Última ediciónjul 20222 min de lectura
En 2021, en España se aprobó el proyecto de ley para hacer obligatorio el uso de la factura electrónica entre empresas y autónomos. Así pues, esta nueva medida empezará a adoptarse en 2023 con el fin de garantizar una mayor trazabilidad y control de los pagos, y hacer que las operaciones comerciales sean más transparentes.
Para que puedas enfrentarte a este cambio en los próximos meses, hemos elaborado esta guía en la que te explicamos cómo emitir factura electrónica y cuáles son sus beneficios para la digitalización de tu empresa.
Qué es una factura electrónica
Una factura electrónica es una factura con el mismo valor fiscal y jurídico que la versión en papel, y se emite y se recibe en formato electrónico.
Existen dos tipos de facturas electrónicas:
Factura con formato estructurado.Tiene los datos requeridos de una factura, pero la información es generada automáticamente por los sistemas informáticos de facturación que utiliza el emisor y se tramitan mediante los sistemas informáticos del receptor. Es muy común que estas facturas empleen el lenguaje XML.
Factura con formato no estructurado. Se trata de una imagen que hay que procesar con programas OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y después introducir en los sistemas informáticos del receptor. Las facturas con un formato no estructurado más comunes son las facturas en papel que después se escanean y las facturas en PDF.
Los beneficios de la facturación electrónica para tu empresa
El envío de facturas electrónicas supone muchas ventajas para tu empresa.
En primer lugar, se reduce el fraude fiscal ya que las operaciones comerciales están más controladas. Te permite ahorrar, tanto en términos económicos como de espacio, porque se reducirían los costes asociados al correo postal y se eliminaría el gasto del papel. Además, representa un ahorro de tiempo porque agiliza tanto el proceso de facturación como el de contabilización. En pocas palabras, la factura estaría lista para el pago sin que haya que hacer nada.
Otra ventaja de la facturación electrónica es el aumento de la productividad puesto que, gracias a la automatización, podrás invertir más tiempo en tareas de mayor prioridad. Por último, es un sistema mucho más seguro porque el envío de las facturas se lleva a cabo a través de redes privadas o protocolos específicos. Además, si optas por la firma digital, la integridad está garantizada. Hay que recordar, sin embargo, que con el reglamento de facturación de 2013 la firma digital en las facturas dejó de ser obligatoria, aunque es recomendable.
Cómo emitir una factura electrónica
Los requisitos para emitir una factura electrónica son los siguientes:
Se debe transmitir de un ordenador a otro con el consentimiento del receptor.
El emisor debe garantizar el acceso a la factura, es decir, el documento tiene que poderse visualizar, descargar e imprimir.
El emisor debe conservar los datos de la factura y debe contabilizarla.
Los formatos de la factura tienen que estar reconocidos y aceptados. Los más utilizados suelen ser PDF, XML y EDIFACT.
Al igual que una versión en papel, la factura electrónica tiene que contener la siguiente información obligatoria:
Número y serie.
Fecha.
CIF o equivalente.
Domicilio del emisor y del receptor.
Descripción de cada concepto.
Impuestos correspondientes (IVA e IRPF).
Importe total a pagar con impuestos incluidos.
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