Alles über die Fälligkeit einer Rechnung

Ob beim Warenkauf, der Inanspruchnahme von Dienstleistungen oder Werkverträgen: Wann immer eine Rechnung gestellt wird, hat diese auch ein Zahlungsziel. Dieses wird häufig auch Fälligkeitsdatum genannt und sollte auf jeder Rechnung angegeben sein.

Erfahren Sie in diesem Artikel, warum ein Fälligkeitsdatum die reibungslose Zahlungsabwicklung erleichtert und wie man es am besten formuliert.

Wann ist eine Rechnung fällig?

Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt 30 Kalendertage. Diese gilt immer dann, wenn Sie keine anderen Vereinbarungen mit dem Kunden getroffen haben. Bei der Ausweisung dieser Zahlungsfrist wird zwischen B2B- und B2C-Kunden unterschieden: Im B2B-Verkehr gilt sie automatisch und ohne gesonderten Hinweis, sofern keine andere Vereinbarung getroffen wurde. Im B2C-Bereich müssen Sie auf der Rechnung explizit auf die gesetzliche Frist hinweisen.

Da in Deutschland Vertragsfreiheit herrscht, können Sie jedoch auch ein eigenes Fälligkeitsdatum festlegen. Dieses kann kürzer oder länger als die gesetzliche Zahlungsfrist sein. Ist es kürzer als 30 Tage, müssen Sie dies einvernehmlich mit dem Kunden vereinbart haben, beispielsweise durch Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder einen Vertrag. Ist es länger als 30 Tage, genügt ein Hinweis auf der Rechnung.

Ab wann gilt eine Rechnung als erhalten?

Versenden Sie eine Rechnung per Post, so werden drei Werktage als Standardlieferzeit berechnet. Ab dann gilt die Rechnung als zugestellt. Per E-Mail geht das natürlich schneller, die Rechnung gilt Sekunden nach Versand als zugestellt. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie eine Lesebestätigung anfordern oder um eine kurze Rückmeldung bitten. Sie können außerdem ein Rechnungsprogramm verwenden, durch das Sie automatisch sehen, wann die Rechnung zugestellt, geöffnet und beglichen wurde.

Wie formuliere ich die Fälligkeit der Rechnung?

Die Zahlungsmodalitäten sollten dem Kunden immer klar kommuniziert werden. Dazu gehören die zu zahlende Summe, die möglichen Bezahlmethoden und eben das Fälligkeitsdatum. Damit weiß der Kunde genau, bis wann er die Forderung zu begleichen hat. Gleichzeitig ist es für beide Seiten klar einsehbar, ab wann der Kunde in Verzug kommt.

Das Fälligkeitsdatum sollte klar formuliert sein, zum Beispiel:

• Zahlbar innerhalb von 14 Kalendertagen nach Erhalt.

• Bitte begleichen Sie die Forderung bis zum [Datum].

• Die Rechnung ist sofort fällig.

„Rechnung sofort fällig“: Was bedeutet das?

Vielleicht haben Sie auch schon mal eine Rechnung erhalten, auf der die Fälligkeit als „sofort“ angegeben war. In diesem Zusammenhang bedeutet dies, dass der Schuldner die Rechnung so schnell zu begleichen hat, wie es ihm nach seinen Umständen möglich ist. Der Zahlungsverzug tritt hier nach den gesetzlich festgelegten 30 Tagen ein. Allerdings darf der Gläubiger nur dann Verzugszinsen berechnen, wenn ein entsprechender Vermerk auf der Rechnung steht.

Die genaue Ausweisung des Fälligkeitsdatums macht es für Gläubiger und Schuldner einfacher, offene Rechnungen nachzuverfolgen. Sie ist außerdem wichtig für den Zahlungsverzug oder gar die Verjährung einer Forderung. Daher sollte es immer explizit festgelegt werden: In jedem Fall auf der Rechnung selbst, am besten jedoch schon im Vorhinein.