Les différentes mentions obligatoires à saisir un bulletin d’adhésion d’une association

Adresser un bulletin d’adhésion d’association à un potentiel adhérent pour une association loi 1901 nécessite d’incorporer des mentions obligatoires afin de garantir sa validité. Ainsi, si vous êtes gestionnaire d’une structure administrative, il est important de savoir qu’un formulaire d’adhésion d’association risque de ne pas être valable en cas de manquement de certaines mentions obligatoires.

En guise de rappel, le bulletin d’adhésion donne la possibilité à une personne physique ou morale de devenir membre d’une structure associative. Cet article vous détaille les différentes informations à incorporer au sein d’un bulletin d’adhésion d’une association.

Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer dans un bulletin d’adhésion d’une association ?

Il est primordiale de faire apparaître ces mentions au sein du formulaire d’adhésion de l’association : 

• Informations sur l’adhérent : nom, adresse, date de naissance, courriel…;

• Siège de la structure associative;

• Mode de paiement pour payer la cotisation : chèque, espèces, virement…;

• Signatures : nouvel adhérent et président de l’association;

• Dénomination de l’association;

• Montant de la cotisation;

• La citation de la loi du 6 janvier 1978 relative au droit de communication;

• Lieu et date de signature du formulaire d’adhésion de l’association;

Des documents supplémentaires peuvent être demandés avec la fiche d’adhésion de l’association du nouvel adhérent comme un certificat médical ou un diplôme, ou encore une autorisation parentale si l’adhérent est un mineur. 

Il est à noter que les modalités d’adhésion à une association dépendent notamment des statuts de l’association. De ce fait, les démarches peuvent différer selon les associations pour accepter un nouveau membre.

Vous pouvez télécharger un modèle de bulletin d’adhésion à une association ici.

Quelles mentions obligatoires sur un bulletin d’adhésion d’une association lorsque l’adhérent est une personne morale ?

Lorsque la demande d’adhésion à une association émane d’une personne morale, les mentions obligatoires à remplir au sein du bulletin d’adhésion d’une association seront différentes d’une personne physique. Ainsi, les mentions obligatoires à saisir sont les suivantes : 

• Raison sociale;

• Numéro SIRET/SIREN;

• Forme juridique;

• Contact : courriel, téléphone.

Comment collecter la cotisation de l’adhérent après la signature du bulletin d’adhésion ?

Après la signature du bulletin d’adhésion de l'association de la part du nouveau membre, il est important de sélectionner une solution de collecte du paiement de la cotisation de l’adhérent optimale. Un logiciel de gestion des structures associatives comme Ohme permet de créer une base de données des adhérents, d’enregistrer les paiements et de relancer les retardataires.

Le logiciel propose notamment de créer une base d’adhérents et de regrouper les adhésions sur une seule et même plateforme. Ainsi, vous serez en mesure de saisir les adhésions et d’importer des fichiers excel en toute facilité.

Vous pourrez retrouver toutes les adhésions sur un seul et même tableau et effectuer des recherches sur chaque adhérent. Le logiciel Ohme permet également de générer des reçus fiscaux et de l’envoyer aux adhérents.

Pour collecter le montant de l’adhésion du nouveau membre suite à la signature du bulletin d’adhésion de l’association il est possible de connecter le logiciel Ohme avec une solution de collecte des paiements récurrents comme GoCardless.

GoCardless donne la possibilité d’obtenir un contrôle optimal des encaissements des cotisations des adhérents via le prélèvement automatique. La fintech propose de collecter directement les paiements des cotisations des adhérents depuis leurs comptes bancaires. Vous pouvez sélectionner un adhérent sur la base de données Ohme et envoyer un lien depuis l’interface. L’adhérent devra simplement saisir ses coordonnées bancaires en ligne en toute sécurité. Le paiement sera planifié à une date d’échéance précise.

Il est à noter que les entreprises qui utilisent GoCardless sont payées 47 % plus rapidement. Par ailleurs, la solution de collecte des paiements récurrents et ponctuels permet de diminuer de 90 % le temps consacré à la gestion des paiements entrants.