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La gestión de las facturas es una de las tareas que más tiempo consume a los negocios. Si eliminamos el componente humano, automatizar el control de las facturas nos permite tramitarlas de manera más rápida y eficiente.
En este artículo explicamos con detalle qué es la automatización de facturas, cómo funciona y cuáles son sus principales ventajas.
Qué es la automatización de facturas
La automatización de facturas se encarga de gestionar las facturas durante todo el proceso, desde el momento en que se emiten hasta que se concilian los pagos. De esta manera, los negocios pueden ahorrar hasta el 90 % del tiempo que dedican a las tareas administrativas.
Con los programas de facturación tradicionales, las facturas se envían al destinatario y la información se introduce manualmente en el programa. Usando la facturación automática, las facturas se digitalizan y pueden enviarse y recibirse en cuestión de segundos. Es una poderosa herramienta que, bien utilizada, permite agilizar las operaciones de facturación, automatizando las operaciones que consumen más tiempo.
Cómo funcionan los sistemas de automatización de la facturación
Las soluciones de automatización más avanzadas se integran con los programas de contabilidad para tomar los datos e incorporarlos a su plataforma en cuestión de segundos. Así, se encarga de las tareas más repetitivas, como la introducción de datos, el envío de facturas y recordatorios de pago y el cobro de los pagos.
Automatización de facturas antes del pago
Emitir facturas antes de recibir el pago es una práctica habitual en el sector de los servicios profesionales B2B, donde las facturas funcionan como solicitudes de pago que detallan los productos o servicios que se han prestado. Para este tipo de facturas, las soluciones de automatización permiten:
Facturar automáticamente a los clientes para acelerar el proceso de pago.
Registrar las facturas en el programa de contabilidad para tener una visión clara de las cuentas por cobrar.
Rellenar mandatos de domiciliación bancaria para cobrar automáticamente a los clientes en las fechas de pago establecidas.
Recibir recordatorios cuando una factura está a punto de vencer para recibir el pago a tiempo.
Automatización de facturas después del pago
En esta situación, la factura sirve como recibo para el cliente, en reconocimiento del pago y como prueba para tus registros. Esto es frecuente en el comercio electrónico, donde se recibe una factura por correo electrónico después de comprar un par de zapatos, por ejemplo. En este caso, la automatización puede ayudar a:
Notificar a los clientes después de cada transacción.
Enviar una copia de la factura como recibo a los clientes para ahorrar tiempo.
Copiar las facturas en tu programa de contabilidad para agilizar la reconciliación bancaria.
Los beneficios de la contabilidad automática de facturas
Te mostramos algunas razones para aprender a automatizar el procesamiento de facturas y cómo puede ayudar a tu negocio:
Ahorrar tiempo y dinero. Ayuda a aumentar la productividad de los empleados y reduce los costes operativos.
Cobrar a tiempo. Con un sistema de procesamiento de facturas automatizado, conseguirás cobrar tus facturas mucho más rápido.
Reducir el número de errores y la pérdida de datos. Automatizar la facturación reduce los errores humanos al eliminar las entradas duplicadas y evita retrasos en el pago de tus facturas.
Mejorar la satisfacción del cliente. Contar con una experiencia de pago sencilla y transparente garantiza una interacción positiva con el cliente en cada transacción.
Cómo implementar un sistema de automatización de facturas
GoCardless ofrece integraciones diseñadas específicamente para muchas herramientas de procesamiento de facturas que te permiten controlar cuándo te pagan y conciliar automáticamente tus facturas.
Con soluciones como Xero y Quickbooks puedes gestionar los cobros recurrentes para que los clientes a los que factures cada mes reciban su factura. El inconveniente de estas aplicaciones es que es más complicado configurar los pagos puntuales y la facturación irregular. Es aquí donde las herramientas de automatización como GoCardless toman el relevo, creando pagos individuales para cobrar al mismo cliente una cantidad distinta cada vez.
Consejo: con GoCardless, cobrar los pagos recurrentes también es más fácil que nunca. Solo tienes que invitar a tus clientes a rellenar el formulario online de domiciliación bancaria y aprobar el calendario de pagos. Después, crea un pago recurrente desde el panel de control. A partir de ese momento, GoCardless cobrará automáticamente los fondos de la cuenta de tu cliente en las fechas de pago que hayas establecido.
Automatizar el cobro de tus facturas con GoCardless te ayudará a ahorrar tiempo y evitar retrasos en comparación con los sistemas de facturación convencionales, ya que no tendrás que esperar a que tu cliente envíe el pago de forma manual cada mes.
Siempre a tu disposición
Sea cual sea el modelo de comercio electrónico que mejor se adapte a tu negocio, en GoCardless te ayudamos a gestionar todos tus cobros recurrentes y agilizar los procesos administrativos, reduciendo el tiempo que pasas insistiendo en el cobro de tus facturas pendientes.
Cuando no necesitas procesar montañas de facturas en papel, localizar transferencias y hacer una reconciliación bancaria laboriosa, tienes más tiempo para dedicarlo a expandir tu negocio. Ponte en contacto con nuestro equipo y descubre cómo puedes mejorar la tramitación de los cobros para tu negocio.