung erbracht wurde. Liefern Sie Ihren Kunden keinen Vorwand, die Rechnung anzufechten.

Ein falscher Rechnungsbetrag

Überprüfen Sie stets den angegebenen Betrag, um sicherzustellen, dass er mit dem Kunden vereinbart wurde und dem Auftrag entspricht. Wenn eine falsche Rechnung verschickt wurde, muss eine Stornorechnung mit einer eigenen, neuen Rechnungsnummer ausgestellt werden. Diese enthält in der Regel einen negativen Rechnungsbetrag sowie die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum.

Erst dann kann eine korrekte Rechnung mit einer anderen Rechnungsnummer ausgestellt werden. Allerdings sollte auch die ursprüngliche Rechnungsnummer angegeben werden, falls das Finanzamt zu einem späteren Zeitpunkt eine Klärung wünscht.

Ein falscher Mehrwertsteuersatz

Als Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtige Berechnung für die angebotenen Waren und Dienstleistungen verwenden. Unterschieden werden muss in Deutschland hauptsächlich zwischen dem regulären Steuersatz von 19 % und dem ermäßigten Satz von 7 %. Einige wenige Leistungen sind gänzlich steuerfrei. Informieren Sie sich umfassend, bevor Sie Rechnungen an Ihre Kunden versenden.

Falsche Zahlungsinformationen

Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsinformationen Ihres Unternehmens, die Bankkontonummer und die Postanschrift korrekt und leicht lesbar sind. Noch besser ist es, wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, mit einem Klick sofort zu bezahlen. Ein Link zu einem Online-Zahlungsservice macht ihnen das Leben leichter und bedeutet, dass das Geld schneller auf Ihrem Konto ankommt.