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Las facturas electrónicas funcionan de la misma forma que una factura por escrito y ambas cuentan con los mismos efectos legales. Eso significa que las facturas electrónicas son documentos que demuestran la compra-venta de un bien o la prestación de servicios entre dos partes.
El Real Decreto 1619/2012, que entró en vigor el 30 de noviembre del 2012, regula la emisión de facturas electrónicas y las obligaciones de los emisores y destinatarios de las facturas. Entre las regulaciones del Real Decreto se encuentran:
La obligación de pedir factura
El contenido de la factura
Los requisitos de la factura
Las especificaciones de la factura electrónica
Requisitos de todas las facturas
Como parte del Real Decreto, todas las facturas deben garantizar tres elementos para que puedan ser válidas. Dichos elementos se presentan a continuación:
Legibilidad de la factura
Es decir, todos los datos e información contenida en la factura deben ser legibles para que se procesen adecuadamente en un programa informático.
Autenticidad del origen de la factura.
Es decir, se tiene que garantizar la identidad del obligado a la expedición de la factura y del emisor de la misma. Esto se puede hacer mediante una firma electrónica o un Intercambio Electrónico de Datos (EDI, por sus siglas en inglés).
Integridad del contenido
Es decir, se debe garantizar que el contenido de la factura no se ha modificado de cualquier manera.
Tipos de facturas
Existen varios tipos de facturas. La primera división de facturas es entre las facturas ordinarias y las facturas simplificadas.
Factura ordinaria
Una factura electrónica ordinaria es una factura común y corriente. Como estándar, este tipo de facturas tienes que contener:
Número y serie
Fecha de expedición
Nombre y razón social del emisor y del receptor
Número de identificación fiscal del emisor
Domicilio del emisor y del destinatario
Descripción de las operación (el intercambio de bienes o prestación de servicios)
Tipo impositivo que se aplica a las operaciones
Importe total a pagar
Factura simplificada
Su contenido es menor que el de las ordinarias y se pueden expedir solo cuando:
Su importe no sea mayor a 400 euros, incluyendo el Impuesto sobre el Valor Añadido.
Se trate de facturas rectificativas.
Su importe no sea mayor a 3000 euros, incluyendo el Impuesto sobre el Valor Añadido, y se trate de un caso en el que se autorice la expedición de tiques en sustitución de facturas.
Factura recapitulativa
En este tipo de factura se pueden agrupar otras facturas de servicios que hayan ocurrido durante el mes en curso. De acuerdo con el Real Decreto, esta factura puede tener varias operaciones realizadas en distintas fechas pero siempre deben de ser para un mismo destinatario.
Factura rectificativa
Esta factura se emitirá cuando sea necesario corregir alguna parte de una factura previamente emitida.
Tipos de facturas electrónicas
Dentro de la subdivisión de facturas electrónicas existen dos tipos:
1. Factura con formato estructurado
Este tipo de facturas tienen los datos requeridos para emitir una factura. Lo que la diferencia es que la información se genera automáticamente por los sistemas informáticos de facturación que utilice el emisor y se tramitan mediante los sistemas informáticos del receptor. Es muy común que estas facturas utilicen el lenguaje XML.
2. Factura con formato no estructurado
Se trata de una imagen que se tiene que procesar con programas OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para después introducirse en los sistemas informáticos del receptor. Las facturas con un formato no estructurado más comunes son las facturas en papel que después se escanean y las facturas en formato PDF.
Para resumir, existen dos tipos de facturas electrónicas. Estas son las de formato estructurado y las de formato no estructurado. Sin embargo, hay distintos tipos de facturas, como las ordinarias, simplificadas, recapitulativas o rectificativas.
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