Réaliser un paiement par mandat administratif

Les administrations disposent d’un outil pour acheter des biens ou des services pour la bonne marche de la collectivité publique. Ainsi, le paiement par mandat administratif correspond à un ordre pour régler une dépense dans le cadre de la comptabilité publique. On parle dans le domaine de la comptabilité publique de la séparation entre l’ordonnateur et le comptable.

Cela veut dire que le mandat de paiement est exécuté par les services publics qui s’occupent des tâches relatives à la comptabilité. Le rôle de l’ordonnateur étant de définir les grandes lignes, à savoir l'exécution du budget, notamment des recettes et des dépenses. Ainsi, le paiement par mandat administratif relève du domaine du comptable public qui va gérer les deniers publics. Toutefois, comment peut-on réaliser un paiement par mandat administratif ?

Comment réaliser un paiement par mandat administratif ?

Le mandat de paiement est un support que l’ordonnateur donne l’ordre de payer au comptable publique. Il faut remplir un mandat de paiement pour utiliser ce mode de paiement : 

• Il faut renseigner le numéro d'ordre;

• Désigner le créancier : nom du créancier et pièces justificatives. Pour une entreprise, il faut indiquer le statut de l’entreprise;

• L’adresse du créancier, cependant elle n’est pas obligatoire pour payer des dépenses de personnels permanents;

• L’objet de la dépense publique : nature de la prestation et la période couverte par la prestation. 

D'après différents sites internet relatifs à la commande publique, il faut généralement suivre ces étapes : 

• Passer la commande et remplir un bon de commande;

• Choisir le paiement par mandat administratif comme mode de paiement;

• Imprimer le bon de commande;

• Un bon d’engagement doit-être envoyé au créancier : il doit être signé;

• En l’absence de bon d’engagement, il faudra imprimer la facture relative à la commande : la faire valider par le comptable public ( signature, tampon et validation);

• Généralement, la collectivité publique doit retourner par voie postale la confirmation de l’accord de l’organisme tiers payeur.

• Le prestataire va valider la commande et la l’expédier.

Il est à noter que les sites internet de nombreux prestataires indiquent qu’ils existent deux manières de confirmer l’accord de l’organisme tiers payeur :  

• L’organisme tiers payeur doit disposer d’un bon d’engagement;

• En cas d’absence de bon d’engagement, la collectivité publique doit imprimer la facture et la valider en interne.

Comment optimiser le processus de paiement par mandat administratif ?

Si vous êtes créancier d’une ou plusieurs administrations publiques, vous pouvez utiliser une solution de collecte des paiements ponctuels et récurrents comme GoCardless. Vous pourrez générer une facture via un logiciel de facturation comme celui de l’entreprise Sage et vous faire payer par mandat administratif par prélèvement SEPA.

Ainsi, la facture sera envoyée à l’administration publique et le paiement sera collecté par GoCardless à une date d’échéance précise. De ce fait, vous aurez une visibilité maximale sur le processus de paiement car le prélèvement automatique permet de réduire de manière considérable les impayés et les retards de paiement pour une bonne gestion de la trésorerie.

De ce fait, vous êtes à l’initiative complète du paiement par mandat administratif lorsqu’il s’agit de collecter les sommes dues. Par ailleurs, vous serez en mesure de rapprocher les différentes factures émises par le logiciel de facturation de l’entreprise Sage et les paiements collectés par GoCardless. Cela vous donne ainsi la possibilité de visualiser de manière optimale le statut du paiement de chaque facture sur le tableau de bord intuitif et facile d’utilisation de GoCardless. 

Les résultats sont très satisfaisants avec GoCardless concernant les délais de paiement des factures : 97 ,1 % des paiements qui sont effectués avec GoCardless sont collectés avec succès à la date d’échéance.

Découvrez comment GoCardless peut vous aider dans vos paiements ad hoc our écurrents.