Was sind die Anforderungen an E-Rechnungen?

Was genau ist eigentlich eine E-Rechnung?

Hinter dem Wort E-Rechnung verbirgt sich der Begriff „elektronische Rechnung“. Das ist im allgemeinen Sprachgebrauch eine Rechnung, die auf elektronischem Wege übermittelt wird, dazu zählen zum Beispiel E-Mails mit angehängten PDF-Dateien oder einfach eingescannte Papierrechnungen. Aber ganz so leicht ist es dann doch nicht.

Damit eine elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung auch als solche behandelt wird, muss nochmals unterschieden werden. Demnach ist eine Rechnung der Europäischen Richtlinie 204/55/EU zufolge elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wurde und durch dieses Format die elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht wird. Zu diesen strukturierten Formaten zählen beispielsweise XRechnung, EDI und XML. Unstrukturierte Formate sind unter anderem Rechnungen als Bilddatei im JPG-Format oder auch PDF-Dateien. Diese gelten somit im Rahmen der EU-Richtlinie nicht als elektronische Rechnungen.

Einen Sonderfall stellen dabei hybride Formen dar, also Formate, die sowohl Bild-Elemente, aber auch strukturierte Elemente enthalten. Diese dürfen nach einer Gesetzesänderung auch als elektronische Rechnung gehandhabt werden. Bekannte Formate sind zum Beispiel ZUGFeRD oder PDF/A3.

Das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie bezieht sich bisher ausschließlich auf Stellen des Bundes. Ab dem 27.11.2020 sind alle Lieferanten gegenüber Auftraggebern des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen – davon ausgenommen sind nur Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von höchstens 1.000 €.

Anforderungen an elektronische Rechnungen

Die Anforderungen an eine elektronische Rechnung werden in § 14 UstG definiert:

1. Die Pflichtangaben bei einer elektronischen Rechnung sowie bei einer Rechnung in Papierform sind identisch (UStG § 14 Abs. 4).

2. Laut UStG § 14 Abs. 1 setzt eine elektronische Rechnung das Einverständnis des Empfängers voraus, eine solche zu erhalten. Dabei ist keine besondere Form notwendig, diese Zustimmung kann in den AGBs festgehalten werden, sie kann sogar stillschweigend oder nachträglich erfolgen.

3. Die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und die menschliche Lesbarkeit der Rechnung müssen durch innerbetriebliche Kontrollverfahren gewährleistet sein (UStG § 14 Abs. 1). Das kann auch mittels einer digitalen Signatur erfolgen (UStG §14 Abs. 3).

4. Elektronische Rechnungen müssen (unabhängig vom Verfahren) revisionssicher und elektronisch archiviert werden.

5. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (UstG §14b).

Was sind Vorteile von E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen bieten sowohl Vorteile für den Sender als auch für den Empfänger: Vor allem werden Kosten gespart, sie sind aber auch effizient und transparent. Der Sender der Rechnung kann Kosten für Papier, Druck und Versand sparen, außerdem wird die Rechnung durch die schnellere Übermittlung beim Empfänger zügiger bearbeitet und somit schneller bezahlt. Interne Prozesse sind ebenfalls preiswerter, da Rechnungen digital erstellt und versandt werden können. Der Empfänger seinerseits kann elektronische Rechnungen einfach digital bearbeiten und archivieren (und die Rechnungen problemlos in kürzester Zeit wiederauffinden). Manuelle und somit fehleranfällige Schritte entfallen. Eine elektronische Rechnung kostet nicht nur ungefähr ein Zehntel einer Papierrechnung, sie ist auch zeitsparender in der Bearbeitung, wodurch bspw. Mahngebühren vermieden werden können.

Um eine E-Rechnung empfangen und weiterverarbeiten zu können, benötigen Unternehmen und Behörden einen elektronischen Rechnungseingang, einen digitalen Rechnungsworkflow und ein digitales Archiv, das revisionssicher ist. Dabei gibt es viele verschiedene Alternativen, somit sollten verschiedene Bereiche des Unternehmens bei der Auswahl beteiligt sein. Rechnungswesen, Einkauf und IT sollten sich gemeinsam für eine E-Rechnung entscheiden, durch die Prozesse automatisiert und optimiert werden können und nicht zusätzliche Barrieren geschaffen werden.