Gérer la facturation dans le transport routier

Si vous travaillez dans le transport de marchandises, vous êtes amené à établir de nombreux documents comptables, notamment des factures. Une bonne gestion de vos factures vous permet de gagner du temps et de l’argent. Découvrez quels outils peuvent vous aider dans la gestion de votre facturation de transport routier.

Les 3 éléments essentiels à la facturation dans le transport routier

La facturation de transport routier de marchandises comporte en fait trois types de documents incontournables :

• Le devis ;

• Le bon de livraison ;

• La facture.

Le devis est le premier document établissant une opération commerciale. Il précise notamment :

• La description des marchandises à transporter ;

• Le prix de la prestation ;

• Les conditions du service ;

• Etc.

Le bon de livraison atteste que la livraison a bien eu lieu ou que la prestation a bien été réalisée. Le bon de livraison n’indique pas forcément la valeur (le prix) du service. Sans valeur légale, ce document sert pourtant de garantie pour tous les intervenants. Le bon de livraison doit théoriquement être réalisé en trois exemplaires : 

• Un exemplaire pour le vendeur ;

• Un exemplaire pour l’acheteur ;

• Un exemplaire signé par l’acheteur et conservé par le vendeur.

La facture vient ensuite formaliser et finaliser la transaction. Contrairement au bon de commande, la facture a une valeur légale. De plus, la facture est le document de base à partir duquel sont faites les déclarations auprès de l’administration fiscale.

Optez pour la dématérialisation des factures

Les trois documents mentionnés ci-dessus (devis, bon de livraison et facture) peuvent être établis à l’aide d’un logiciel de facturation pour le transport routier. 

De nos jours, la dématérialisation des factures devient la norme. En effet, cette méthode vous permet de gagner du temps lors de l’élaboration des factures, de réduire le risque d’erreur et de diminuer les temps de paiement. Vous avez donc tout intérêt à utiliser un logiciel de facturation de transport routier qui vous permet de faire vos factures en ligne.

Bien sûr, la facture en ligne a la même valeur juridique que la facture papier. D’ailleurs, la dématérialisation est désormais imposée pour les entreprises privées qui traitent avec des établissements publics. 

Les outils de gestion des factures dans le transport routier

En tant que transporteur de marchandises, vous devez vous organiser pour bien gérer vos factures électroniques. Pour cela, plusieurs outils sont à votre disposition.

La GED : Gestion électronique des documents

Comme son nom l’indique, la GED vous permet de gérer et d’archiver électroniquement tous vos documents comptables, en particulier vos devis, bons de livraison et factures. Vous pouvez également numériser vos documents plus anciens et les intégrer à votre logiciel de GED. 

Le logiciel de GED vous aide à stocker en toute sécurité tous vos documents (aussi bien les factures numériques que les factures papier numérisées). De plus, vous ne perdez plus de temps à chercher un document dans vos archives. Toutes les factures sont facilement et rapidement accessibles dans la GED.

L’EDI : l’échange de donnée informatisée

L’EDI est une solution de gestion de la facturation très utile dans le domaine du transport routier. Un EDI est capable de transmettre vos factures électroniques directement à vos clients, sans que vous n’ayez à intervenir.

L’EDI est donc une technologie qui facilite l’échange de données et qui vous fait gagner du temps. Notez toutefois que pour que ce système soit utilisable, l’émetteur et le destinataire de la facture doivent tous les deux disposer d’une solution EDI. Si vos principaux clients sont déjà équipés, vous devriez donc songer à installer un EDI pour votre entreprise de transport. 

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