Les différentes étapes du processus de paiement

Pour procéder au processus de paiement, il faut bien entendu qu’une transaction ait eu lieu, et celle-ci comporte plusieurs étapes.

Le processus de paiement d’une facture comprend ainsi différentes étapes pour votre entreprise comme la commande, le décompte puis l’émission de la facture. Ces différentes étapes font partie du quotidien de votre entreprise pour pouvoir encaisser les paiements de vos différents clients dans les meilleures conditions.

Devis, bon de commande ou contrat

• Devis : Le devis est un document fourni par le vendeur, et qui récapitule les termes de l’offre. Une fois signé, il a valeur de contrat, et engage donc les deux parties au niveau juridique dans le processus de paiement. 

• Bon de commande : L’entreprise acheteuse peut quant à elle rédiger un bon de commande. Signé par le vendeur, il aura également valeur de contrat. Il contient des informations similaires à celles d’un devis, auquel il peut d’ailleurs se substituer. 

• Contrat : La troisième solution, c’est la réalisation d’un contrat entre acheteur et vendeur. C’est un outil intéressant pour des transactions importantes ou périodiques. Il est établi à l’initiative de l’acheteur, et pour être valable, doit être signé par le fournisseur. Ce contrat peut éventuellement comporter des clauses additionnelles.

La commande

Pour tous les types de travaux ou de prestations, une commande validée est indispensable. Elle définit, entre autres choses, la nature de la prestation, le délai d’exécution et le prix. Une entreprise qui accepte une commande doit faire part sous quinzaine de son acceptation de commande.

Réception de la marchandise ou exécution des prestations

Après la commande vient le temps du suivi de la commande. L’acheteur surveille l’avancement de la prestation. S’il s’agit de marchandises, une fois l’objet de la transaction livré, le fournisseur remet un bon de livraison, que l’on signe après contrôle qualitatif et quantitatif. Ensuite vient le temps du paiement de la facture.

Comment émettre la facture dans le processus de paiement ?

Avant tout règlement, l’entreprise cliente doit tout d’abord contrôler la facture qu’elle a reçue pour mettre en place un processus de facturation optimale, en s’assurant tout d’abord qu’elle comporte toutes les mentions obligatoires :

• la date d’émission de la facture

• la date d’échéance

• le numéro de facture

• le nom et coordonnées des deux parties

• le montant à payer

• les frais

• la TVA, son taux et le délai de paiement

• la désignation des marchandises ou prestations.

Lorsque la livraison des biens ou la prestation de services est effectuée, l’entreprise vendeuse doit obligatoirement fournir une facture. Cette facture doit être conservé pendant au moins six ans, et elle remplit plusieurs fonctions :

• c’est la preuve juridique de la transaction, et elle établit le droit de créance du vendeur

• elle présente les conditions de négociation, et tout particulièrement le montant à régler

• c’est un justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels de l’entreprise

• la facture joue aussi un rôle fiscal, car elle est utilisée pour la déclaration de la TVA.

Comment effectuer l’enregistrement de la facture dans le processus de paiement ?

Le collaborateur chargé du paiement des factures y ajoute la date d’arrivée, et si l’entreprise utilise un logiciel de suivi de factures, la facture devra être enregistrée. Les factures sont en général classées selon leur statut : 

• « facture reçue »

• « facture enregistrée »

•  et enfin, « facture acquittée ». 

Une fois la facture enregistrée et classée, elle est traitée par le service de comptabilité qui la validera avant de procéder au paiement.

Comment s’effectue le paiement de la facture dans le processus de paiement ?

L’entreprise acheteuse a l’obligation de régler la facture « à l’échéance ». Les délais de paiement doivent être respectés pour éviter tout retard, car dans ce cas, des pénalités de retard de paiement s’appliquent. Le plus souvent, le délai de paiement est établi au trentième jour suivant l’exécution de la prestation ou la réception des marchandises.

Le paiement peut s’effectuer par différents moyens de paiement : 

• Virement bancaire : il s’agit du mode de paiement le plus fréquent, et cela facilite également la comptabilité, car les virements bancaires apparaissent très vite sur le compte bancaire de l’entreprise. 

• Chèque : le règlement par chèque prend plus de temps, et il est de moins en moins souvent utilisé.

Quels sont les délais de règlement dans le processus de paiement ?

Nous l’avons vu, le délai le plus fréquent et de trente jours à compter de la facturation de la prestation ou de la livraison du produit, sauf si un accord différent a été établi auparavant. C’est l’article L441-10 du code du commerce qui régit les différents types de délais de règlement d’une facture :

• le paiement comptant : à effectuer en totalité le jour de la livraison du produit ou de la réalisation de la prestation

• le paiement à réception : avec un délai d’une semaine au moins, pour laisser le temps au client de recevoir la facture

D’autre part, le délai de règlement négocié ne doit pas dépasser soixante jours à compter de la date de création de la facture. En cas de facture périodique, le délai de paiement ne peut en aucun cas dépasser quarante-cinq jours.

• Les paiements anticipés : On dénombre les avances qui consistent à effectuer le règlement d’une partie de la somme de la facture avant le début de la prestation ou de la livraison des biens. Autrement, vous pouvez recourir aux acomptes dont la somme est versée lors du commencement du contrat. 

Comment automatiser son processus de paiement ?

Mettre en place un processus de paiement optimal implique d’envoyer une facture au client. Cependant, le paiement sera à l’initiative du client qui devra par exemple effectuer un virement bancaire. Cela peut entraîner des retards de paiement et des impayés et impliquer du temps et de l’énergie pour recouvrir les sommes. En effet, 1 facture sur 6 des petites entreprises ne sont pas payées après 90 jours.

Une fintech comme GoCardless propose de vous aider dans le processus de paiement via le prélèvement SEPA. Vous avez ainsi la possibilité de collecter directement les paiements des clients sur leurs comptes bancaires aussi bien pour les paiements récurrents ou ponctuels. Vous pouvez ainsi collecter les sommes d’argent à une date d’échéance précise et réduire de manière considérable les impayés et les retards de paiement.

Il est possible d'automatiser le processus de paiement grâce à la compatibilité de GoCardless avec un logiciel de facturation comme celui de l’entreprise Sage. Vous pourrez émettre une facture et la rapprocher avec les paiements initiés par GoCardless. Cela vous permettra de visualiser le statut du paiement de chaque facture sur un tableau de bord intuitif et facile d’utilisation.

Adam Coley de l’entreprise Lowaire Digital a ainsi déclaré :

« Le niveau d'automatisation et de prévisibilité que nous obtenons de GoCardless signifie que j'économise au moins 40 heures de temps d'administration chaque mois »

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