Tout sur le rappel de paiement

Savoir comment faire un rappel de paiement est nécessaire pour un entrepreneur pour la bonne marche de son activité professionnelle. En effet, il peut malheureusement se produire des impayés ou des retards de paiement de la part de la clientèle. Ainsi, il existe plusieurs étapes pour effectuer un rappel de paiement, que ce soit lors de la fourniture des informations, sur les moyens à utiliser, mais également au niveau des délais de paiement.

Bien entendu, l’entrepreneur devra effectuer le rappel de paiement avec clarté et rester positif. Tout cela dans le respect de la réglementation en vigueur. Il est ainsi commun pour chaque entrepreneur de suivre plusieurs étapes importantes pour faire un rappel de paiement.

Soyez courtois et positif pour faire un rappel de paiement

Bien qu’il ne soit pas agréable de devoir faire face à des situations d’impayés ou de retards de paiement, il est essentiel de rester positif concernant le dénouement de la situation. Ainsi, il est essentiel de rappeler sur un ton neutre et cordial que la prestation a été accomplie en bonne et due forme et dans les délais impartis.

Il sera judicieux d’éviter de recourir aux menaces tout en restant ferme. Cet équilibre est essentiel pour pouvoir rester dans le juste milieu et éviter de montrer que l’on aura comme seul issue d’aller en justice. Cela voudra dire que vous êtes ouvert à un arrangement à l’amiable.

Rappelez les informations par rapport au rappel du paiement

Il est essentiel de fournir des informations claires et concises concernant le rappel de paiement. L’entrepreneur devra ainsi rappeler le numéro de la facture, le montant et le délai d’échéance du paiement. Le professionnel pourra rappeler le service ou les biens qui ont été livrés. Ce qui permettra au client de ne pas effectuer des recherches inutiles et de pouvoir se pencher le plus vite possible sur le paiement de la facture.

Préciser un délai de paiement

L’entrepreneur devra pour faire valoir ses droits préciser un délai de paiement de la facture. Il est ainsi nécessaire de préciser une date de paiement précise. Cela permettra d’éviter les malentendus.

Comment effectuer le rappel de paiement ?

Pour pouvoir effectuer le rappel de paiement, il est possible de l’effectuer par courriel ou par téléphone. Pour pouvoir garder une trace précise de la démarche de rappel de paiement, il est en outre possible d’envoyer un courrier recommandé qui pourra servir de preuve auprès d’un tribunal si le paiement n’est pas honoré. Il sera inutile d’effectuer de nombreux rappels de paiement, ce qui peut en outre rendre le processus long et stressant. Dans le cas où l’entrepreneur n’aura plus le temps ou l’énergie d’effectuer ses relances, il pourra avoir recours à une société spécialisée dans le recouvrement.

Soyez précis dans les conséquences d’un retard de paiement

Il n’est jamais agréable de devoir expliquer les conséquences d’un impayé envers un client. Mais cela doit-être précisé de manière claire dans les rappels de paiement. Bien entendu, comme il a été précisé précédemment, il n’est pas admis dans les premières relances de paiement de menacer le client de l’attaquer en justice. Il sera en outre admis de pouvoir rappeler les potentielles pénalités de paiement de la facture et les frais de recouvrement qu’il devra payer, comme par exemple lorsqu’il sera nécessaire de recourir à un huissier de justice.

Prévenir en amont le rappel de paiement

Il est possible d’agir en amont pour les entrepreneurs à travers l’optimisation de son processus de facturation. Une solution de paiement en ligne comme GoCardless permet aux entrepreneurs de collecter les paiements des factures sur les comptes des clients à travers un dispositif de prélèvements.

Collecter les paiements sur les comptes des clients à travers GoCardless permet d’avoir un contrôle du processus de paiement et de fixer une date d’échéance du paiement. Ce qui permettra de réduire de manière considérable les retards de paiements et les impayés. Il est également possible d’intégrer la solution de paiement en ligne avec un logiciel de gestion et de facturation comme Sage.

Deux données sont à retenir : 

• 78 % des entrepreneurs qui utilisent GoCardless déclarent être moins stressés vis-à-vis de la collecte des paiements à l’encontre de la clientèle. *

• La rapidité des paiements avec GoCardless a augmenté de 47 %. *2

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