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Cómo mejorar el proceso de facturación

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Última ediciónene 20223 min de lectura

La facturación es un dolor de cabeza para muchos emprendedores y empresas, sin embargo, es un proceso clave para garantizar la correcta gestión de las finanzas y evitar errores que pueden llevar a sanciones. 

Con estos seis consejos que te ofrecemos a continuación podrás encargarte de la facturación de tu empresa con mayor exactitud y organización. 

1. Elige un día concreto para dedicarlo a la facturación

 Como la organización es fundamental para asegurar una buena gestión de la contabilidad, es recomendable elegir uno o dos días al final del mes para encargarse de los temas relacionados con la facturación, entre ellos, el envío de las facturas a los clientes, la cumplimentación de los modelos fiscales trimestrales, y el control de ingresos y gastos.

De esta manera, podrás planear todas las tareas y así evitar correr el riesgo de olvidarlo. Además, te familiarizarás con el proceso y tardarás cada vez menos tiempo.

2. Digitaliza tu facturación

En España, se ha estado fomentando el uso de la facturación electrónica, de hecho, desde 2015 las empresas están obligadas a presentar las facturas mediante Facturae, un sistema que incorpora una firma electrónica.

La digitalización puede llevarse a cabo gracias a las diferentes soluciones que ofrece el mercado, utilizando un software de contabilidad que permite emitir y registrar las facturas y así contabilizarlas para el cálculo de los impuestos.

Gracias a la facturación digital podrás tener más control sobre tus operaciones y acceder fácilmente a los ingresos y a los gastos de cada mes. Otra ventaja es que ahorras tiempo que puedes invertir en tareas más fructíferas para tu negocio. Gracias a una herramienta de facturación electrónica, no tendrás que lidiar con facturas perdidas o consultas de si se ha procesado o no una factura.

Utilizando el adeudo directo con GoCardless, las empresas pueden automatizar el cobro de los pagos recurrentes y, al mismo tiempo, evitar retrasos en los pagos. De esta forma, la empresa ahorra tiempo al no tener que preocuparse por los pagos pendientes, algo que suele ocurrir con la facturación tradicional, que requiere que los clientes tomen acción en cada pago.

En general, GoCardless facilita la implementación del cobro automatizado para que no se tenga que invertir tiempo en la gestión de las finanzas.

3. Actualiza tu registro de facturas

Para mantener la organización también en las épocas de mucho trabajo, no hay que olvidarse de tener un registro de los trabajos que hemos realizado, sus costes y órdenes de pedido correspondientes, para asegurarnos de que el cliente reciba la factura al final del mes (o el día que elijamos para el envío de las facturas).

Utilizando simplemente una hoja de Excel, podrás introducir la información sobre el proyecto, con la fecha de entrega al cliente, el coste y si se ha enviado o no la factura.

4. Crea indicadores para optimizar la gestión contable

Ten claros los objetivos de tu negocio para poder crear indicadores claros que estén alineados con lo que pretendes lograr. Dichos indicadores deberán tener las siguientes características:

·         Deben ser fáciles de usar y gestionar.

·         Deben ser claros para que todos los empleados puedan entenderlos.

·         Deben ser cuantificables en tiempo y dinero.

·         Deben seguir el método SMART, es decir, ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y realistas.

·         Deben poder integrarse con otras métricas para encajar con todo el sistema de la empresa.

5. Opta por la facturación progresiva

Si se producen estancamientos de presupuestos y proyectos, la facturación progresiva puede ser la solución.

Se trata de un sistema que se utiliza en el caso de proyectos largos y costosos que habría que desglosar en diferentes subproyectos para que puedan gestionarse de forma más eficaz.

En vez de cobrar al cliente el coste entero al principio o al final del proyecto, se lo fraccionamos emitiendo una factura por cada subproyecto completado.

De esta manera, la empresa cuenta con un flujo de caja constante para hacer frente a los gastos y emplear todos los recursos necesarios para el proyecto, mientras que el cliente emite los pagos a medida que recibe los proyectos. Si por alguna razón el proveedor de los servicios no puede seguir trabajando en el proyecto, el cliente podrá continuarlo con otro.

6. Establece los términos de pago

Antes de empezar cualquier proyecto, negocia y establece los términos de pago para que queden claros desde el principio.

Asegúrate de comunicar al cliente cuántos días tiene a disposición para enviar el pago, por ejemplo 15 o 30 días.

Es recomendable que en la factura se incluya tanto el día específico en el que debe recibirse el pago como un recargo extra por cada día de retraso.

Siempre a tu disposición

Sea cual sea el modelo de comercio electrónico que mejor se adapte a tu negocio, en GoCardless te ayudamos a gestionar todos tus cobros recurrentes y agilizar los procesos administrativos, reduciendo el tiempo que pasas insistiendo en el cobro de tus facturas pendientes. 

Además, también te ofrecemos una amplia selección de integraciones para que conectes GoCardless con tu software de contabilidad preferido. 

Cuando no necesitas procesar montañas de facturas en papel, localizar transferencias y hacer una reconciliación bancaria laboriosa, tienes más tiempo para dedicarlo a expandir tu negocio. 

Ponte en contacto con nuestro equipo y descubre cómo puedes mejorar la tramitación de los cobros para tu negocio.