Définition du rapprochement de factures

Le rapprochement de factures est essentiel pour la bonne réussite de son entreprise. Cela vous permet de gagner un temps précieux dans les tâches associées à la comptabilité de votre entreprise. Ainsi, lorsque vous émettez une facture, il y a plusieurs documents qui doivent être émis comme le bon de commande et l’accusé de réception des marchandises.

Le rapprochement de factures entre en jeu pour déterminer s’il y a des écarts de quantités ou de montants lorsque vous allez comparer le bon de commande, la facture et l’accusé de réception des marchandises. De ce fait, le rapprochement de factures trouve tout son intérêt pour la bonne marche de votre entreprise. Cela permettra d’épargner à votre comptable, vous-même ou à vos équipes des tâches répétitives, longues et ennuyeuses et de vous concentrer sur le cœur de votre activité, à savoir le développement de votre chiffre d’affaires.

Nous allons détailler via cet article en quoi consiste le rapprochement de factures et comment pouvez-vous l'appliquer de manière concrète dans votre processus de facturation.

En quoi consiste le rapprochement de factures ?

Voici une définition du rapprochement de factures : Le rapprochement de factures s’inscrit dans les tâches relatives à la comptabilité et consiste à rapprocher une facture fournisseur et le bon de commande et de livraison, afin de déterminer s’il existe le moindre écart.

Ainsi, le rapprochement de factures vous donne la possibilité de vérifier si la facture correspond au bon de commande. On parle notamment de rapprochement automatique de factures lorsque toute intervention humaine est supprimée comme le comptable et que vous allez utiliser une solution dédiée afin de vérifier les données entre le bon de commande et la facture. 

Exemple de rapprochement de factures

Lorsque vous-même ou votre comptable avez besoin d’effectuer un rapprochement de factures, on parle d’écarts de rapprochement qui qualifient les différences de données entre le bon de commande et la facture. Voici un exemple concret de rapprochement de factures :

 Vous allez saisir dans votre système un bon de commande de votre fournisseur à savoir :

• 100 paquets de farine au prix unitaire de 2,00.

• La commande auprès du fournisseur est validée.

• Le fournisseur envoie les 100 paquets de farine.

• Vous émettez un accusé de réception des marchandises des 100 paquets de farine au prix unitaire de 2,00.

• Le fournisseur envoie la facture avec un prix unitaire de 2,20.

• Votre entreprise autorise une tolérance de prix net de 5 % : soit la marge d’erreur entre le prix qui figure sur le bon de commande et la facture après réception de la marchandise.

• Vous entrez le prix unitaire de 2.31 dans les informations de facturation qui correspond à la tolérance de prix.

• Ainsi, un écart de rapprochement de prix va être détecté, le comptable ou l’entrepreneur va enregistrer la facture et attendre que l’écart soit résolu via le rapprochement de factures.

 Comment faciliter le rapprochement de factures ?

Après avoir pris connaissance en quoi consiste le rapprochement de factures, il est essentiel de choisir des solutions adaptées pour gérer le processus de facturation dans les meilleures conditions. Vous devez penser lorsque vous êtes en position de prestataire ou fournisseur de choisir un logiciel de facturation dédié et de pouvoir le connecter avec une solution de paiement optimale.

Généralement, vous envoyez une facture à votre client et vous attendez le paiement via des moyens comme le virement bancaire ou le chèque. Cependant, ces moyens de paiement donnent aux clients un contrôle complet du processus de paiement, ce qui peut entraîner des retards de paiement et des impayés.

 GoCardless est une fintech qui vous permet de collecter directement les paiements sur les comptes bancaires de vos clients via le prélèvement SEPA. Vous avez ainsi la possibilité de collecter le paiement à une date d’échéance précise, ce qui vous permet de réduire de manière considérable les impayés et les retards de paiement pour une bonne gestion de la trésorerie.

 GoCardless est compatible avec de nombreuses solutions dont le logiciel de facturation Sage qui permet d’émettre une facture et de collecter le paiement avec GoCardless. Sage offre une solution clé en main comme la saisie automatique de factures fournisseurs et un module de gestion des achats des stocks et des fournisseurs. Ces fonctionnalités favorisent le rapprochement de factures et la collecte du paiement à la date souhaitée grâce à GoCardless.