Définition et exemple d’une note de débours

Lors d’une transaction commerciale, une entreprise peut avoir recours à des avances de frais que l’on peut comparer par exemple à un employé qui doit transmettre une note de frais à son employeur. La note de débours apparaît comme étant un document incontournable dans les relations commerciales, afin d’obtenir des remboursements sur certaines dépenses engagées pour le compte d’un client, que l’entrepreneur pourra retranscrire dans un logiciel de compatibilité et de gestion comme celui de l’entreprise Sage.Il conviendra à travers cet article de définir une note de débours et de donner des exemples et modèles pour un auto-entrepreneur par exemple. Cela permettra pour un entrepreneur de connaître l’utilité de ce type de document, et le fonctionnement exact des frais de débours.

Définition d’une note de débours

Les notes de débours sont souvent utilisées par des auto-entrepreneurs qui doivent effectuer une avance de frais pour un client. Ainsi, on peut comparer la note de débours à une note de frais qui permet en outre pour l’entrepreneur de procéder à la déclaration des dépenses qui sont effectués pour le compte d’un client.La note de débours est utilisée dans le processus de facturation de la vente du bien ou de la prestation de services, de la part de l’entreprise prestataire. Ainsi, l’entrepreneur devra dès lors, obtenir un remboursement des frais lors de l’émission de la facture, après la prestation du service ou la vente du bien. Il est à noter que la note de débours d’un point de vue n’est pas assimilée à une charge comptable, mais simplement à une avance de frais sur la trésorerie de l’entrepreneur. Toutefois, il faut prendre en compte pour l’entrepreneur que les sommes relatives à la note de débours, doivent faire l’objet d’une déclaration auprès de l’administration fiscale. La facture devra être élaborée au nom du client et la récupération de la TVA sera en outre possible pour ce dernier.

Différencier les débours et les frais

Il y a en outre une différence fondamentale entre les débours et les frais :- les débours sont des sommes qui seront engagés au nom du client, cependant, il pourra bénéficier d’un service après-vente et de garanties.- Les frais sont assimilés à des dépenses accessoires comme un déplacement professionnel.Le traitement comptable est complètement différent, ainsi la fiscalité relative à ces deux types de dépenses.

Exemples de dépenses relatives aux notes de débours

Voici quelques exemples de dépenses que les entreprises peuvent utiliser pour plusieurs cas de figure :

• frais de port : les frais de débours peuvent être engagés dans le cadre d’une boutique en ligne qui effectue des livraisons de biens à domicile, la facture devra être établie au nom du client.

• achat de matières premières :

• achat de marchandises

• frais de déplacement

On peut prendre en outre un exemple concret pour décrire un exemple de note de débours d’un auto entrepreneur :

• Un entrepreneur est spécialisé dans l’organisation de séminaires d’entreprises et il doit avancer des frais pour louer des tables et des chaises à mettre dans son local prévu à cet effet. Il devra en outre payer à l’avance les frais de location des tables et des chaises, au nom de son client. En effet, il est possible que le client ne puisse pas souhaiter s’occuper directement de la location du matériel prévu à cet effet.

Modèle d’une note de débours

La note de débours doit comprendre certains éléments comme :

• l’ensemble des frais engagés pour le compte du client

• le montant engagé pour le client

• coordonnée de l’émetteur 

• coordonnée du destinataire 

• la tarification en détail de la prestation

• délai de règlement et mode de règlement 

Voici un modèle de note de débours. Prenons la société mentionnée précédemment qui doit louer des tables et des chaises pour son client. La note de débours pourrait prendre la forme suivante :

Par la suite, il sera en outre possible d’intégrer ce tableau au sein de la facture. L’entrepreneur prestataire pourra émettre la facture en ligne et utiliser un service de paiement en ligne comme GoCardless, qui permet de compléter les paiements ponctuels via l’open banking.

Découvrez comment GoCardless peut vous aider vos paiements ad hoc ou récurrents