Pourquoi faut-il faire attention au libellé facture

La facture est un document essentiel de la relation fournisseur/client, qu’elle soit émise à un acheteur professionnel ou un particulier. 

En cas de litige entre un fournisseur et un client, et après s’être assuré que tous les éléments obligatoires sont bien présents, un juge va s’intéresser au corps de la facture, soit la partie qui suit l’en-tête, souvent appelé le « libellé facture ».

C’est donc un élément à soigner tout particulièrement.

Les mentions obligatoires d’une facture

Si sa forme est libre, la facture doit mentionner des éléments obligatoires. Dans notre guide complet sur la facturation vous pouvez trouver des informations essentielles sur les avantages et les inconvénients des factures, les bonnes pratiques et les modes de paiement. Nous vous proposons aussi des modèles gratuits à télécharger pour une société à responsabilité limitée ou un entrepreneur individuel. 

La facture doit comporter des mentions obligatoires comme :

• nom et adresse du client et de l’entrepreneur ;

• quantité des produits ou services et dénomination sociale ;

• date de la réalisation de la prestation ou de la vente du bien ;

• prix hors taxes ;

• adresse de facturation si elle est différente de l’adresse du client ;

• ristournes, rabais ou escomptes (le cas échéant) ;

• numéro de la facture ;

• date d’émission de la facture ;

• taux de pénalités en cas de retard de paiement.

Vous pouvez trouver plus de détails sur les mentions obligatoires d’une facture dans notre article dédié. L’obligation d’émettre une facture avec des éléments obligatoires concerne aussi les micro-entrepreneurs, car la facture est la preuve que celui-ci aura exécuté ses obligations commerciales envers le client.

Libellé facture – un élément à soigner pour éviter des sanctions

Le contrôle des factures fait l’objet d’une inspection rigoureuse. La recrudescence des infractions, liées à l’établissement de factures, a provoqué une surveillance accrue face aux multiples manquements que ce document peut dissimuler.

Des éléments tels que la nature des produits ou services livrés, quantité, prix unitaire, taux de TVA (si applicable), date de livraison, conformité à d’éventuelles normes, revêtent une importance particulière. Si un bon de commande existe ou un devis préalable a été établi et accepté par le client, l’entrepreneur doit y faire référence. Pour certaines opérations particulières, telles que les exportations, les livraisons ou prestations de services intra­communautaires, les factures doivent comporter des mentions complémentaires.

Les exigences de la loi dont la méconnaissance est sanctionnée

Les règles applicables en matière de facturation sont posées à l’article 289-1 du Code général des impôts et à l’article L.441-3 du Code de commerce.

Parmi les manquements systématiquement sanctionnés par la justice en cas de litige on trouve :

L’absence ou l’imprécision de la date de prestation de service 

De nombreuses décisions de justice ont été rendues sur le fondement d’une date de prestation manquante ou imprécise. Un libellé de facture ne peut pas se limiter aux « prestations effectuées au cours du 1er trimestre », car ce genre de mention ne permet pas à l’acheteur de vérifier la réalité des services. Par ailleurs, l’absence d’une date de la prestation de services sur la facture correspondante est systématiquement sanctionnée. De plus, si les biens ou les services vendus font l’objet d’une offre promotionnelle, il est nécessaire d’indiquer les jours exacts ou la date de commencement et de fin de l’opération.

La description insuffisante des produits ou services livrés

Les autorités de contrôle vont chercher des indications concrètes leur permettant de vérifier la réalité et la valeur des ventes réalisées ou des services rendus. Le vendeur ou prestataire de services devrait éviter les termes génériques. Concrètement, en matière de vente de produits, il convient de préciser la nature du produit, la marque, la matière, le code de référence, les normes de qualité, etc. En matière de prestations de service, il convient d’indiquer leur nature exacte. Chaque opération réalisée doit être datée, dénommée précisément et quantifiée (en volume, en poids, en taux horaire, etc.).

Un prix forfaitaire sans distinction de toutes ses composantes

Chaque prestation ou produit vendu doit être décrit en détail, en particulier le prix unitaire, la quantité et le taux de TVA appliquée sont à inclure.

En résumé, une seule recommandation pour éviter d’éventuels litiges et/ou retards de paiement : des détails, des détails, et encore des détails !

Optimiser le processus de facturation et de paiement avec GoCardless

Après avoir accompli la vente ou la prestation, il est possible d’optimiser son processus de facturation. Il peut être frustrant de ne pas avoir un contrôle sur le paiement de la part du client, après l’envoi de la facture. Il est à noter que 58 % des factures des petits entrepreneurs sont payées à l’initiative du client (virement, chèque, espèce…).

GoCardless permet aux entrepreneurs d’avoir un contrôle complet sur le statut du paiement. Il s’agit d’une solution de paiement facile à mettre en œuvre et peu coûteuse. Le paiement est collecté sur le compte bancaire du client à travers le prélèvement, ce qui permet à l’entreprise fournisseur d’avoir un contrôle complet sur les paiements entrants.

Ainsi, la solution de paiement en ligne de GoCardless permet d’éliminer les retards de paiement et d’optimiser son processus de facturation grâce à son intégration avec des logiciels comme celui de l’entreprise Sage. 97,1 % des paiements avec GoCardless sont collectés à la date d’échéance prédéfinie à l’avance. Le temps passé à devoir relancer les impayés et retards de paiement est donc considérablement réduit.

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