Última ediciónmar 20224 min de lectura
Para progresar en el mundo empresarial moderno, es necesario buscar estrategias que reduzcan el tiempo que dedicas a las tareas más rutinarias para invertirlo en expandir tu negocio. Una de esas estrategias consiste en hacer uso de la automatización. Cuando los procesos más insignificantes y cotidianos se convierten en algo automático, consigues ahorrar tiempo y evitar posibles errores humanos que duplican el trabajo.
Al igual que es posible automatizar el proceso de facturación, también hay técnicas para optimizar el proceso de pagos de las cuentas por pagar. Te explicamos cómo hacerlo y cuáles son sus ventajas.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar engloban todas las deudas que una empresa tiene pendientes con sus proveedores o acreedores. Pueden ser de cualquier tipo: por la adquisición de bienes o prestaciones de servicios, el alquiler del local, los gastos de un viaje de negocios o el pago de las nóminas de los empleados.
Dependiendo del tamaño de la empresa, puede haber un departamento encargado de procesar únicamente las cuentas por pagar o ser el departamento de administración y finanzas el que gestiona al mismo tiempo las cuentas por pagar y por cobrar.
Tareas más habituales en la gestión de las cuentas por pagar
Por lo general, el proceso de las cuentas por pagar suele seguir los siguientes pasos:
Recepción de facturas: ya sea en papel o en digital, el proceso comienza con la recepción de las facturas pendientes para documentar los gastos.
Revisión de facturas: es importante revisar que los datos de la factura son correctos para evitar errores y gastos innecesarios y, si la hubiera, verificar que coinciden con la orden de compra.
Aprobación de facturas: si la información de la factura es correcta, los responsables del departamento de cuentas por pagar deben aprobar el pago.
Actualización de registros: el gasto se refleja en el libro mayor de la empresa y se archiva la factura para futuras consultas.
Pago de facturas: el pago de las facturas se envía a los proveedores antes de su fecha de vencimiento según el método de pago establecido.
Problemas habituales del procesamiento manual
Como en cualquier proceso manual, existe el riesgo de encontrarse con problemas y errores. Estos son los más comunes:
la facturación en papel tarda mucho tiempo en procesarse;
los retrasos en los pagos que empeoran la relación con los proveedores;
los errores en los pagos por una mala comprobación de las facturas;
la pérdida de tiempo al introducir los datos en el sistema de forma manual.
Ventajas de la automatización de las cuentas por pagar
¿Te suena alguna de las situaciones anteriores? Como su nombre indica, la automatización de las cuentas por pagar sirve para automatizar los aspectos manuales del proceso de pagos a los proveedores.
Más concretamente, automatizar las cuentas por pagar te permite presentar y aprobar las órdenes de compra y las facturas en formato electrónico en lugar de en papel, extraer la información de las facturas, introducirlas en el sistema, y optimizar los procesos de verificación y aprobación.
Ahorra tiempo
La automatización del proceso de cuentas por pagar acelera el procesamiento y la aprobación de las facturas. Así, eliminas los posibles errores en la introducción y comprobación de los datos y liberas más tiempo para dedicarlo a otras tareas más importantes.
Mejora la eficiencia
Automatizando el proceso de facturación, mejora la eficiencia y productividad de tu equipo y se evitan los posibles errores humanos. Algunas soluciones de automatización, como GoCardless, se integran con los principales programas de facturación para un intercambio de datos sin fisuras.
Reduce los costes
Cuando ahorras en tiempo y recursos al atajar el tiempo que pasas introduciendo y comprobando datos a mano, también reduces los costes que conlleva el proceso, como los gastos por la impresión y el almacenamiento de los documentos, la mano de obra o los errores en los pagos.
Estrategias para automatizar las cuentas por pagar
Automatizar el proceso de las cuentas por pagar agiliza el trabajo y libera recursos para mejorar el flujo de caja de tu negocio. Te enseñamos algunas estrategias para automatizar los pagos a proveedores.
Adoptar la factura electrónica
El punto de partida del proceso de cuentas por pagar es la recepción de la factura del proveedor, que puede llegar en cualquier tipo o formato. Acuerda con tus proveedores y clientes procesar todas las facturas por vía electrónica. Así no solo se reduce el desorden de papeles en la oficina, sino que es mucho más difícil perder documentos importantes.
Optimizar el flujo de trabajo
La responsabilidad cambia de manos constantemente durante el proceso de autorización de los pagos. Automatizando el flujo de trabajo, se puede enviar cada factura directamente a quien corresponda. Por ejemplo, las facturas de inventario se envían primero al responsable de la orden de compra, luego al jefe de departamento o al director, y por último al director financiero para su aprobación final.
Usar el reconocimiento de texto para introducir datos
La entrada de datos es una parte crucial del proceso contable. No obstante, es una de las tareas que más tiempo consume y que más errores ocasiona en cualquier empresa. Con la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), puedes acelerar el proceso y reducir los fallos.
Automatizar el cotejo y la verificación de los datos
¿Alguna vez has pagado una factura y te has dado cuenta de que no era exactamente lo que habías pedido? Automatizando el proceso de cotejo y verificación puedes identificar rápidamente las discrepancias en las cantidades totales de los productos, el importe del pago, las fechas de vencimiento y el precio por artículo. La tecnología OCR ayuda a reconocer los números de las facturas y de los pedidos y contrastar rápidamente los datos.
Siempre a tu disposición
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