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SEPA-Lastschriften für Kleinunternehmen

Egal ob Sie als Start-up-Unternehmen loslegen oder als bereits etablierter Betrieb eine neue Zahlungsmöglichkeit einführen wollen: Die Zahlung per Lastschrift ist ein unkomplizierter, kundenfreundlicher Weg, um einmalige oder wiederkehrende Zahlungen abzuwickeln. Durch das 2014 eingeführte SEPA-Lastschriftverfahren ist dies nun sogar in über 30 Ländern in Europa möglich. Erfahren Sie hier, wie Sie ein SEPA-Lastschriftmandat erstellen und was sie bei Lastschriftverfahren beachten müssen.

Was ist das SEPA-Lastschriftverfahren?

Das Lastschriftverfahren ist eine der am häufigsten verwendeten Zahlungsmethoden bei wiederkehrenden Zahlungen. Dies können Ausgaben wie Miete, Nebenkosten, Handyverträge oder Abonnements, aber auch Aufwände wie Versicherungsbeiträge oder Leasing-Raten sein. Auch einmalige Zahlungen können durch einen Lastschrifteinzug getätigt werden. Die Abbuchung des entsprechenden Betrages geschieht dabei automatisch, wodurch Zahlungsverzögerungen und -ausfälle vermieden werden. Die Einzugsermächtigung kann von der zahlungspflichtigen Seite auf Papier oder digital gegeben werden. Mit der Einführung des SEPA-Lastschriftverfahrens im Jahr 2014 sind Zahlungen im europäischen Raum wesentlich einfacher geworden: Insgesamt 36 Länder sind in diesem einheitlichen Zahlungsverkehrsraum vertreten.

Was sind die Vorteile des SEPA-Lastschrifteinzugs?

Neben dem, dass Zahlungen automatisch eingezogen und somit Zahlungsausfälle vermieden werden, bietet es größere Planungsmöglichkeiten, wenn Sie eine SEPA-Lastschrift erstellen. Da einmalige und wiederkehrende Zahlungen immer zu einem bestimmten Datum abgebucht werden, können Sie auf Unternehmensseite mit diesen Beträgen kalkulieren. Zudem können Lastschriften von Ihrer Seite aus angepasst werden und bieten somit sowohl Ihnen als auch Ihren Kunden ein Maß an Flexibilität. Dazu sind Zahlungen im SEPA-Raum im Gegensatz zu anderen Zahlungsmethoden auch noch kostengünstig.

Wie erstelle ich ein SEPA-Lastschriftmandat?

Um mit der Zahlungsabwicklung per Lastschriftverfahren loslegen zu können, müssen Sie zunächst ein SEPA-Lastschriftmandat erstellen. Das ist die rechtliche Erlaubnis des Zahlungsvorganges.

Zur Vorbereitung beantragen Sie bei der Deutschen Bundesbank einmalig eine SEPA- Gläubigeridentifikationsnummer (kurz: Gläubiger-ID). Anhand dieser werden Sie als Zahlungsempfänger in jedem Lastschriftverfahren identifiziert. Haben Sie Ihre Gläubiger-ID erhalten, müssen Sie sich nur noch mit Ihrer Bank in Verbindung setzen und eine Inkassovereinbarung abschließen.

Die Grundlagen sind auf Ihrer Seite damit erstmal abgeschlossen. Geht es dann an den tatsächlichen Zahlungsvorgang, unterschreibt die zahlungspflichtige Seite das von Ihnen zur Verfügung gestellte SEPA-Mandat. Dies kann digital oder auf Papier geschehen, Vorlagen dafür gibt es meist bei Ihrer Bank. Jeder Kunde erhält dabei eine eigene Mandatsreferenz, die Sie selbst festlegen können. Mit dem unterschriebenen Mandat gibt der Sender die schriftliche Erlaubnis, dass Sie das Geld mittels des Verfahrens einziehen dürfen. Wichtig dabei ist, dass das SEPA-Mandat in der Sprache des Senders ausgestellt sein muss. Kann diese nicht ermittelt werden, muss das Mandat in Englisch vorliegen.

Das müssen Sie beachten, wenn Sie eine SEPA-Lastschriftdatei erstellen

Hat der Kunde das SEPA-Mandat unterschrieben, so müssen Sie ihn mindestens 14 Tage vor der Abbuchung über den bevorstehenden Zahlungseinzug informieren. Dabei müssen die Mandatsreferenz sowie Ihre Gläubigeridentifikationsnummer enthalten sein.

Möchten Sie eine SEPA-Lastschriftdatei erstellen, so ist ein entscheidender Faktor auch die Beziehung zwischen Sender und Empfänger: Ist der Sender eine Privatperson und Sie als Empfänger ein Unternehmen, muss eine SEPA-Basislastschrift eingerichtet werden. Sind beide Parteien Unternehmen, so ist eine SEPA-Firmenlastschrift die richtige Wahl.

Die Abwicklung des Lastschriftverfahrens ist zunächst gleich, doch ein wichtiger Unterschied ist das Widerrufsrecht. Während Basislastschriften (B2C-Bereich) ein achtwöchiges Widerrufsrecht beinhalten, entfällt dieses bei Firmenlastschriften (B2B-Bereich). Liegt jedoch kein gültiges SEPA-Mandat vor, so haben sowohl Privat- als auch Firmenkunden ein Widerspruchsrecht von 13 Monaten. Ein ungültiges SEPA-Mandat ist zum Beispiel dann gegeben, wenn ein anderer Betrag abgebucht wurde, als im Mandat festgelegt ist, oder wenn die letzte Abbuchung vor mehr als 36 Monaten stattfand. Macht ein Kunde von seinem Recht Gebrauch – sowohl bei der achtwöchigen als auch der 13-monatigen Frist –, so findet eine Rücklastschrift statt, bei der manuelle Verwaltungskosten anfallen.

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.