Livre-journal : la comptabilité d’entreprise

Toute entreprise a des obligations en ce qui concerne la comptabilité. En effet, en France, les réglementations sont assez strictes, dans le but d’un meilleur contrôle et d’une meilleure régulation des entreprises et, par conséquent, du commerce en général. 

Chaque entreprise se doit de posséder deux livres comptables, le livre-journal et le grand-livre. En effet, la présence d’un troisième livre comptable, le livre d’inventaire, n’est plus obligatoire depuis janvier 2016.

Aujourd’hui, nous nous concentrerons plus en détails sur le livre-journal, en expliquant ce qu’il contient, comment le rédiger, et qui peut s’abstenir d’en tenir un. Poursuivez la lecture pour retrouver toutes nos informations sur le livre-journal.

Le livre-journal : qu’est-ce que c’est ?

Le livre-journal est un livre de comptabilité qui recense tous les mouvements financiers liés au patrimoine de l’entreprise.

Il est aussi appelé journal comptable ou journal général. Il recense chronologiquement toutes les actions financières d’une entreprise pendant un exercice donné, c’est à dire 12 mois (en général l’année civile).

Livre unique ou livre auxiliaires : un choix rédactionnel

Le livre-journal est, en général, composé d’au moins cinq colonnes, que l’on vous précise ici :

• date

• numéro de compte

• libellé

• débit

• crédit.

Avec l’informatisation de la comptabilité, et donc des écritures et journaux, la tendance est à la simplification. On note donc que les livres-journaux deviennent de plus en succincts. Le nombre de lignes diminue considérablement et, au lieu de reprendre chaque opération financière, seuls sont repris les totaux mensuels des journaux auxiliaires. Ce sont ces journaux auxiliaires qui vont décrire avec précision les opérations financières du quotidien de l’entreprise. En fait, on divise les écritures pour une meilleure lisibilité, autant pour la comptabilité que pour la lecture des performances de l’entreprise. Dans une entreprise dite classique, vous retrouvez les exemples de livres-journaux auxiliaires suivants :

• le journal d’achat

• le journal de vente, qui contient les recettes

• le journal de banque, qui contient les opérations bancaires

• le journal de caisse, qui indique les opérations en espèces

• le journal d’opérations diverses, qui inclue les écritures de fin d’exercice comptable.

Ces journaux auxiliaires et le livre-journal se retrouvent tous dans le grand livre, où les comptes bancaires sont, en plus, associés aux opérations. Ce grand livre est d’ailleurs lui-même parfois divisé en grand livres auxiliaires. 

Le livre-journal est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?

En France, toutes les entreprises doivent pouvoir présenter, et donc tenir à jour, un livre-journal, à l’exception des auto-entrepreneurs et des commerçants sous le statut de micro-entreprise. Depuis janvier 2016, les deux statuts sont identiques, comme nous l’expliquons dans cet article ici, mais les deux expressions restent usitées.

Pour résumer, toutes les autres entreprises ont l’obligation de posséder un livre-journal pour leur comptabilité.

Nous avions déjà évoqué dans un précédent article les obligations par rapport aux écritures comptables ici, mais reprécisons quand même les bases.

En France, rappelons que les écritures comptables doivent être rédigées sans trou, c’est-à-dire sans blanc ni altération d’aucune sorte. Il faut pouvoir prouver l’ordre chronologique des opérations financières : il est donc important de ne pas avoir de manque.

Si, comme beaucoup d’entreprises, vous avez décidé de faire appel à un logiciel comptable, gardez à l’esprit que ces logiciels doivent permettre les fonctions suivantes : les écritures doivent rester modifiables avant validation, les écritures doivent être obligatoirement validées avant clôture des comptes ; les écritures validées sont intangibles et inaltérables (vous ne pouvez donc pas les changer).