Comment effectuer la comptabilisation d’une facture fournisseur ?

La gestion comptable de l’entreprise est une pièce maîtresse de la bonne tenue des comptes et des documents comptables. Ainsi, la comptabilisation des factures fournisseurs fait partie intégrante de ce processus.

La relation commerciale que l’entrepreneur entretient avec son fournisseur s’accompagne de la délivrance d’une prestation ou de biens, puis par l’émission d’une facture que l’entreprise émet puis la réception d’une facture fournisseur. 

Comment faire pour la comptabilisation d’une facture fournisseur ?

L’entrepreneur doit vérifier que la facture respecte des règles de forme comme les normes comptables et fiscales (numéro patente, registre de commerce, nom du fournisseur, numéro d’identifiant fiscal).

Par rapport à la comptabilisation d’une facture fournisseur, elle est considérée comme étant une charge pour l’entrepreneur. Il faudra de ce fait utiliser à des fins comptables les comptes de classe 6 dans la rubrique charge ou de classe 2 pour la rubrique immobilisations.

Pour l’achat de marchandises, il s’agira de débiter les comptes 607 et 44561 qui représentent respectivement les « achats de marchandises «  et la « TVA déductible sur autres biens et services ». Il faudra dans ce cas précis créditer le compte 401.

Pour les achats de matières premières, d’autres comptes entrent en ligne de mire comme les numéros 601 ou 607. Dans le cas d’un service, les comptes 602 ou 606 feront l’objet d’une saisie comptable.

Il faut savoir que les comptes de classe 6 comportent le montant HT au débit. Le montant de TVA sera comptabilisé dans la « TVA déductible » et le montant TTC sur le compte « fournisseur ».

Toutefois, il est nécessaire de saisir les montants sur les comptes correspondants, il sera judicieux de recourir au service d’un professionnel pour procéder à la comptabilisation des factures fournisseurs.

Les éléments à prendre en compte pour la comptabilisation des factures fournisseurs

Le processus de paiement de la facture et la comptabilisation de la facture fournisseur va de pair. Ce qui veut dire que ces deux processus sont simultanés notamment s’il s’agit d’un paiement comptant à l’encontre d’un fournisseur comme un achat en magasin, un prélèvement sur le compte ou des frais divers comme les déplacements ou la restauration.

Le processus de comptabilisation de la facture fournisseur s’effectue dès le paiement de la facture. Cela consiste à l’entrepreneur de l’enregistrer dans sa comptabilité. Il faudra différencier différents types de montants :

- Montant HT (hors taxes). - Montant TTC (toutes taxes comprises). - Montant de la TVA. L’entrepreneur devra également prendre en considération d’autres éléments pour s’assurer que la facture fournisseur est conforme et valide. Il faudra vérifier des informations comme le numéro de facture, les coordonnées du fournisseur et du client, la date d’émission, le taux de TVA, les montants HT et TTC, la date limite de paiement et de livraison du produit ou du service… Tous ces éléments constituent des mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture fournisseur pour sa comptabilisation.

Les gestes à adopter pour la comptabilisation des factures fournisseurs

Conserver toutes les factures

La comptabilisation des factures fournisseurs nécessite après avoir procédé à l’enregistrement des différents montants de conserver durant une période de 10 ans les différents documents comptables. Ainsi, l’entrepreneur pourra procéder à une classification des différentes factures fournisseurs et définir un processus de numérotation précis. Il est ainsi possible d’utiliser un logiciel de comptabilité et de gestion comme celui de l’entreprise Sage pour faciliter ce processus. Recourir à un outil dédié

Après le choix du logiciel de facturation et de gestion, l’entrepreneur peut recourir à une solution de paiement comme GoCardless dans le cas où celui-ci serait fournisseur et doit facturer de manière régulière ses prestataires. Le choix du bon outil de gestion est essentiel et permet de faciliter et de simplifier le processus des factures fournisseurs, d’autant plus qu’il peut être pleinement intégré dans le processus de facturation pour les paiements récurrents et ponctuels.