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Entender todo el papeleo para la gestión empresarial de tu negocio puede resultar un poco confuso al principio. Y si además trabajas con un inventario físico, lo más probable es que tengas que hacer malabarismos con las órdenes de compra y las facturas, pero ¿en qué se diferencian exactamente una de otra?
En este artículo explicamos para qué sirve cada documento, las diferencias entre ellos y cómo pueden ayudar a que tu negocio funcione sin problemas.
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es un documento creado por el comprador que representa la intención del cliente de adquirir una determinada cantidad de artículos o servicios para un trabajo específico. Es como una factura inversa emitida por la empresa que hace la compra.
Una orden de compra suele incluir los siguientes datos:
Fecha del pedido
Número de pedido
Detalles de los productos pedidos
Nombre y dirección del comprador
Nombre y dirección del vendedor
Términos y condiciones
Firma de la persona que autoriza el pedido
¿Qué finalidad tiene una orden de compra?
Cuando se pide una mercancía a un proveedor o se contratan sus servicios, el proceso de orden de compra garantiza que el comprador y el proveedor entiendan lo que se ha acordado. Tanto para el uno como para el otro, la orden de compra detalla exactamente lo que se ha pedido, el coste, la forma de entrega y las condiciones de pago. El recorrido del pedido, desde el momento de su creación, incluye la aprobación, el envío, la entrega de los bienes o servicios, la facturación, la comprobación de los documentos y su posterior archivo.
Cuando se gestiona de forma eficaz, el sistema de órdenes de compra sirve al proveedor para saber cuánto inventario se ha vendido a cada cliente, cuándo hay que facturar a esos clientes y cuándo hay que volver a pedir existencias al fabricante.
Diferencias entre una orden de compra y una factura
Las órdenes de compra y las facturas (tanto por escrito como electrónicas) son dos pasos diferentes dentro del mismo proceso. La primera es una solicitud del comprador que establece unas expectativas claras sobre los bienes y servicios que solicita. La segunda es una declaración de los bienes y servicios que realmente se han prestado, emitida por el vendedor para exigir el pago.
En resumen:
Orden de compra (comprador): solicitud enviada a un proveedor, en la que se detalla exactamente lo que se espera que se entregue.
Factura (vendedor): relación de los bienes o servicios entregados, con el importe que debe pagar el comprador.
Proceso de facturación con órdenes de compra
La creación de una orden de compra se compone de los siguientes pasos:
Un miembro del equipo necesita recursos y crea una orden de compra.
Se identifica el proveedor ideal y, si fuera necesario, se solicita un presupuesto.
El encargado del departamento de compras aprueba el pedido.
La orden de compra se envía al proveedor para que pueda preparar el pedido.
La empresa recibe los bienes o servicios solicitados.
El proveedor envía una factura. La empresa la revisa para asegurarse de que coincide con lo que se ha pedido.
Se aprueba la factura y se paga al proveedor.
La factura y la orden de compra se registran en la contabilidad de la empresa y el contable efectúa el pago.
Cuando el cliente recibe la correspondiente factura para la orden de compra, esta pasa por un proceso de revisión. Si se descubren discrepancias, como un precio incorrecto, cantidades que no coinciden o mercancía dañada, el pago no se procesa hasta que se rectifiquen estos problemas, con el riesgo de sufrir retrasos en los pagos. Una vez que la factura haya superado el proceso de revisión, el pago se enviará de acuerdo con las condiciones de pago del proveedor.
Cómo agilizar el pago de las facturas con órdenes de compra
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