Comment procéder au suivi de paiement ?

Procéder au suivi des paiements est essentiel pour tout entrepreneur qui désire effectuer une gestion optimale et intelligente des flux de trésorerie. En effet, il est essentiel de prendre en considération cet aspect à travers les opérations quotidiennes relatives à la comptabilité, à la gestion et la facturation.

Tout d’abord, il est essentiel de souligner que l’avènement du digital permet de suivre de manière efficace, les différents paiements entrants et sortants d’un entrepreneur. On dénombre en effet, des logiciels de suivi de paiement à côté du traditionnel tableau Excel de suivi des paiements. 

L’envoi d’une facture est l’aboutissement de la prestation du service ou de la fourniture du bien pour un entrepreneur, ainsi, le processus de suivi de paiement commence dès l’édition de la facture. Le début de ce processus nécessite de connaître les outils et les moyens à mettre en œuvre pour que le processus puisse être effectué de manière optimale.

Trouver l’outil idéal pour procéder au suivi de paiement

De nos jours, il est désormais dépassé d’effectuer des paiements par chèque et d’émettre des factures sur un support papier. Il est ainsi important de choisir l’outil idéal pour procéder au suivi de paiement de manière optimale. En effet, les transactions à travers un chèque consistent à l’émission d’une facture et d’attendre l’encaissement du chèque. Ce qui amène peu de visibilité du suivi du paiement, d’autant plus qu’il peut arriver que le chèque ne soit pas encaissé avant la fin de la période de comptable suivante. Ce qui entraîne de ce fait des écarts.

Ainsi, un logiciel de comptabilité comme celui de l’entreprise Sage, rentre en ligne de mire dans le processus de digitalisation et permet de faciliter le suivi de paiement et la comptabilité des différentes opérations.

Effectuer un suivi des paiements de manière manuelle

Pour les entrepreneurs qui souhaitent effectuer des relances de manière manuelle, il est possible de rédiger un modèle de relance et de l’enregistrer dans la boîte de réception de son adresse e-mail.  Ainsi, le modèle sera particulièrement utile pour effectuer les différentes relances pour procéder au suivi des paiements.

Le logiciel de comptabilité pour procéder au suivi de paiement

Le logiciel de comptabilité et de gestion permet de réduire de manière significative, le temps de travail pour procéder au suivi de paiement. 

Ainsi, on peut à travers un logiciel de gestion de facturation relancer de manière optimale le suivi des paiements. Il est primordial d’automatiser le processus de suivi de paiement des factures. En effet, la gestion des différents flux de trésorerie nécessite un suivi optimal des paiements. 

Effectuer le suivi des paiements entrants et sortants

Le suivi des paiements entrants : il est essentiel d’effectuer une relance des factures impayées de manière judicieuse, ainsi, cela fait partie intégrante du suivi des paiements. L’entrepreneur peut utiliser une plateforme en ligne comme Gocardless à travers sa fonction Success +. Cette fonction consiste à effectuer des relances de paiement aux clients, pour les entreprises qui ont opté pour cette solution de paiement en ligne à travers les prélèvements automatiques.

Il est également possible d’appeler le client par téléphone et de rappeler de manière courtoise le retard de paiement. On peut également contacter le client à travers un e-mail de relance.

Le suivi des paiements sortants : il est vivement conseillé d’opter pour un logiciel de comptabilité pour avoir un aperçu global de l’ensemble des paiements sortants. On peut également utiliser un tableau de bord pour classer et répertorier les différentes transactions du compte professionnel de l’entreprise. Une visibilité optimale de l’ensemble des paiements sortants, permettra un suivi de qualité. 

L’entrepreneur pourra en outre utiliser un logiciel de facturation pour gérer de manière optimale les factures et automatiser et optimiser le suivi des paiements sortants.

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